Мотивация персонала в условиях кризиса на примере. Особенности мотивационной системы в условиях кризиса

28.01.2019

Умение работать с электронной почтой стало важной частью знаний в сфере современного труда. Как правило, люди, имеющие электронную почту, до сих пор не знают, как нужно правильно работать с папкой входящих писем. Они часто жалуются, что электронная почта отвлекает их внимание, а это приводит к потере большого количества времени.

Один из лучших способов взять почту под контроль – использование структуры папок и правильная обработка писем. Я хочу рассказать вам о методике обработки, которая очень эффективна при работе с электронной почтой.

Чтобы показать, как использовать папки при работе с электронной почтой, в качестве примера я использую почтовый сервис Gmail. Но те же идеи могут использоваться и с другими почтовыми сервисами (Яндекс, Mail.ru, Hotmail и т.д.) или почтовыми клиентами (AppleMail, Thunderbird, MicrosoftOutlook и т.п.). Так что не стоит волноваться, если у вас не Gmail. Вы можете использовать те же принципы при работе с другой почтовой службой или приложением.

Примечание: Если вы ищете Gmail -клиент для Mac , могу порекомендовать вам Mailplane.

Пустая папка входящих писем

Первая идея, которую я бы хотел донести, заключается в том, что папка входящих писем должна всегда оставаться пустой. Большинство людей воспринимают свой Inbox как место, где хранятся их письма, но я хотел бы поменять ваше восприятие.

Начните воспринимать папку входящих как временное место хранения писем – они могут находиться там лишь до того времени, пока вы не начнете их обрабатывать.

Иными словами, во входящих должны находиться только непрочитанные письма. Там не должно быть писем, которые вы прочли или иным образом обработали (они будут находиться в другом месте, в каком именно – расскажу далее).

Каждый раз при обработке папки входящей почты вы должна свести количество писем в ней к нулю

Каждый раз при обработке входящей почты ваша цель заключается в сведении количества писем в этой папке к нулю. С психологической точки зрения намного лучше осознавать, что вы полностью обработали свою почту и что в дальнейшем вам будет нужно работать только с новыми письмами, которые поступают в папку «Входящие». Если же ваша почта полна писем, вам будет очень сложно найти нужное, в особенности если для этого следует просмотреть сотни других. Если во входящей папке у вас около 235 346 писем, поиск нужного из их числа может превратиться в настоящую пытку. У этой проблемы есть простое решение, о котором я расскажу позднее.

Хочу повториться, это очень важно. Начните рассматривать папку входящих писем, как временное место их пребывания – вам нужно прочесть их и решить, что делать с ними дальше. При каждой проверке почты вам нужно свести количество писем во входящей папке к нулю.

Структура папок

Предлагаемая методика обработки писем требует создания трех папок: Ответ , Ожидание и Архив .

Создайте папки (или пометьте их в Gmail) Ответ, Ожидание и Архив

Ответ : сюда помещаются письма, ответ на которые требует более 2 минут.

Ожидание : сюда помещаются письма, ответ на которые вы ждете или которые вы хотите обработать позднее.

Архив : сюда помещаются все остальные письма, к которым вы хотите иметь доступ в дальнейшем.

При работе с почтовыми клиентами вам будет нужно создать эти папки. В этой статье в качестве примера я использую Gmail. В Gmail тоже есть папки, но там они называются «ярлыками». Вот как их настроить:

В правом верхнем углу нажмите на шестеренку, которая обозначает настройки, затем нажмите Настройки
Нажмите вкладку «Ярлыки».
Создайте новые ярлыки Ответ и Ожидание . У Gmailуже есть папка, заменяющая папку Архив , она называется Вся почта , так что создавать новую не нужно. Если у вас другой почтовый сервис или клиент, то создать ее придется.

Вот некоторые виды писем, которые следует помещать в папку Ответ :

Кто-то просит вас что-то сделать (с установленным сроком или без него).
Например: сдать отчет, уточнить информацию или принять задачу в работу.
Кто-то просит вас дать ответ, но для этого вам нужно время на размышления.
Например: кто-то спрашивает ваше мнение или приглашает на какое-то мероприятие.

После ответа на письма из этой папки их следует переместить в папку Архив . В Gmail это делается просто, нужно нажать на значок Х рядом с названием ярлыка.

Типичные письма, которые должны находиться в папке Ожидание :

Вы поручили кому-то выполнение задачи и ждете ответ.
Пример: письма помощнику, подчиненным или кому-то другому, от кого вы ждете выполнения задачи.
Коды для отслеживания посылок (UPS или FedEx). Почтовые идентификаторы посылок, находящихся на стадии доставки, после покупки через Интернет.
Подтверждение от кого-то. Если вы ожидаете подтверждения того, что от вас что-то получили (к примеру, посылку).

Правило двух минут

Еще одно золотое правило работы с электронной почтой я называю правилом двух минут. Оно очень простое: если ответ на письмо займет больше двух минут, отложите его в папку Ответ и ответьте позднее. В противном случае отвечайте сразу же (схоже с правилом методики GTD: как привести дела в порядок).

При работе с электронной почтой нужно применять принцип быстрой работы. Не перечитывайте одни и те же письма – это просто пустая трата времени. В особенности если вы имеете дело с десятками или сотнями электронных писем каждый день.

Ценность этого правила в том, что оно позволяет быстро обрабатывать папку входящих писем, делая только то, что действительно нужно. Если кому-то будет нужен быстрый ответ, вы сможете его дать. Если же это письмо требует большего внимания, вы можете поработать с ним позднее, определив, какое из писем требует больше внимания (уже после того, как вы обработали всю почту и в папке «Входящие» не осталось писем).

Большинство людей обрабатывают письма по одному и последовательно имеют дело с каждым новым письмом, поступающим на протяжении дня. Это очень неэффективный способ работы с электронной почтой, потому что вы не устанавливаете приоритетность. К примеру, если у вас 10 непрочитанных писем, как вы можете знать, что письмо №2 важнее и приоритетнее письма №9? Вы никогда этого не поймете, если будете долго сидеть над каждым новым письмом. Правило ограничения времени до двух минут очень эффективно именно потому, что вы понимаете, какие письма требуют от вас наибольшего внимания.

Мой временной лимит сейчас составляет две минуты. Установите свой лимит в зависимости от того, сколько времени вы хотите тратить на работу с электронной почтой и количества получаемых вами писем. Лично я определил, что на работу с электронной почтой я хочу тратить меньше одного часа в день. В настоящее время я получаю меньше 50 писем в день, а потому с 2-минутным лимитом на обработку каждого я успеваю проработать все меньше чем за один час в сумме.

Помните, что, чем больше писем в день вы получаете, тем меньший временной лимит нужно установить на работу с каждым из них .

Это очень важно: при работе с электронной почтой вы должны использовать правило «одного контакта». В противном случае вы потеряете очень много времени на повторное прочтение писем, получаемых за неделю.

Обработка

При работе с входящей электронной почтой вам нужно применять правило пустого Inbox’а и правило двух минут. Они очень важны для обработки писем, и теперь я бы хотел связать все это воедино.

Когда вы опустошили папку входящих писем, можно начинать эффективную работу с электронной почтой. По умолчанию вы знаете, что все письма в папке Ответ требуют вашего внимания (они требуют больше двух минут вашего времени). При условии работы в рамках этого процесса вы ответите на все письма, кроме тех, которые требуют от вас особого внимания. Все эти важные письма будут находиться в папке Ответ , позднее вы сможете поработать с ними и расставить приоритеты.

Обрабатывая папку входящих писем, нужно быстро просматривать письмо и определять, что с ним следует делать. Когда в папке входящих писем уже ничего не осталось, вы можете решить как расставить приоритеты среди писем из папки Ответ . Теперь вы можете спокойно поработать с письмами, относясь к каждому с должным вниманием (раз они находятся в этой папке, значит их рассмотрению нужно уделить внимание).

Более продвинутые пользователи могут сделать каждое письмо из папки Ответ задачей, которая требует решения, и поместить ее в список дел. Именно так я и предпочитаю делать, но для этого вам нужно использовать списки дел или органайзер (что я вам очень рекомендую!). В силу того факта, что письма попадают в папку Ответ, они требуют внимания, а потому я хочу превратить их в задачу для выполнения. Распространенная ошибка многих людей заключается в том, что они воспринимают папку входящих писем в качестве списка задач. Но лучше использовать отдельный органайзер и рассматривать папку входящих писем в качестве источника задач. Так же как ваш начальник может поставить вам задачу лично или позвонить по телефону, почта – тоже лишь один из источников задач. Если вы будете держать все свои задачи в одном месте (в вашем отдельном списке или менеджере задач), вам будет намного проще выполнять работу. Повторюсь: папка входящих писем не может быть списком задач.

Диаграмма организации рабочего процесса для работы с электронной почтой

Нет ничего удивительного, если задача, поставленная через электронную почту, требует от вас реализации большого проекта. К примеру, ваш начальник может написать: «Мне нужно, чтобы ты определил три самых интересных компании на рынке драгоценных металлов, и посоветовал, чьи акции являются наиболее перспективным. Отправь мне информацию в течение пяти дней, начиная с сегодня». Да, это яркий пример, но я надеюсь, вы поняли, что я имел в виду. Получив такое письмо, вам нужно создать задачу (или даже проект) в списке или менеджере задач, чтобы поработать над ней и дать ответ по почте.

Более простой пример: ваша подруга спросила, не хотели ли вы бы пойти с ней на концерт через две недели. Вы можете ответить сразу, написав, что посмотрите позже, и поставить себе задачу. Спустя три дня, узнав свой график, вы отвечаете «Да, я буду свободен. Давай сходим!» и поставить галочку «выполнено» в вашем списке задач.

Электронная почта может отнять много времени. Часто случается так, что люди читают письмо, нажимают на ссылку, читают что-то интересное, нажимают на что-то еще и лишь затем понимают, что уже потратили час времени. Но создавая задачи из писем, вы остаетесь в пределах почтового клиента (или на том же сайте) и предотвратите потерю времени из-за того, что занимались чем-то бесполезным.

Пример организации работы с электронной почтой

Ключевым моментом для обеспечения эффективности этой системы является регулярная работка с папками. Полезная привычка – проверка электронной почты два раза в день в определенное время. Нужно просматривать папку входящих писем дважды в день, применяя при этом правило пустого Инбокса и правило двух минут. Для примера я покажу, как я работаю со своей электронной почтой.

Понедельник-пятница: обработка новых писем в 11-00.
Понедельник-пятница: обработка новых писем в 16-00.
Пятница: работа с папкой Ожидание в 16-30 (после обработки новых писем с письмами).

Я работаю с письмами дважды в день в определенное время. Первый раз – утром, но (никогда не проверяйте электронную почту с самого раннего утра, это очень снизит производительность труда). К тому времени, когда я принимаюсь за почту, я уже завершаю самые важные задачи, поэтому работа с ней проходит приятнее.

Между временем первой и второй проверки почты есть временной отрезок, который можно использовать для другой работы. Эта работа может включать что-то, о чем я узнал ранее утром из электронной почты. Во время второй проверки почты я могу обновить свой список задач и запланировать дела на завтра (если я получил письмо с поручениями и задачами для меня). Проверяя почту в конце дня я могу определить наиболее важные задачи на следующие дни.

Перед выходными я просматриваю папку Ожидание. Я делаю это один раз в неделю. Я воспринимаю эту папку как отдельную папку для входящих писем и работаю с ней как можно быстрее. Если я не получил от кого-то ответа в течение 48 часов, я отсылаю напоминание. Если же я получаю ответ, я удаляю письмо из папки и перемещаю его в архив.

При такой организации рабочего процесса мне нравится, что сначала выполняются наиболее важные задачи, затем проверятся почта, после чего происходит планирование. Важную работу я выполняю с 9 до 11 (я обычно начинаю работать в 9), при этом не отвлекаюсь на почту. Ко времени проверки почты я уже завершил выполнение самой важной работы, а потому после проверки почты я могу приступить к выполнению работы, которую я получил по почте в тот же день.

9 – 11: выполнение (это может быть работа, порученная мне вчера по почте)
11 – 11-30: обработка электронной почты
12-30 – 15.30: выполнение другой работы (включая задачи, полученные в тот же день по почте)
16-00 – 16-30: обработка электронной почты
16-30 – 16-45: составление списка дел на основании сегодняшних задач и последних полученных писем

Такой рабочий процесс отлично подходит для людей, работающих в среде, где электронная почта является основным средством коммуникации.

Ну что ж, я привел достаточно теории и примеров. Изучение всего этого может быть сложной задачей, но применять и экспериментировать с обработкой электронной почты — дело, заслуживающее внимания.

Следующий шаг

Создайте три папки: Ответ , Ожидание и Архив .
Переместите содержимое папки входящих писем в папку Архив .
Начните прямо сейчас, следуйте рекомендациям по обработке писем.
Определите, сколько раз в день и в какое время вы хотите проверять свою почту.
Просматривайте папку Ожидание каждую пятницу.

Электронная почта – это система пересылки сообщений между пользователями сети, одна из самых популярных и самая универсальная услуга Интернета. Электронной почтой можно отправлять не только письменные сообщения, но и любые документы, графику, программы.

Основное предназначение электронной почты – дать пользователям возможность общаться друг с другом. Абоненты пересылают текстовые и другие файлы, подобно тому, как при обычной почтовой переписке люди обмениваются письмами, открытками и прочей корреспонденцией. Уникальность электронной почты как сетевого сервиса состоит в том, что за счет имеющихся соединений между различными сетями почта может доставляться практически в любые и из любых мировых сетей, объединяя их в единое сетевое пространство. Причем скорость доставки корреспонденции зависит не столько от физической удаленности почтовых серверов друг от друга, сколько от пропускной способности тех узлов, через которые послание доставляется адресату. Не нужно дожидаться, чтобы оба абонента оказались на связи одновременно – электронное послание можно отправить немедленно, а адресат прочтет его позже.

Первая почтовая программа для пересылки сообщений по распределенной сети была разработана в 1971 г. Затем она была модернизирована для использования в Интернете, в адресах электронной почты стал использоваться символ @ – "эт коммерческий".

В 1972 г. была написана программа, которая облегчила пользователям работу с электронной почтой. Она позволила создавать и сортировать списки писем, пользователь мог выбирать и читать требуемое сообщение, сохранять послание в файле, а также пересылать электронные письма на другой адрес или автоматически отвечать на полученное послание. Это была первая программа-почтовый клиент, предоставившая возможность даже неспециалистам легко управляться с электронной почтой.

Для работы электронной почты разработаны специальные протоколы. Протокол обмена почтовой информацией POP3 (Post Office Protocol) предназначен для входящих сообщений (пользователи получают корреспонденцию из почтовых ящиков на почтовом сервере в локальные файлы).

По протоколу SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) пользователи отправляют корреспонденцию через Интернет. Взаи

модействие в рамках SMTP строится по принципу двусторонней связи, которая устанавливается между отправителем и получателем почтового сообщения. При этом отправитель инициирует соединение и посылает запросы на обслуживание, а получатель на эти запросы отвечает. Фактически, отправитель выступает в роли клиента, а получатель – сервера.

В Интернете принята система адресов , которая базируется на доменном адресе машины, подключенной к сети. Электронный адрес (e-mail) состоит из двух частей: идентификатора пользователя, который записывается перед знаком "коммерческого эт" – @, и доменного адреса, который записывается после знака @.

Например, в адресе Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script , user – имя пользователя, а rea.ru – домен.

Таким образом, электронный адрес вида <имя_пользователя>@<имя_домена> обозначает "пользователь с таким-то именем в таком-то домене".

Существует множество серверов, которые выдают бесплатные почтовые адреса. Например, в Рунете можно зарегистрировать почтовый ящик на mail.ru,rambler.ru, yandex.ru и других серверах. Причем на некоторых можно получить ящики в разных доменах.

Бесплатные почтовые ящики можно зарегистрировать не только в русскоязычной части сети.

Очень важно выбрать хороший, качественный сервис. Владельцы сервисов регулярно изменяют объем предоставляемых услуг (чаще – в сторону увеличения), поэтому дать рецепт на все времена трудно. Но главное, что вы должны посмотреть перед регистрацией – это размер почтового ящика, возможность присоединения файлов и ограничения на их объем, возможность переадресации и установки фильтров.

Например, вы решили получить свой почтовый ящик на сервере Яndex. С помощью браузера нужно загрузить сайт yandex.ru. Далее, щелкнув по ссылке Зарегистрироваться раздела Почта приступите к заполнению специального Паспорта, в котором следует указать свой будущий логин, фамилию и имя, пароль, контрольный вопрос и ответ на него. В качестве логина и пароля могут быть введены любые латинские символы и цифры. При этом пароль должен содержать не менее четырех символов, а логин не должен быть занят другими людьми. В дальнейшем адресом вашего почтового ящика будет вашлогин@уаndех.ru. Поэтому не придумывайте очень длинные и замысловатые логины. Контрольный вопрос и ответ нужны на случай, если вы забудете свои логин или пароль. По правильному ответу на контрольный вопрос система сможет вас идентифицировать.

Если вы зарегистрировали свой почтовый адрес на одном из бесплатных серверов, то теперь вы можете получить доступ к своему ящику, введя свои логин и пароль в соответствующие поля на сайте. Обычно вы сразу попадаете в папку Входящие , в которой хранятся пришедшие сообщения (рис. 17.1). Непрочитанные сообщения часто выделяются полужирным шрифтом. Также предусмотрены папки для отправленных и удаленных сообщений и черновиков. Вы можете сами создавать дополнительные папки для упорядочивания корреспонденции. Цифры рядом с папкой показывают, сколько в ней сообщений (всего и непрочитанных).

В папке Входящие отражаются только заголовки сообщений. Вы можете увидеть, от кого пришло письмо, и его заголовок-тему. Щелкнув но гиперссылке в графе От кого , вы откроете окно с собственно текстом письма.

В разделе Настройка Почты можно указать стандартную подпись для своих писем и другие опции.

Для создания нового письма следует выбрать гиперссылку Написать письмо , после чего обязательно заполнить поле Кому , желательно указать тему сообщения. Поле Копия пригодится вам, если нужно послать одинаковые письма разным адресатам.

Если вы хотите, чтобы написанное письмо сохранилось в папке Отправленные , не забудьте включить соответствующую опцию до отправки письма, ибо по умолчанию она отключена.

К своему письму можно прикреплять произвольные файлы – картинки, документы Word, Excel и др.

Почтовые клиенты – это программы, с помощью которых пользователи обмениваются информацией, работают с элек-

Рис. 17.1.

тронной почтой. К таким программам относятся, например, Microsoft Outlook или The Bat! фирмы Ritlabs.

Каждый пользователь почтовой программы должен иметь почтовый адрес. Сообщения и файлы попадают в указанный отправителем почтовый ящик.

Сначала сообщение подготавливается обычным или встроенным в почтовую программу текстовым редактором. Затем вызывается модуль отправки почты. Почта достигает почтового ящика получателя в течение нескольких минут.

Современные почтовые программы обеспечивают выполнение таких функций, как возможности подписи, создания адресной книги, поддержка нескольких почтовых ящиков для входящих и исходящих писем, фильтрацию и многое другое.

Outlook . Сначала необходимо настроить свою учетную запись. Для этого надо выбрать команды Сервис – Настройка учетных записей – Создать. Потом ввести:

имя и фамилию (можно на русском языке), также возможно использовать nickname (прозвище). Это имя будет присутствовать во всех исходящих от вас сообщениях;
пароль;
свой адрес электронной почты, который вы получили у провайдера или на бесплатном сервере;
сервера входящих и исходящих сообщений;
имя учетной записи (произвольно).

Провайдер, сообщая адрес электронной почты, должен указать и сервера для входящих (POP) и исходящих (SMTP) сообщений. Эти сервера могут быть одинаковыми (например, mail.postman.ru), но могут и различаться (например, pop.yandex.ru и smtp.yandex.ru). Системы веб-почты обычно сообщают имена этих серверов в разделе Помощь.

Можно настроить Outlook для работы с бесплатной почтовой службой. Это сократит время, затраченное на доставку писем, поскольку доставляться будет только сама корреспонденция, без элементов веб-интерфейса, баннеров и прочего.

Если вы хотите, чтобы сообщения оставлялись на сервере, то после создания учетной записи необходимо изменить ее Свойства. На вкладке Дополнительно включите флажок Оставлять копии сообщений па сервере. Если вы привыкли работать с веб-интерфейсом, то сделайте это обязательно!

Поступают сообщения в папку Входящие. Когда вы создаете свое сообщение или пишете ответ, письмо помещается в папку Исходящие , а когда корреспонденция уходит из вашего почтового ящика, ее копия по умолчанию сохраняется в панке Отправленные. Вы можете создавать письма и не будучи подключенными к сети, в режиме offline.

Если во вкладке Отправка сообщений (Сервис – Параметры) не будет включена опция Сразу отправлять сообщения , то для их отправки надо будет нажимать кнопку Доставить почту.

Если вы не дописали письмо, то можете его сохранить (Файл – Сохранить). Тогда оно будет помещено в пайку Черновики.

Папка Удаленные по своему назначению напоминает Корзину. В нее складываются удаленные сообщения. Если не включена опция Очищать папку Удаленные перед выходом , то надо не забывать время от времени очищать ее вручную.

Можно самостоятельно наращивать иерархическую структуру папок и размещать в них свою корреспонденцию.

Предусмотрена возможность автоматически присоединять подпись к исходящим сообщениям. Сначала надо задать текст (или файл) для подписи. Эго делается с помощью команд Сервис – Параметры – вкладка Сообщение – Подписи. Можно задать несколько подписей, например, для деловых и личных писем.

Можно добавлять подпись ко всем исходящим сообщениям, включив соответствующий флажок. В противном случае при отправке письма нужно будет выбрать команду Вставка – Подпись.

Для работы с Адресной книгой можно воспользоваться кнопкой Контакты или пунктом меню Сервис – Адресная книга. Здесь можно создавать новые записи (контакты), группы и папки, или просматривать, редактировать, удалять существующие.

Электронная почта остается одним из основных инструментов деловой (и не только) коммуникации в цифровую эпоху. И, поскольку работа с ней может занимать значительную часть трудового дня, очень важно организовать ее эффективно. Как это сделать? Воспользуйтесь следующими универсальными советами, отшлифуйте их под свои задачи и , повышая свою продуктивность.

Изучите функционал

Большинство современных почтовиков имеют достаточно гибкие и детальные настройки, позволяющие выйти за рамки привычной отправки/получения писем. Если точнее – помогают сделать использование намного удобнее и значительно расширить функционал. Например, в настройках Gmail есть возможность включить горячие клавиши, что упрощает работу и сохраняет время. Но многими они не применяются, зачастую по незнанию. Поэтому оптимизацию работы с электронной почтой стоит начинать именно со знакомства с функционалом сервиса.

Режим и частота работы

Создайте индивидуальный режим работы с почтой и следуйте ему. Лучше это делать с утра (а также перед завершением трудового дня), но начинать стоит не с проверки писем, а с выполнения какого-то приоритетного задания или . Время на чтение и отправку e-mail нужно ограничить и стараться придерживаться этих рамок. После завершения – закрывайте клиент и не возвращайтесь к нему, проверяя новые входящие. Работая с почтой, занимайтесь только ею, не отвлекайтесь на другие задачи. Также помните, что серфинг по ссылкам из e-mail легко может превратить процесс обработки в ловушку времени. Поэтому часто рекомендуют при работе с почтой использовать специальные почтовые клиенты (например, Outlook).

Используйте разные почты

Лучше иметь несколько электронных ящиков для разных целей. Используйте несколько адресов для рабочей и личной переписки, для регистрации на сайтах и подписок на рассылки интересующих вас материалов. Это правильно с точки зрения цифровой безопасности и станет первичным фильтром писем, который позволит при работе сосредоточиться именно на нужной корреспонденции.

Что при этом также важно – обрабатывать почту с разных адресов можно в одном сервисе, не переключаясь между разными почтовиками. К примеру, в Gmail есть возможность настроить переадресацию с других почтовых ящиков. Присвойте им соответствующие ярлыки и обрабатывайте в выделенное для каждого время.

Оптимизируйте работу с почтой

Вот конкретные шаги:

Фильтруйте письма, создавая разные папки . Разбивайте входящие на папки в зависимости от целей и задач, которые стоят перед вами, а также от требуемых действий. Обрабатывайте сразу те письма, ответ на которые займет у вас не больше пары минут. Заведите специальную папку для писем, ответить на которые необходимо позже и выработайте график работы с ней.
Используйте шаблоны. Подпись с контактными данными можно настроить функционалом самого почтового ящика. Если вы рассылаете много однотипных сообщений – напишите для них шаблоны и просто копируйте их в будущем. Также существуют программы, позволяющие создавать и в дальнейшей работе на компьютере использовать сниппеты – специальные сокращения и аббревиатуры, вводя которые, вы получаете ранее присвоенный им текст. Они также способствуют экономии времени и повышают удобство.
Отмечайте важные письма соответствующими маркерами. Это упростит навигацию и сделает работу более структурированной.
Применяйте правило 5 предложений . Отвечая и составляя письма, будьте предельно кратки и ясны. Если это возможно – старайтесь уложиться в 5 предложений.
Используйте горячие клавиши . Возвращаемся к пункту номер 1. С помощью клавиатурных сокращений нет нужды отвлекаться на управление с помощью мыши. Запомните их и в глобальной перспективе вы сэкономите значительное количество времени.
Удаляйте и архивируйте . Большинство пользователей электронной почты после прочтения письма оставляют его во входящих. Но для тех, кто работает с огромным количеством входящей корреспонденции, такой подход будет не совсем эффективным. Лучше пользоваться правилом «1 e-mail = 1 действие». Оно значит, что после прочтения письма вы должны соответствующим образом на него отреагировать – ответить и архивировать, удалить, переместить в подходящую папку и ответить позже и т.п.
Пользуйтесь поиском . Почтовые сервисы имеют отличный встроенный поиск, благодаря которому, вы легко можете найти интересующее вас письмо по таким критериям как отправитель, тема, содержание, маркировка, прикрепленные файлы. Это значительно проще, чем вручную искать необходимый e-mail.
Не используйте мобильные версии и уведомления . Без надобности не устанавливайте оповещения и приложения почтовых сервисов на свой смартфон. Не стоит лишний раз , если работа с почтой для вас не является одним из основных инструментов, не носит массовый характер и не требует мгновенной реакции. Да и печатать с телефонной клавиатуры менее удобно.

Используйте органайзеры

Обрабатывая почту, держите наготове еженедельник/Google Календарь/To-Do List или любое другое подобное ПО и с писем в них. Таким образом лучше обрабатывать корреспонденцию с постановкой задач, а также содержащую информацию о встречах и мероприятиях. В итоге вы ничего не забудете, в нужное время получите уведомление и, кроме того, избавите себя от необходимости возвращаться к повторному чтению.

Выработайте с коллегами правила работы с электронной почтой

При переписке избегайте ненужной бюрократический возни. Если у вас есть вопрос, а человек, которому он адресован, находится в соседнем кабинете – зайдите и уточните ответ лично. Или позвоните. В целом – лучше всегда определять круг вопросов, решение которых требует отправки почты. В остальных случаях лучше не злоупотреблять возможностью, особенно в незначительных делах. Это позволит сэкономить время и усилия и вам, и тем, с кем вы работаете.

ФОТО Getty Images

В киберпространстве так же полезно соблюдать правила, как и при очном общении – хотя сами эти правила, конечно, другие. «Это сделает пребывание в Сети более комфортным и безопасным как для вас, так и для окружающих, а также повысит ваши шансы завести друзей, а не нажить врагов» 1 , – подчеркивает Джек Шафер (Jack Schafer), в прошлом агент ФБР, в чьи обязанности входила перевербовка иностранных агентов и склонение преступников к признанию вины, а ныне профессор Иллинойсского университета и специалист по налаживанию отношений. Вот (с незначительными сокращениями) семь положений, на которые он предлагает обратить внимание.

1. Следите за своим стилем

Электронные письма по уровню формальности находятся где-то между текстовыми сообщениями и традиционными письмами. Очевидно, что электронные письма потенциальному работодателю или деловому партнеру должны быть выдержаны в официальном стиле, то есть написаны кратко и грамотно. В переписке по электронной почте следует избегать сокращений, характерных для текстовых сообщений. Прежде чем отправить письмо, проверьте, не закрались ли в него грамматические ошибки.

2. Выбирайте подходящее обращение

Хорошо подумайте над тем, какое обращение допустимо использовать в электронной переписке. То, что подходит для общения между друзьями, совершенно неуместно в письме к потенциальному работодателю или директору школы, в которой учатся ваши дети.

3. Пишите строчными буквами

Не пишите электронные письма ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ. Это напоминает крик и может быть расценено как недопустимая грубость.

4. Никогда не пишите электронные письма, если вы злитесь или расстроены

В таком состоянии люди не способны логически мыслить. Временное помешательство очень четко отражается в тексте послания. Если все же по какой-то причине вам необходимо написать, не отсылайте письмо сразу, а отложите его на несколько часов. После того как вы успокоитесь и придете в себя, перечитайте еще раз и подумайте, стоит ли его отправлять. Если это действительно необходимо, внесите в него требуемые исправления. Отослав написанное в запальчивости письмо, вы рискуете усугубить конфликт, который мог бы разрешиться сам собой, если бы вы просто промолчали какое-то время. Поспешное проявление агрессии и злобы исключает такую возможность.

5. Проверьте, кому вы отправляете письмо

Перед отправкой еще раз проверьте, тому ли адресату вы отсылаете письмо. Множества неловких ситуаций можно было бы избежать, если бы отправитель убедился в том, что посылает письмо тому, кому надо, а не нажал кнопку «Ответить всем».

6. Помните: электронные письма сохраняются надолго

Письмо хранится в киберпространстве вечно или по крайней мере месяцы и даже годы. Оказавшись в Сети, оно может зажить собственной жизнью, многократно пересылаясь, копируясь и архивируясь. Поэтому каждый раз, отправляя послание, думайте о том, каково вам будет, если оно станет доступно для просмотра всем, причем долгое время. Возможно, вы не станете его отправлять.

7. Осторожно с вложенными файлами!

Никогда не открывайте приложений к письмам, если не уверены, что знаете, кто их отправил. Электронные адреса иногда воруют у законных владельцев и пользуются ими для рассылки вирусов людям из списка контактов. Такое письмо кажется вполне безопасным, хотя на самом деле было отправлено со взломанного адреса. Вообще в целях безопасности не стоит открывать сообщения, если в этом нет необходимости. Рекомендуется использовать системы антивирусной и антиспамовой защиты; в противном случае пользование электронной почтой можно сравнить с сексом без презерватива.

1 Подробнее см. в книге Д. Шафер, М. Карлинс «Включаем обаяние по методике спецслужб» (Манн, Иванов и Фербер, 2015).

Люди в современном мире все больше времени проводят в Интернете - ищут и находят работу, читают новости, общаются в социальных сетях, узнают погоду, покупают, продают, зарабатывают деньги, экономят, знакомятся, смотрят фильмы, слушают музыку, а часто просто бездельничают. Сегодня сложно найти человека, который не знает, что такое поисковая система, режим онлайн, аська, блоги, как пользоваться электронной почтой. Но таковые все же имеются, и для них предназначен этот текст.

В привычном понимании почта - это обмен письмами и посылками. Пока сила человеческой мысли не дошла до того уровня, чтобы через электронную почту отправлять посылки, но, возможно, и это осуществится в недалеком будущем. Несмотря на это, у электронной почты имеется множество достоинств.

1. В электронном письме можно отправить не только сообщения в виде текста, но и прикрепить к письму файлы: таблицы, фотографии, рисунки, видео, презентации и так далее. Письма можно удалять, пересылать другим людям, хранить, фильтровать.

2. Электронная почта позволяет доставить корреспонденцию (информацию) мгновенно, экономя массу времени и сил.

3. Не нужно ходить в почтовое отделение, так как пользоваться электронной почтой можно, не выходя из дома, при наличии Интернета и компьютера.

4. Экономичность - нет необходимости платить за каждое письмо, независимо от объема информации в нем. Достаточно, чтобы услуга предоставления Интернета была своевременно оплачена провайдеру.

5. Оперативность - проверить почту и ответить на письмо можно даже с мобильного телефона с доступом к Интернету.

Итак, ответим на вопрос: "Как пользоваться электронной почтой"?

Для начала нужно зайти на сайт определенной поисковой или почтовой системы, например, "Яндекс", "Гугл", "Рамблер", "Мэйл.ру" и проч.

Попробуем на примере завести почту на "Гугле". В верхней части сайта следует найти и нажать "Почта", появится новое окно для входа в почту и в свой аккаунт. Поскольку пока у вас почты в "Гугле" нет, нажимаете красную кнопку в правом верхнем углу - "Создать аккаунт". Далее заполняются личные данные - имя, фамилия, имя пользователя, пароль, пол, дата рождения, мобильный телефон, адрес запасной почты. создаете сами, оно должно быть уникальным (если уже есть пользователь с таким логином, система вас предупредит и попросит ввести другое имя), состоять из латинских букв, длина имени от 6 до 30 знаков. Имейте в виду, что если вы собираетесь вести деловую переписку через электронную почту, то следует придумывать и выбирать более сдержанные логины.

Далее необходимо ввести пароль для почты. Он должен быть достаточно надежным, желательно, чтобы содержал прописные и символы и цифры, длина - не менее 8 знаков. Вводим пароль еще раз, чтобы подтвердить его.

Дату рождения на данном сайте необходимо указать, чтобы иметь доступ к материалам в соответствии с вашим возрастом. Дело в том, что аккаунт Google позволяет иметь доступ к таким службам как Gmail (почта), YouTube (видео-портал) и Google+ (социальная сеть). Можно настроить аккаунт так, чтобы ваш возраст никто не видел.

Пол, а также номер мобильного телефона заполняется по усмотрению пользователя.

Чтобы зарегистрировать почту, осталось только доказать, что вы реально существующий человек (а не робот), и ввести на клавиатуре указанные латинские буквы. Если знаки сложно читаются, можете нажать на знак "Аудио", система будет вам их диктовать. Если же нет желания этим заниматься, укажите номер мобильного телефона. На ваш телефон в виде СМС придет код подтверждения, его нужно будет ввести в поле "Подтвердите аккаунт".

Итак, у вас есть свой электронный почтовый ящик, вы можете отправлять и получать письма. Как писать письмо? Находим кнопку "Написать письмо", в появившемся окне в поле "Кому" пишем адрес получателя. Если хотите, чтобы копию письма получил еще кто-то, в поле "Копия" указываете еще один электронный адрес. Поле "Тема" можно оставить пустым, но если вы укажете предмет и суть письма, получателю будет удобнее. В письме можете писать текст, форматировать его, кнопкой "Прикрепить" или значком "Скрепка" прикрепить файлы, вставлять ссылки, фото, рисунки, сохранить черновик письма. Перед тем как нажать кнопку "отправить", можно проверить орфографию. Если вы хотите точно знать, получил и прочитал ли его адресат, поставьте галочку в пункте "Уведомить о прочтении".

Читать полученные письма проще - просто нужно кликнуть на новое письмо (оно обычно выделено жирным шрифтом). Если вы не желаете больше получать письма от какого-либо автора, можете пометить одно из них как спам. Далее все письма с этого адреса будут автоматически направляться в папку "Спам". Итак, теперь вы имеете представление о том, как пользоваться электронной почтой, можете переписываться с деловыми партнерами и друзьями, регистрироваться в социальных сетях, совершать покупки через Интернет и многое-многое другое.