Очень часто возникают ситуации, когда отпуск работника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом. В этой статье мы рассмотрим подходы к отражению таких отпускных в бухгалтерском учете и порядок их налогообложения.

Также читайте другие статьи на тему отпускных:

Два варианта отражения отпускных в бухучете

Согласно п 1.6.1 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5, суммы начислений за время отпусков, в отличие от порядка их фактической выплаты, распределяются пропорционально времени, приходящемуся на дни отпуска в соответствующем месяце.

Однако на практике существует два подхода отражения отпускных, которые применяют бухгалтеры.

Для бухгалтеров бюджетных учреждений, когда показатели сметы учитываются по фактическим, а не по кассовым расходам наиболее подходит второй вариант. Отпускные начисляются отдельно за каждый месяц, на который приходятся дни отпуска и в таблице 6 приложения 4 отчета по ЕСВ отражаются отдельными строками в отчетах за каждый месяц, на который приходится отпуск.

Пример . Работница уходит в отпуск продолжительностью 24 дня с 21 мая по 13 июня. За период отпуска женщине начислено 3048 грн., в том числе за 11 дней мая – 1397 грн., за 13 дней июня – 1651 грн. За 20 дней мая работнице было начислено 2500 грн., заработная плата за июнь составляет 2000 грн.

При первом подходе в мае отражается вся сумма отпускных и фонд оплаты труда составляет:

2500,00 грн. +3048,00 грн. = 5548,00 грн.,

в июне отображается только 2000,00 грн.

При втором подходе отпускные распределяются между месяцами, поэтому в мае ФОТ составляет:

2500,00 грн. + 1397,00 грн. = 3897,00 грн.

1651,00 грн. +2000,00 грн. = 3651,00 грн.

Срок выплаты переходящих отпускных и налогов

Независимо от того, какой вариант отражения отпускных в бухгалтерском учете выбрало предприятие, вся сумма отпускных должна быть выплачена работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска. Эта норма предусмотрена статьей 21 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР. Выплата переходных отпускных отдельно за каждый месяц законодательством не предусмотрена.

Одновременно с выплатой отпускных уплачиваются налоги и сборы. Налог на доходы физических лиц в соответствии с пп. 168.1.2. Налогового кодекса Украины уплачивается в бюджет во время выплаты отпускных. Банки принимают платежные документы на выплату дохода только при условии одновременного представления расчетного документа на перечисление этого налога в бюджет. При этом следует отметить, что налоговая социальная льгота при выплате отпускных не применяется. Только тогда, когда будет рассчитан общий месячный доход работника определяется право на социальную льготу. Для определения предельной суммы дохода, дающего право на получение налоговой социальной льготы, нужно пользоваться нормами пп.169.4. НКУ и относить отпускные к соответствующим налоговым периодам их начисления.

Вместе с суммой отпускных платят и военный сбор Военный сбор по ставке 1,5%. удерживают с общей суммы отпускных в месяце их начисления без распределения.

Единый социальный взнос в размере 22% начисляется на общую сумму отпускных и уплачивается в день их выплаты. Однако для выполнения норм законодательства относительно минимального страхового взноса и определение предельной суммы для начисления ЕСВ, окончательный расчет взноса производится после того, как начислена заработная плата. Для этого переходные отпускные распределяют между месяцами отпуска пропорционально количеству дней отпуска.

Начисляя заработную плату за месяц в котором начался отпуск, сумму отпускных добавляют к заработной плате. Если общий доход меньше минимального размера заработной платы, ЕСВ начисляют на минимальный размер заработной платы. При этом учитывают уже начисленную сумму ЕСВ на отпускные. Если общий доход превышает минимальный размер заработной платы, ЕСВ начисляют на фактический размер дохода.

Аналогично начисляют ЕСВ и при исчислении заработной платы за месяц окончания отпуска.

Отражение переходных отпускных в форме 1ДФ

Переходящие отпускные в налоговом расчете по форме № 1ДФ, указывают общей суммой в периоде начисления и выплаты. Эта норма действует даже в случае, когда отпуск работника приходится на месяцы разных кварталов: сумму отпускных отражают в том квартале, когда их выплатили. Отпускные в форме 1ДФ отражаются в составе общего дохода за квартал с признаком дохода «101».

Доплата до уровня минимальной заработной платы во время отпуска

Согласно статье 3 1 Закона Украины «Об оплате труда»от 24.03.1995 № 108/95-ВР размер заработной платы работника за полностью выполненную месячную норму труда не может быть ниже размера минимальной заработной платы. В случае, если при определенных обстоятельствах норма труда не выполнена, то нужно рассчитывать до минимальной заработной платы. Таким образом, суммы отпускных не учитывают в зарплате для обеспечения ее минимального уровня.

Зачастую бухгалтеру требуется рассчитать и уплатить НДФЛ с переходящих отпускных. Ведь отпускные выдаются до отпуска, которые начинается в следующем месяце. Расскажем, что на этот счет говорит Налоговый кодекс РФ и приведем примера расчета НДФЛ с переходящих отпускных.

Рассчитайте НДФЛ в момент выплаты

Отпускные нужно выплатить сотруднику за три дня до его ухода в отпуск. Этого требует статья 136 Трудового кодекса РФ.

При переходящем отпуске бухгалтер сталкивается с ситуацией, когда работнику выплачивается доход, относящийся к будущему месяцу. То есть, к примеру, в августе выдаются отпускные, а сам отпуск будут проходить в сентябре. В таком случае удержать НДФЛ нужно при фактической выплате отпускных (подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ). То есть в момент выплаты отпускных бухгалтеру следует рассчитать НДФЛ со всей суммы отпускных. Это подтверждается письмом Минфина России от 06.06.2012 № 03-04-08/8-139.

Учтите налоговые вычеты

При расчете следует уменьшить налоговую базу на сумму налоговых вычетов, которые полагаются работнику за тот месяц, в котором он отправляется в отпуск.

При этом вычеты следует предоставить в общем порядке за текущий месяц. Как-то «делить» или перераспределять вычеты, приходящиеся текущий и следующий месяцы, не следует. Это подтверждается письмом Минфина России от 15.11.2011 № 03-04-06/8-306.

Расчет НДФЛ с переходящих отпускных и учет налоговые вычетов поясним на примере.

Пример расчета НДФЛ с переходящих отпускных

Организация применяет УСН. Менеджеру по продажам Тришиной И.П. с 25 июня 2016 года предоставлен основной оплачиваемый отпуск 14 календарных дней (с 25 июня по 8 июля включительно). У Тришиной единственный ребенок. То есть, ей полагается стандартный вычет в размере 1400 руб. (доход сотрудницы с начала года, не превысил 350 000 рублей на момент выплаты отпускных, пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Сумма отпускных Тришиной была рассчитана ей в размере 26 500 руб., в том числе:

11 357,15 рублей – отпускные за июнь;
15 142,86 рублей – отпускные за июль.

18 июня Тришиной был выдан аванс по зарплате за июнь в сумме 12 000 руб. НДФЛ с этой суммы бухгалтер не удерживал.

При расчете НДФЛ с отпускных был учтен причитающийся сотруднице налоговый вычет за июнь. Сумма НДФЛ с отпускных составила 3263 руб. ((26 500 руб. – 1400 руб.) × 13%).

30 июня Тришиной начислили зарплату за июнь в размере 37 500 руб. (с 1 по 24 июня включительно, то есть, до отпуска). На 30 июня доход Тришиной с начала года не превысил 350 000 руб. В связи с этим право на стандартный вычет за работницей сохраняется. С общей суммы зарплаты Тришиной бухгалтер по состоянию на 30 июня рассчитал и удержал НДФЛ – 4875 руб. (37 500 руб. × 13%).

Переходящие отпуска в налоговом учете (Галичевская Е.)

Дата размещения статьи: 19.08.2016

Ситуация, когда отпуск сотрудника начинается в одном месяце или даже квартале, а заканчивается в другом, не редкость. Такие отпуска называют переходящими и, как показывает практика, по ним часто возникают вопросы. Например, трудности у бухгалтера могут возникнуть с расчетом и налогообложением отпускных. В статье рассмотрим на примерах, как оплатить переходящие отпуска, а также проанализируем некоторые сложные моменты, связанные с ними.

Общий порядок расчета отпускных

Правила исчисления средней заработной платы для расчета отпускных определены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение N 922). Согласно п. 4 Положения N 922 расчетным периодом для исчисления среднего заработка признается 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

Пример 1. Если сотрудник уходит в отпуск в июне 2016 г., то расчетным периодом будет период с 1 июня 2015 г. по 31 мая 2016 г.

Согласно ст. 139 ТК РФ в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников. Но в данном случае бухгалтеру при исчислении среднего заработка необходимо производить расчет два раза, для сравнения: исходя из 12 месяцев и исходя из другого периода, установленного в организации. То есть если при расчете среднего заработка исходя из иного периода, установленного в организации, он окажется ниже среднего заработка, рассчитанного за 12 месяцев, то иной период применять нельзя.

Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Положения N 922). Речь идет о следующих суммах:

Заработной плате, начисленной по окладу (тарифным ставкам), а также выданной в неденежной форме;

Надбавках и различных доплатах к окладу (тарифным ставкам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, знание иностранного языка, совмещение профессий (должностей);

Выплатах, связанных с условиями труда, в том числе о выплатах, обусловленных районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенной оплате труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплате работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплате сверхурочной работы;

Премиях и вознаграждениях, предусмотренных системой оплаты труда у данного работодателя.

Не забывайте, что включать в расчет среднего заработка можно только те премии, которые выплачиваются сотрудникам за труд. Включение в расчет среднего заработка премии по поводу, например, 55-летия работника, является парадоксальным. Никак нельзя премию по поводу юбилея работника назвать зарплатой. Но, с точки зрения финансовых ведомств, включение указанных премий в расчет вполне допустимо, главное, чтобы указанные премии были предусмотрены системой оплаты труда и начислены в расчетном периоде.

Так, согласно Письму Минфина России от 22.03.2012 N 03-03-06/1/150 в расчет среднего заработка включаются премии и вознаграждения (в том числе выплаты в связи с празднованием профессиональных праздников, юбилейных и памятных дат и по итогам работы), которые отражены в положениях об оплате (премировании) работников организации.

Обратимся также к Письму Роструда от 23.10.2007 N 4319-6-1: при исчислении средней заработной платы работодатель может учесть все начисленные в расчетном периоде премии, предусмотренные системой оплаты труда и закрепленные в положении об оплате труда или положении о премировании. Исключение составляют премии, выплачиваемые в организации вне системы оплаты труда (разовые премии), например, к юбилейным датам, праздникам, за выполнение срочной работы вне должностных обязанностей и т.д. Учитывать их при исчислении средней заработной платы оснований нет.

Исходя из разных подходов в отношении включения премий к юбилейным и праздничным датам в расчет среднего заработка, организации придется сделать выбор.

НДФЛ и вычеты

Работодатель обязан выплатить своим сотрудникам отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска. Такое требование закреплено положениями ч. 9 ст. 136 ТК РФ. То есть независимо от того, приходится отпуск на один месяц или захватывает дни другого месяца, отпускные выплачиваются ему в полном объеме еще до его начала. Кроме того, удерживается и перечисляется НДФЛ.

Федеральный закон от 02.05.2015 N 113-ФЗ "О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации в целях повышения ответственности налоговых агентов за несоблюдение требований законодательства о налогах и сборах" уточнил даты удержания и перечисления НДФЛ налоговыми агентами, тем самым избавив бухгалтеров от головной боли. Так, с 2016 г. налоговый агент должен перечислять в бюджет НДФЛ, удержанный с отпускных, не позднее последнего числа месяца, в котором производились выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ). То есть бухгалтер перечисляет НДФЛ с отпускных в том месяце, когда они были начислены и выплачены.

Пример 2. Сотрудник идет в отпуск 2 июня 2016 г., отпускные ему бухгалтер начисляет не позднее 30 мая 2016 г., а НДФЛ необходимо перечислить не позднее 31 мая 2016 г.

К сведению. Напомним, что до 2016 г. неизменно возникал вопрос: в каком порядке следует уплачивать НДФЛ с отпускных? Считать их оплатой труда или отдыха? Те компании, которые считали отпускные платой за труд, перечисляли в бюджет НДФЛ, удержанный с отпускных, в последний день месяца, за который был начислен доход. Такую позицию поддерживали и суды (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 18.10.2011 по делу N А27-17765/2010, от 26.09.2011 по делу N А27-16788/2010).

Затем Президиум ВАС РФ в Постановлении от 07.02.2012 N 11709/11 по делу N А68-14429/2009 занял другую позицию и высказал мнение, что датой фактического получения дохода в виде отпускных является день его выплаты (в том числе день его перечисления на счета налогоплательщика в банках). Он посчитал, что у налогового агента отсутствуют препятствия для перечисления НДФЛ в сроки, предусмотренные абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ (не позднее дня фактического получения в банке денег для выплаты дохода/перечисления денег на счет физического лица либо по его поручению на счета третьих лиц).

Кроме того, хотелось бы обратить внимание еще на один момент, связанный с исчислением НДФЛ. Сотрудник имеет право на получение стандартных налоговых вычетов как на детей, так и на себя (ст. 216 НК РФ). Но, несмотря на то, что сотрудник в одном месяце получает зарплату, а отпускные за два месяца, вычеты предоставляются только за один из них. Таким образом, вычет может быть предоставлен или с отпускных, или с заработной платы.

Не стоит забывать, что отпускные облагаются взносами во внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", далее - Закон N 212-ФЗ). Взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС (на обязательное соцстрахование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) перечисляются в срок не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за календарным месяцем, за который они начислены (ч. 5 ст. 15 Закона N 212-ФЗ). А взносы на травматизм нужно перечислить в бюджет фонда одновременно с выплатой зарплаты за месяц, в котором начислены отпускные согласно ч. 4 ст. 22 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

Налоговый учет отпускных

Расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска, относятся к расходам на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Все предельно просто, если организация работает по кассовому методу, отпускные и страховые взносы на них учитываются в момент их фактической выплаты (пп. 1 и 3 п. 3 ст. 273 НК РФ). То есть фактически нет проблемы, как их списывать, если отпуск захватывает дни, приходящиеся на разные отчетные периоды.

Вопросы возникают, если организация использует метод начисления, ведь в этом случае расходы, применяемые для целей налогообложения прибыли, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ). А в п. 4 ст. 272 НК РФ указано, что данные затраты признаются в налоговом учете ежемесячно.

И хотя финансисты неоднократно в разное время разъясняли, как быть, если отпуска приходятся на разные периоды, налогоплательщики обращались с запросами к ведомству и в 2014 г., и в 2015-м. Результатом стали Письма Минфина России от 15.07.2015 N 03-03-06/40536, от 21.07.2015 N 03-03-06/1/41890, от 09.06.2014 N 03-03-РЗ/27643, от 09.01.2014 N 03-03-06/1/42. Финансисты считают, что в ситуации, когда отпуск приходится на разные отчетные (налоговые) периоды, налогоплательщику следует поступать так: оплату за переходящий отпуск распределять между периодами, на которые приходится отпуск.

Кроме Минфина России, ФНС России тоже высказалась на эту тему в прошлом году. В Письме ФНС России от 06.03.2015 N 7-3-04/614@ специалисты налоговой службы пришли к выводу, что расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, приходящегося на несколько месяцев, учитываются единовременно в том отчетном периоде, в котором они сформированы и выплачены. То есть отпускные признаются единовременно независимо от того, на какой период по налогу на прибыль приходится отпуск. Сравним на конкретном примере позиции Минфина и ФНС России.

Пример 3. Сотрудник берет отпуск продолжительностью 28 календарных дней - с 30 июня 2016 г. по 27 июля 2016 г. 27 июня работнику выплачены отпускные в размере 45 000 руб. Таким образом, 1 день отпуска приходится на второй квартал 2016 г., а 27 дней - на третий.

Предположим, организация отчитывается по налогу на прибыль ежеквартально. То есть она должна учесть сумму выплаченных отпускных в расходах в следующем порядке:

Во втором квартале - 1607,14 руб. (45 000 руб. / 28 дн. x 1 дн.);

В третьем квартале - 43 392, 86 руб. (45 000 руб. / 28 дн. x 27 дн.).

Очевидно, что позиция ФНС России более выгодна: уже во втором квартале 2016 г. компания сможет учесть отпускные в размере 46 000 руб.

Что касается взносов во внебюджетные фонды, которые начисляются на отпускные, то они относятся в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Датой осуществления таких расходов признается дата их начисления (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина России от 27.12.2013 N 03-03-05/57806, от 23.12.2010 N 03-03-06/1/804, от 01.06.2010 N 03-03-06/1/362 и т.д.).

Если организация применяет упрощенку

Если компания выбрала объект налогообложения доходы, то отпускные никак не повлияют на расчет единого налога. Так как при данном объекте налогообложения не учитываются никакие расходы, в том числе расходы по зарплате (п. 1 ст. 346.14 НК РФ). Но единый налог можно уменьшить на сумму взносов на пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, которые уплачены с отпускных (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ).

Если же в качестве объекта налогообложения выступает разница между доходами и расходами, то всю сумму отпускных включают в состав затрат в момент их выплаты (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Страховые взносы тоже уменьшают налоговую базу по единому налогу в момент их уплаты (пп. 7 п. 1 ст. 346.16, пп. 3 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Рассмотрим ситуацию, когда компания не создает резерв по отпускам (субъект малого предпринимательства).

Пример 4. Воспользуемся условиями предыдущего примера.

Бухгалтер сделает следующие проводки:

При заполнении Расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) (утв. Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@) важно определиться с . Ведь от этого зависит, будут ли те или иные выплаты вообще отражаться в Расчете. А как быть с переходящими отпускными в 6-НДФЛ?

Отпуск пришелся на разные месяцы

Вполне типичная ситуация, когда отпуск начался в одном месяце, а закончился уже в другом. Бывает и так, что отпуск полностью приходится на один месяц, но выплата отпускных была произведена еще в предшествующем отдыху работника месяце.

Сразу отметим, что никаких особенностей отражения данных в форме 6-НДФЛ в этом случае не будет. Отпускные в Расчете всегда отражаются по единому порядку, который полностью зависит от фактической даты выплаты отпускных.

Ведь по доходу в виде отпускных датой фактического получения дохода (строка 100 Расчета) является дата его выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Она будет совпадать и с датой удержания налога (показатель строки 110 Расчета), ведь именно на дату фактической выплаты дохода налоговый агент должен удержать НДФЛ (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Срок перечисления НДФЛ

Срок перечисления налога с отпускных также не зависит от того, на какие месяцы приходится сам отпуск. Дата перечисления зависит лишь от даты фактической выплаты дохода в виде отпускных. Налог с суммы отпускных перечисляется в последний день того месяца, в котором отпускные выплачивались (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ). Это означает, что достаточно сложить весь удержанный налог с отпускных, выплаченных в одном календарном месяце, и перечислить его в бюджет одним платежным поручением в последний день этого месяца. Например, отпускные 3 сотрудникам организация выплачивала 13.05.2019, 17.05.2019 и 20.05.2019. Уплатить НДФЛ с этих отпускных можно одной суммой 31.05.2019. При этом если этот последний день совпал с выходным или праздничным днем, то уплатить НДФЛ можно в следующий за ним рабочий день (пп. 6, 7 ст. 6.1 НК РФ). К примеру, НДФЛ с отпускных за июнь 2019 можно было уплатить 01.07.2019, поскольку 30.06.2019 пришлось на воскресенье.