Новые форматы электронных документов.

Автоматизация процессов на государственном уровне способствует повышению качества продукции и защищает потребителей от подделок. Для этих целей разработана система ЕГАИС. С выходом версии 2.0 многие пользователи столкнулись с проблемой, сообщающей, что тип документа не поддерживается. В чем же причина и как исправить неисправность?

Причина ошибки

Очевидно, что неисправность вызвана конфликтом версий УТМ ЕГАИС. Отсутствие адаптации приводит к тому, что на цепочке встречаются узлы, использующие разные модификации модуля. В результате и появляется подобная ошибка. Причина возникновения подобного сообщения может свидетельствовать и об устаревшей базе данных. Помимо документооборота в ЕГАИС, ошибка “Не поддерживаемый тип документа rejected” встречается в 1C Бухгалтерии и также связана с обновлениями версий.

Как избавиться от неисправности?

• Самым очевидным и простым способом исправления проблемы является установка последней версии софта всеми участниками цепочки. Обратите внимание, что обновление вышло достаточно давно и пользователи имели время для обновления.
• Альтернативным вариантом является использование первой и второй версии на одном компьютере, что позволяет обрабатывать и распознавать документы старого и нового образца. Некоторые участники принимают и отправляют ТТН в обоих вариантах, дабы избежать подобной ошибки у получателя.
• Если же вы уверены, что проблема возникла не из-за конфликта модулей, то служба поддержки также рекомендует обновить информацию организации ЕГАИС по получателю, после чего произвести повторную попытку. Со своей стороны советуем обновлять и отправителя, и получателя.

Обратите внимание, что версия 2.хх не будет конечной, в ближайшем будущем запланирован выход третьей версии. Вполне вероятно, что данная ошибка в ней заранее будет учтена и решена.

Атрибуты элемента объявляются после объявления самого элемента. Все атрибуты одного элемента объявляются сразу, одним списком. Список начинается с символов

Тип атрибута записывается одним из ключевых слов:

• CDATA - строка символов.
• ID - уникальный идентификатор, однозначно определяющий элемент, в котором встретился этот атрибут; значения такого атрибута не должны повторяться в документе. Они играют ту же роль, что и первичные ключи в таблицах баз данных.
• IDREF - идентификатор, содержащий одно из значений атрибутов типа id , используется в качестве ссылки на другие элементы.
• IDREFS - идентификатор, содержащий набор значений атрибутов типа id , перечисленных через пробелы; тоже используется в качестве ссылки сразу на несколько элементов.
• ENTITY - имя непроверяемой анализатором сущности объявленных в этом же описании DTD.
• ENTITIES - имена непроверяемых сущностей.
• NMTOKEN - слово, содержащее только символы, применяемые в именах. Атрибуты этого типа могут содержать имена других элементов или атрибутов, например, для того чтобы ссылаться на них.
• NMTOKENS - слова, перечисленные через пробелы.
• NOTATION - обозначение расшифрованное в описании DTD .

Признак обязательности записывается с использование ключевых слов:

1. #REQUIRED - атрибут надо обязательно записывать в элементе;
2. #IMPLIED - атрибут необязателен, у него нет значения по умолчанию;
3. #FIXED - у атрибута есть только одно значение, которое записывается тут же, через пробел.

Пример:

Объявление сущности.

Ссылки на сущности используются как краткие обозначения для громоздких или часто повторяющихся фрагментов документа XML. Сами сущности подставляемые в документ вместо ссылок, объявляются в описании DTD .

Все сущности можно разделить на три группы:

1. внутренние сущности - задаются при объявлении сущности. Объявление начинается с символов

   После такого объявления программа-анализатор, увидев в документе ссылку на сущность 〈 , заменить ее на строку XML. Ссылку на сущность можно применять тут же, в описании DTD , уже в следующем объявлении.

2. внешние сущности - содержатся в отдельных файлах или встроены в программу-анализатор. Для них указывается одно из слов SYSTEM или PUBLIC после которого записывается место их расположения. После ключевого слова SYSTEM указывается URI адрес. После слова PUBLIC идет какое-то общеизвестное объявление, после которого через пробел также указывается URI адрес, которым программа-анализатор воспользуется, если не поймет указанного объявления.
3. параметризованные сущности - используются только внутри описания DTD . Объявление начинается с символов
   Ссылка на параметризованную сущность начинается не с амперсанда, а со знака процента, в примере- %lang; . Введение этой ссылки удобно тем, что при смене языка надо будет поменять значение ru _Ru только в одном месте описания.

Объявление инструкций по обработке.

Объявление инструкций по обработке начинается с символов

Пример.

Это объявление связывает обозначение image-gif с программой обработки изображений, находящейся в файле viewer.exe .

Недостатки и особенности определений DTD.

Описание структуры документа XML , выполненное средствами DTD имеет ряд недостатков и ограничений:

1. Синтаксис DTD отличается от синтаксиса XML. XML документ не может обработать проверяющий на допустимость анализатор XML, но он не обязан предоставлять связанный с этим документом DTD вызвавшему его приложению. К тому же, если мы хотим из приложения обрабатывать определения DTD , нам потребуется отдельный механизм анализа.
2. Определения DTD представляют собой закрытые конструкции. Вся информация должна быть включена только в одно определение DTD . Это не кажется ограничением, пока нет необходимости позаимствовать декларацию или какую-либо иную полезную конструкцию из другого определения DTD .
3. Сегментация недопустима, если не считать ситуаций, когда определение DTD можно логически сконструировать таким образом, чтобы оно включало вложенные определения DTD .
4. В DTD практически отсутствует информация о типах данных, точном количестве повторений вложенного элемента и некоторые другие необходимые подробности.

В процессе работы с документами нам часто приходится работать с различного рода форматами документов. В этой небольшой заметке разберем известные форматы, а также каким образом и с помощью каких инструментов пользователь может их открыть.

Формат doc

Файлы с расширением doc являются сокращением от английского document. Microsoft использовала данный формат для файлов текстового процессора Word до 2003 версии включительно. Сегодня doc открыть можно как современным текстовым процессором Word, так и устаревшими версиями. Также doc можно открыть текстовым процессором из бесплатного пакета офисных программ Open Office, либо онлайн сервисами работы с текстовыми файлами такими как Office Online и Google Docs.

Формат docx

Формат doc во многом был неудобен, в работе ввиду своей нестабильности, особенно в плане совместимости с разными версиями Word. В 2007 году вместе с выходом Office 2007 Microsoft сделала основным рабочим форматом для своего текстового процессора Word формат docx, или Open Office XML.

Формат docx является родным форматом для текстового процессора Word начиная с версии 2007, соответственно, открыть docx можно в Word 2007, 2010 или 2013. На самом деле, открыть docx можно и в старой 2000 – 2003й версии Word, однако, для этого придется установить специальное дополнение с сайта Microsoft —пакет обеспечения совместимости .

Пакет обеспечения совместимости позволяет открывать не только файлы формата docx в версиях Word ниже 2007й, но и файлы табличного процессора xlsx в устаревшем табличном процессоре Excel (2000 — 2003), а также формат pptx в устаревшем PowerPoint.

Формат rtf

Это так называемый «формат обогащенного текста» является межплатформенным форматом хранения текста, но в отличие от формата txt, позволяет хранить рисунки в документе. Вопроса «Чем открыть rtf?» не должно возникать, т.к. с ним может работать практически любой текстовый процессор. Например, в Windows системах бесплатный WordPad прекрасно справиться с задачей открытия rtf формата.

Формат txt

Самый простой формат сохранения текста. Его часто ассоциируют с блокнотом в Windows, однако, текстовые файлы может просмотреть даже файловый менеджер. В текстовом файле txt не может быть никаких рисунков или других элементов в принципе.

Формат pdf

Portable Document Format или просто pdf является межплатформенным форматом для электронных документов. Открыть для чтения pdf может бесчисленное множество программ, наверное, самой популярной является Adobe Reader. Начиная с 2013 версии Word может не только сохранять файлы в формате pdf, но открывать для редактирования их. Особенностью данного формата есть то, что напечатанный текст будет в точности таким, каким он представлен в файле pdf. Подробнее о работе с pdf файлами в .

Екатерина Колесникова, советник государственной гражданской службы РФ 3 класса.

Специально для компании «Такском».

Электронные форматы счетов-фактур, журнала учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, дополнительных листов к ним известны нам с того момента, как вышел Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, который применялся с 23.05.2012 и утратил силу 13.04.2015 в связи с изданием Приказа ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@.

Форматы первичных документов представлены нам с 21.03.2012 , в соответствии с Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ (изменён в редакции от 02.02.2015). Этим приказом были утверждены форматы электронных товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приёмки-сдачи работ (услуг). Однако, небезызвестно, что с 2013 года Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ определение названия и состава показателей первичных учётных документов, а также форм их представления возложено на руководителя экономического субъекта. В связи с изменениями законодательства утверждение ФНС России форматов и форм первичных учётных документов из альбомов унифицированных форм, утративших обязательность применения, стало не актуальным.

На законодательном уровне уже давно велась работа по приведению форматов электронных документов в соответствие с современными требованиями. «Модернизированные» форматы накладных ТОРГ-12 и актов приёмки-сдачи работ представлены нам в конце 2015 года в соответствии с Приказами ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Как заявили в ФНС России старые форматы накладных ТОРГ-12 и актов приёмки-сдачи работ будут действительны на протяжении всего 2016 года. Таким образом, у участников электронного документооборота хватит времени на освоение новых форматов и перенастройку информационных систем компаний для работы с ними.

Новые форматы представления документов о передаче товаров, работ, услуг, действующие с 01.01.2016

Приказы ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@, утвердившие новые форматы документов (далее - новые форматы), призваны расширить сферу применения электронного документооборота. Теперь перечень документов, которые налогоплательщики в соответствии с п. 7 ст. 80 и п. 2 ст. 93 НК РФ могут представлять в налоговые органы по ТКС в рамках процедур истребования или вместе с налоговой декларацией, значительно увеличен.

Формат, утверждённый Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, описывает требования к xml-файлам передачи по ТКС первичного учётного документа, оформляющего приемку-передачу товаров при исполнении договоров в рамках отношений, регулируемых главой 30 ГК РФ «Купля-продажа». Такой электронной «накладной» можно оформлять передачу любых видов ценностей одного хозяйствующего субъекта другому. Документ о передаче товара представляет собой два файла. Один содержит сведения продавца о сделке и электронную подпись уполномоченного лица. Второй - идентификационные сведения о первом файле, информацию о сделке со стороны покупателя, а также электронную подпись уполномоченного лица.

В свою очередь, формат, утвержденный Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@, описывает требования к хml-файлам передачи по ТКС первичного документа в электронной форме, оформляющего приёмку-передачу результатов выполненных работ (оказанных услуг). Он тоже состоит из двух файлов. В одном содержится информация исполнителя: сведения передающей стороны о сделке и электронная подпись. В другом - идентификационные сведения о файле исполнителя, данные о сделке со стороны заказчика и его электронная подпись. При этом новым форматом предусмотрена ситуация, в которой возникает необходимость исходя из условий сделки, либо по причине разбирательств с контрагентом в формировании одностороннего акта. В этом случае в электронном документе будет только один файл с квалифицированной электронной подписью отправляющей стороны.

Новые форматы содержат реквизиты, которые были и в ранее рекомендованных форматах, и отвечают требованиям, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ к первичным документам. При этом новые форматы отличаются гибкостью в своём использовании за счёт наличия в них свободных информационных полей, которые организация может заполнять по собственному усмотрению.

Так называемые свободные поля могут заполняться организациями любыми дополнительными реквизитами (50 символов), позволяющими учитывать специфику оформляемой операции, а также значениями этих реквизитов (2000 символов). Кроме того, налогоплательщикам предоставляется возможность включения в первичный учетный документ отдельного файла любой структуры и вида, позволяющего отразить в документе более полную информацию о факте хозяйственной жизни.

Кроме того, в новых форматах можно формировать различные версии документа с учетом сделанных исправлений. И ещё один плюс новых форм - это возможность изменять наименование типа электронного документа. Например, вместо «Акта выполненных работ» можно написать тип документа «Акт приёма-передачи результата работ», форма которого разработана в организации.

Как и прежние форматы, установленные для первичных документов (накладных ТОРГ-12 и актов приёмки-сдачи работ), новые форматы лишь рекомендованы нам к применению в работе, а их утверждение не требует их обязательного использования. Иначе говоря, организации могут обмениваться документами в любых форматах, в том числе и разработанных самостоятельно. Но, ещё раз хочу отметить, что будет целесообразнее использовать рекомендованные ФНС России форматы, поскольку такие электронные документы можно будет передавать в налоговую инспекцию по требованию о представлении документов без лишних трудозатрат.

Новый формат первичного документа, включающего в себя счёт-фактуру

Приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утверждён формат счёта-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающего в себя счёт-фактуру, в электронной форме.

При этом, утверждённый формат имеет различные варианты документального оформления факта финансово-хозяйственной жизни организации:

Вариант № 1.
Счёт-фактура с дополнительной информацией с функцией счёта-фактуры, используемого при расчётах по налогу на добавленную стоимость, представляет собой файл обмена от продавца и содержит сведения, предусмотренные для счетов-фактур соответствующими нормативно-правовыми документами. Файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур.

Вариант № 2.
Счёт-фактура с дополнительной информацией с функцией счёта-фактуры, используемого при расчётах по налогу на добавленную стоимость, и документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), результатом которых является изменение финансового состояния передающей и принимающей сторон. Документ включает:

• файл обмена для представления информации продавца, включающий в себя счёт-фактуру, применяемый при расчётах по налогу на добавленную стоимость, а также дополнительные сведения передающей стороны об участвующих в сделке экономических субъектах, предмете сделки и иных существенных обстоятельствах оформляемой сделки. Файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур, а также электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности со стороны передающего субъекта;
• файл обмена для представления дополнительной к счёту-фактуре информации покупателя в виде сведений принимающей стороны по оформляемой сделке. Файл подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности со стороны принимающего субъекта.

Вариант № 3.
Счёт-фактура с дополнительной информацией с функцией документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), результатом которых является изменение финансового состояния передающей и принимающей сторон. Документ включает:

• файл обмена для представления информации продавца, включающий в себя сведения передающей стороны об участвующих в сделке экономических субъектах, предмете сделки и иных существенных обстоятельствах оформляемой сделки в структуре файла обмена счёта-фактуры (информации продавца). Файл подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны передающего субъекта;
• файл обмена для представления дополнительной к информации продавца информации покупателя в виде сведений принимающей стороны по оформляемой сделке. Файл подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны принимающего субъекта. Данный файл может отсутствовать, если в соответствии с гражданским законодательством составление двустороннего документа не требуется.

Следовательно, в зависимости от своего назначения набор обязательных реквизитов xml-файла документа о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) будет разным.

Для составления счёта-фактуры это будет файл обмена со сведениями, предусмотренными Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 и ст. 169 НК РФ, подписанный уполномоченным лицом. При этом ощутимых отличий с действующим в соответствии с Приказом ФНС России от 04.03.2015г. № ММВ-7-6/93@ форматом счёта-фактуры в электронном виде нет.

Для составления первичного документа файл будет содержать реквизиты, заданные требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, и состоять из двух файлов обмена с информацией об экономических субъектах, участвующих в ней, и о предмете сделки. Один титул будет подписываться ответственным лицом за оформление факта хозяйственной деятельности с отправляющей стороны, другой - ответственным с принимающей.

Для составления подобного универсального документа, который объединяет в себе функции счёта-фактуры и первичного документа, файл должен состоять из двух файлов обмена и содержать обязательные реквизиты обоих документов.

Таким образом, к настоящему моменту у организации имеется полный набор форматов документов для оформления в электронном виде любой ситуации её финансово-хозяйственной деятельности, связанной с передачей товаров, работ, услуг, имущественных прав от одного хозяйствующего субъекта другому. Форматы разработаны для всех документов, которые наиболее часто запрашиваются налоговыми органами у налогоплательщиков, что в конечном итоге приводит к оптимизации процесса работы между ними.

Обмениваться электронными документами с контрагентами намного быстрее, чем бумажными. Их удобно хранить, искать и представлять по требованию ФНС. Узнайте о преимуществах использования электронного документооборота для вашей компании.

Приложение, которое открывает какой-либо документ, определяет его тип по расширению в названии файла - одному или нескольким символам, размещенным правее последней точки. Простой заменой букв в расширении файла, увы, нельзя изменить его тип , то есть формат, использованный при записи в него данных. Для этого потребуется повторно записать в файл данные в другом формате.

Инструкция

Загрузите документ, тип которого требуется изменить, в приложение, предназначенное для работы с ним. Например, документы, хранящиеся в файлах с расширением doc, docx, docm можно открывать в текстовом процессоре Microsoft Office Word. Чтобы изменить тип документа это приложение должно уметь сохранять файлы в том формате, который вы хотите получить в результате преобразования тип а исходного документа . Например, Word может сохранять файлы в форматах doc, docx, docm, dot, dotm, txt, mht, mhtml, htm, html, rtf, xml, wps. А большинство программ для просмотра изображений могут сохранять файлы в нескольких графических форматах (gif, png, jpg, bmp и т.д.). Если вам требуется получить в результате документ одного из этих тип ов, то раскройте меню программы и выберите пункт «Сохранить как» - он присутствует в большинстве программ, имеющих опции сохранения файлов.

Выберите нужный вам формат документа в выпадающем списке «Тип файла», а затем нажмите кнопку «Сохранить». Обратите внимание, что выбранный вами формат может не поддерживать возможностей, предоставляемых форматом исходного документа . В этом случае при сохранении вы получите соответствующее предупреждение и предложение продолжить процесс с потерей возможностей исходного формата или отменить процедуру - выбор за вами.

Используйте специализированные программы для конвертации тип ов файлов в качестве альтернативного варианта. Их преимущество в узкой специализации, то есть такие программы чаще всего не имеют функций для редактирования документов, благодаря чему имеют малый вес и распространяются бесплатно. Иногда такие конвертеры для преобразования одного тип а документа в другой размещаются в интернете для конвертации в режиме «онлайн». Например, преобразовать документ из формата pdf в формат doc вы можете с помощью онлайн-сервиса, размещенного по адресу http://pdfonline.com/pdf-to-word-converter.

Сохранение документа в формате , отличном от Microsoft Office Word 2007, может потребоваться при пересылке файла другому пользователю, применяющему несовместимые форматы или программное обеспечение, не поддерживающее документы, создаваемые в Office 2007.

Вам понадобится

• - Microsoft Office 2007

Инструкция

Выберите нужный документ и нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа окна программы Microsoft Office 2007. Аналогичного результата можно достичь одновременным нажатием клавиш CTRL+S.

Введите желаемое имя документа и нажмите кнопку «Сохранить». Документ будет по умолчанию сохранен в папке «Мои документы».

Используйте опцию «Сохранить как» для предотвращения перезаписи исходного документа . Для этого откройте изначальный документ. Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите «Сохранить как». Затем введите имя документа и подтвердите свой выбор нажатием кнопки «Сохранить».

Откройте исходный документ.

Выберите формат «Формат Word 97-2003» для сохранения файла с расширением.doc.

Введите имя документа и подтвердите свой выбор нажатием кнопки «Сохранить».Для сохранения документа в других форматах выполните следующие действия.

Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите пункт меню «Сохранить как».

Укажите формат PDF или XPS.

Введите желаемое имя документов в поле «Имя файла».

Укажите формат PDF или XPS в списке «Тип файла».

Выберите «Минимальный размер» для сжатия файла, применямого для просмотра документа в сети.

Нажмите кнопку «Параметры» для выбора дополнительных характеристик документа .

Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите пункт меню «Сохранить как».

Введите желаемое имя документа в поле «Имя файла».

Укажите «Веб-страница» или «Веб-страница в одном файле» в поле «Тип файла».

Обратите внимание

Для сохранения документа Microsoft Word 2007 в ином формате необходима установка пакета обеспечения совместимости Microsoft Office и надстроек!

Полезный совет

Сохранение документа, созданного а Microsoft Office 2007, допускается также в форматах.txt, .rtf и.wps. К сожалению, это резко увеличивает вероятность потери форматирования, макетов и других особенностей документа.

Все интересное

Конвертация файла в формат TXT может потребоваться при нераспознаваемости формата сохранения документа используемым текстовым редактором. Обычно это происходит в мобильных устройствах, столь удобных для просмотра и чтения документов «на…

Объем документа Microsoft Word зависит как от наличия в тексте изображений, так и от типа файла, в котором сохранен документ. Избавившись от ненужных картинок или сохранив файл в «правильном» формате, размеры документа можно сократить…

Кодировкой документа принято именовать числовую схему, в которой каждый текстовый знак соотнесен с определенным числом. Множественность языков, состоящих из разных наборов знаков, объясняет наличие различных стандартов кодировок. Документы Word по…

Сохранение таблиц в офисном приложении Excel, входящего в пакет Microsoft Office, подчиняется общим правилам сохранения документов в операционной системе Microsoft Windows и не потребует от пользователя постижения скрытых тайн ресурсов компьютера. …

Сохранение документа в формате, отличном от Microsoft Office Word 2007, может потребоваться при пересылке файла другому пользователю, применяющему несовместимые форматы или программное обеспечение, не поддерживающее документы, создаваемые в Office…

Проблема открытия файлов приложения Office Word довольно распространена и возникла с выходом новой версии программы в 2007 г. Разработчики предлагают несложный вариант решения совместимости различных форматов. Инструкция 1Документ Office Word…

Профессиональные программы для создания документов в формате PDF стоят недешево. Впрочем, большинству обычных пользователей такие программы и не нужны. Если вы установите на свой компьютер бесплатную программу-конвертор, например PDF 24 Editor, вы…

Pdf - Portable Document Format - это формат, разработанный корпорацией Adobe. Документы этого типа включают в себя не только текст, но и графику, медиафайлы, а также дополнительные ресурсы, например, нестандартные шрифты. Способы извлечения и…

Картинки вставляются в документы текстового процессора Microsoft Office Word двумя способами. Один из них реализуется командой «Связать с файлом» и в этом случае изображение остается отдельным от основного документа файлом. Другой метод…

Начиная с 2008 года формат pdf (Portable Document Format) стал открытым и теперь для его использования не требуется специального разрешения корпорации-создателя (Adobe Systems). Это привело к тому, что опции сохранения различных документов в файлы…

Наверняка вы, как и много других пользователей программы MS Word 2003, столкнулись с проблемой чтения файлов формата docx. Формат документов MS Word 2007 и выше представляет собой тот же документ, но новая технология сжатия данных не позволяет…