ООО «Техническая документация. Руководство пользователя

Существует множество видов предоставления справочной информации пользователю – это и FAQ (frequently asked questions, часто задаваемые вопросы) и онлайн справка и руководство пользователя (user guide) и популярные сегодня подсказки (coachmarks, см. пример ниже), обучающие видео и другие.

Существуют разные причины, по которым требуется написать руководство пользователя системы. Начиная с просьб заказчика (в моей практике был случай, когда заказчику надо было поставлять руководство пользователя после каждой итерации, чтобы с его помощью он смог бы провести приемочное тестирование функциональности итерации) и заканчивая условиями контракта, касающимися поставки готового ПО, если говорить о разработке ПО на заказ. В случае разработки собственного продукта написание руководства пользователя тоже часто имеет место.

К созданию руководства часто привлекают аналитика, если нет возможности поручить техническому писателю. В подавляющем большинстве случаев самыми полными знаниями о системе обладает именно аналитик, он же обладает умением ясно излагать свои мысли в письменной форме в силу специфики профессии. Поэтому, мне не однократно приходилось сталкиваться с созданием руководств пользователя.

Ниже я приведу несколько практик для составления хорошего руководства пользователя. Часть из них, возможно, кому-то будут полезны и при написании спецификаций требований.

1. Стандарты

Часто бывает нужно написать документ, который бы удовлетворял требованиям действующих стандартов. Это могут быть:

• IEEE Std 1063-2001, «IEEE Standard for Software User Documentation»;
• ГОСТ 19:
  • ГОСТ 19.402-78 ЕСПД. Описание программы;
  • ГОСТ 19.502-78 ЕСПД. Общее описание. Требования к содержанию и оформлению;
  • ГОСТ 19.503-79 ЕСПД. Руководство системного программиста. Требования к содержанию и оформлению;
  • ГОСТ 19.504-79 ЕСПД. Руководство программиста. Требования к содержанию и оформлению;
  • ГОСТ 19.505-79 ЕСПД. Руководство оператора. Требования к содержанию и оформлению.

Если потребности проекта позволяют вам не следовать жестким стандартам, в любом случае изучение этих документов может послужить стартовой точкой для написания качественного документа.

Также может оказаться полезной книга Юрия Кагарлицкого MetaGuide. Руководство для разработчиков технической документации к программному обеспечению.

2. Структура

Хорошо продумайте структуру документа: она должна покрывать все функциональные возможности системы, быть полной и понятной.

Хорошее руководство пользователя должно содержать:

• Аннотацию , в которой приводится краткое изложение содержимого документа и его назначение. Также рекомендуется писать краткую аннотацию в начале каждого крупного раздела.
• Введение , содержащее информацию о том, как лучше всего использовать данное руководство
• Содержание
• Главы , описывающие, как использовать ПО
• Глоссарий и
• Предметный указатель

Также руководство пользователя может содержать:

• FAQ и ответы на них
• Ссылки на дополнительную информацию по системе
• Раздел , описывающий возможные проблемы и пути их решения

Все главы и пункты, а также рисунки и таблицы лучше нумеровать, чтобы на них можно было сослаться внутри этого документа или из другого документа.

3. Пользователи

Подумайте о типичных пользователях данного ПО: необходимо, чтобы документ помогал им решать их насущные задачи.

Возможно, даже имеет смысл сделать разные разделы (или даже разные документы) для разных групп пользователей, если их взаимодействие с системой будет кардинально различаться. Например, администраторов системы (людей, отвечающих за учетные записи, права доступа и т.д.) будет интересовать совсем другая функциональность, нежели обычных пользователей.

Уважайте пользователей системы, не пишите инструкции в пренебрежительном стиле.

4. Особенности изложения

Помните, что стиль изложения в устной речи или в деловом письме отличается от оного в технической документации, и в частности, в руководстве пользователя.

Стиль руководства должен быть нейтрально-формальным – использование стилистически окрашенных слов отвлекает пользователя от сути.

Для составления хорошего документа пригодятся знания грамматики и немного психологии.

4.1 Пишите кратко и логично. Не давайте лишних деталей, не дублируйте информацию. Последовательность упоминания информации в руководстве пользователя должна совпадать с последовательностью действий пользователя:

Хорошо : In File menu, select Save item .
Хуже : Select Save item from File menu.

4.2 Используйте повелительное наклонение , не употребляйте вежливые обороты (please, could и т.д.) — излишняя вежливость именно здесь будет помехой.

Хорошо : Click Logout .

Хуже : It is needed to click Logout to log out current user account from the system.

Хуже : If user wants to log out current user account from the system(s)he needs to click Logout.

4.3 Структурируйте информацию. Часто можно встретить совет, что надо стараться избегать списков, однако, структурированная по шагам информация всегда лучше воспринимается.

Хорошо:
To create project :

1. Click the Create button on toolbar.
2. On the Create Project overlay fill in all mandatory fields.
3. Click the Save button to save the project.

Хуже : To create project click the Create button on toolbar, on the Create Project overlay fill in all mandatory fields, click the Save button to save the project.

4.4 Не используйте будущее или прошлое время . Например, часто встречаются руководства, в которых реакция системы на действие пользователя передается фразами, сформулированными в будущем времени. У ПО нет прошлого или будущего: всё случается в настоящем как прямой результат конкретного действия пользователя. Как только событие случается, ПО реагирует.

Хорошо : When user clicks the Start button, the program starts the process.

Хуже : When user clicks the Start button, the program will start the process.

4.5 Проверяйте значение слов. Если необходимо писать документ на иностранном языке, надо стараться максимально избегать ошибок, связанных с недостаточным знанием языка.

Например, глагол «press» означает нажатие клавиши на клавиатуре, а «click» – нажатие кнопки или значка в окне программы при помощи мыши, а «hit» вообще является жаргонным словом.

Разумеется, орфографические ошибки недопустимы.

4.6 Не используйте синонимы для одного и того же термина. В IT литературе на английском (или любом другом) языке есть стандартный набор глаголов, обозначающих действия (click, double-click, select, type, press и т.д.) и такой же стандартный набор названий элементов управления. Определитесь с терминологией и придерживайтесь ее в рамках всего документа.

Например, не допускайте, чтобы в одной части документа выпадающий список назывался dropdown, а в другой точно такой же элемент – combobox или dropdown list. Это путает пользователя.

4.7 Разумно используйте сокращения и исключите жаргон .

Считается, что сокращения использовать не стоит, но если длинный термин употребляется несколько раз, то при первом упоминании в тексте надо писать полное название и рядом — аббревиатуру в скобках, а далее по тексту можно использовать только аббревиатуру. Если в документе есть глоссарий или раздел с сокращениями, они должны быть там расшифрованы.

Не используйте жаргонные слова, метафоры и термины, заимствованные из языка отличного от языка руководства.

5. Внешний вид

5.1 Продумайте стиль документа . Это может быть корпоративный шаблон или цветовая схема ПО или специально сделанный для документа дизайн.

При написании не стесняйтесь выделять важные вещи стилями или цветами (например, названия кнопок выделять жирным шрифтом). Но важно понимать, что неправильно подобранные шрифты и цвета могут затруднить восприятие содержимого документа.

5.2 Не экономьте место – разбивайте текст на короткие абзацы, используйте сравнительно крупные заголовки, начинайте новый раздел с новой страницы. Это облегчит восприятие прочитанной пользователем информации.

5.3 Используйте пиктограммы и иллюстрации . Существует мнение, что не стоит увлекаться иллюстрациями, а также включать в текст пиктограммы (icons) в руководстве пользователя. Однако графическая информация всегда лучше воспринимается и запоминается, поэтому снимки экрана и нужные пиктограммы должны присутствовать в хорошем руководстве в достаточном, но разумном количестве.

6. Поддержка

Не упускайте из виду тот факт, что ПО со временем меняется, а значит, ваш документ тоже должен меняться, чтобы оставаться актуальным.

Заключение

Примите к сведению, что раздражение от некачественного документа может быть спроецировано пользователем на ПО и, тем самым, повлиять на решение использовать продукт.

Помните главное: документ должен помогать пользователям.

Статью подготовила

Тарасюк Надежда, участник сообщества сайт,

аналитик с 6-летним опытом в сфере.

Руководство пользователя как программная (эксплуатационная) документация пользователя

Документ «Руководство пользователя» относится к пакету эксплуатационной документации. Основная цель руководства пользователя заключается в обеспечении пользователя необходимой информацией для самостоятельной работы с программой или автоматизированной системой.

Таким образом, документ Руководство пользователя должен отвечать на следующие вопросы: что это за программа, что она может, что необходимо для обеспечения ее корректного функционирования и что делать в случае отказа системы.

Документация : программная/эксплуатационная/документация пользователя

Предмет : программа, программный компонент комплекса илисистемы

Аудитория : пользователи программы, т. е. лица, применяющие ее для решения собственных прикладных задач

Задачи : обеспечить пользователям возможность в полном объеме самостоятельно освоить и применять программу

Руководящими стандартами для создания документа Руководство пользователя могут являться как РД 50-34.698-90 в п.п. 3.4. «Руководство пользователя» , так и ГОСТ 19.505-79 «Руководство оператора. Требования к содержанию и оформлению» .

Можно выделить следующие основные разделы руководства пользователя:

Назначение системы;

Условия применения системы;

Подготовка системы к работе;

Описание операций;

Аварийные ситуации.

Назначение системы

Данный раздел документа Руководство пользователя должен содержать информацию о назначении системы, ее целях и задачах.

Пример:

«Корпоративный интранет портал предназначен для повышения корпоративной культурыр организации эффективного взаимодействия сотрудников.

Основной целью Порта является создание единого информационного пространства предприятия и оптимизация работы сотрудников путем облегчения коммуникаций между ними и оптимизации ряда бизнес-процессов.»

Условия применения системы

Данный раздел документа Руководство пользователя должен включать все те факторы, которые необходимы для корректной работы системы. Здесь можно выделить несколько подразделов:

Требования к аппаратному обеспечению – сюда можно включить требования к конфигурации компьютера пользователя, программное обеспечение необходимое для работы Системы, а также наличие дополнительного оборудования (принтер, сканер и т.п.), если таковое необходимо;

Квалификация пользователя – данный подраздел должен содержать требования к навыкам и знаниям пользователя (пример: «Пользователи должны обладать умениями работать с операционной системой Windows» );

Подготовка системы к работе

Данный раздел документа Руководство пользователя должен содержать пошаговую инструкцию для запуска приложения. К этапу подготовки системы к работе можно отнести установку дополнительных приложений (при необходимости), идентификацию, аутентификацию и т.п.

Описание операций

Это основной раздел документа Руководство пользователя, который содержит пошаговую инструкцию для выполнения того или иного действия пользователем.

Если работа автоматизированной системы затрагивает целый бизнес-процесс, то в руководстве пользователя перед описанием операций целесообразно предоставить информацию о данном процессе его назначении и участниках. Подобное решение позволяет человеку четко представить свою роль в данном процессе и те функции, которые реализованы для него в системе.

Далее в документе Руководство пользователя следует представить описание функций разбитых на отдельные операции. Необходимо выделить подразделы, описывающие функции данного процесса, и действия, которые необходимо совершить для их выполнения.

Пример:

«4.1 Согласование проекта

Данный процесс предназначен для организации работы сотрудников, участвующих в разработке и согласовании проекта.

Автор проекта создает запись в Системе и прикрепляет пакет необходимой документации, далее проект передается на согласование руководящими лицами. Руководители после ознакомления с проектом могут подтвердить его или отправить на доработку Автору.

4.1.1 Создание проекта

Для того чтобы создать Проект необходимо на панели «…» нажать на кнопку «…» и в появившейся форме заполнить следующие поля:

Наименование проекта;

Описание проекта;

Следующие поля заполняются автоматически:

Дата создания проекта – текущая дата;

Чем подробнее будут описаны действия с системой, тем меньше вопросов возникнет у пользователя. Для более легкого понимания всех принципов работы с программой стандартами в документе Руководство пользователя допускается использовать схемы, таблицы, иллюстрации с изображением экранных форм.

Для крупных автоматизированных систем рекомендуется создавать отдельное руководство для каждой категории пользователя (пользователь, модератор и т.п.). Если в работе с системой выделяются дополнительные роли пользователей, то в документе Руководство пользователя целесообразно поместить таблицу распределения функций между ролями.

Аварийные ситуации

Данный раздел документа Руководство пользователя должен содержать пошаговые инструкции действий пользователя в случае отказа работы Системы. Если к пользователю не были предъявлены особые требования по администрированию операционной системы и т.п., то можно ограничиться фразой «При отказе или сбое в работе Системы необходимо обратиться к Системному администратору».

Методика и стиль изложения руководства пользователей

Руководство пользователя может представлять собой как краткий справочник по основному функционалу программы, так и полное учебное пособие. Методика изложения материала в данном случае будет зависеть от объема самой программы и требований заказчика.

В зависимости от особенностей программы и целевой аудитории руководство пользователя по способу изложения материала может приближаться к учебнику или, наоборот, к справочнику. Порядок изложения материала в руководстве пользователя определяется пользовательской перспективой программы.

Если программа представляет собой инструмент, позволяющий решать практические задачи из некоторого конечного набора, в руководстве приводят типовые процедуры решения каждой из них. Например, пользователю почтового клиента необходимо знать, как написать и отправить сообщение, как загрузить новые сообщения с сервера, как ответить на сообщение и т. п. Каждое из этих действий можно разложить на последовательные элементарные шаги, во всяком случае, для типичных ситуаций. В крупной программе подобных пользовательских задач может быть много, но не бесконечно много. Руководство пользователя, построенное по принципу пользовательских задач, напоминает учебник, хотя, как правило, лишено присущего учебникам методического аппарата: проверочных заданий, вопросов, упражнений.

Если программа представляет собой среду, в пределах которой пользователь может решать задачи, поставленные им самостоятельно, руководство пользователя должно быть ближе к справочнику. В нем последовательно и систематично должны быть описаны все функции программы и порядок их применения. Что с ними делать, на что направить, пользователь будет думать сам (или запишется на учебные курсы). Так, в руководстве пользователя по графическому редактору мы найдем описание всех графических примитивов, инструментов, фильтров, однако, там не будет напрямую сказано, как изобразить здание, автомобиль или, скажем, собаку. Пользователь это либо умеет рисовать, либо нет.

Возможны и другие пользовательские перспективы. Бывают программы, посредством которых пользователь контролирует состояние того или иного объекта, скажем, промышленной установки. Тогда руководство пользователя строится по принципу таблицы: сообщение программы - реакция или возможные реакции пользователя.

Если пользователь применяет программу для решения задач в нетривиальных предметных областях, в руководство пользователя настоятельно рекомендуется включить концептуальный раздел. В нем должен быть описан реализованный в программе способ представления объектов реального мира, чтобы пользователь хорошо понимал, с какими из них и на каком уровне абстракции он может работать.

Руководство пользователя - это справочник на бумажном или цифровом носителе (в формате PDF или XPS), в котором приводятся инструкции по эксплуатации чего-либо или описывается правильный порядок действий для совершения какого-нибудь процесса. Хотя когда человек слышит словосочетание "руководство пользователя", он обычно представляет руководство по использованию определенной программы, инструкции по эксплуатации есть у компьютерной и бытовой техники (телевизоры, стерео-системы, телефоны, мп3-плейеры, садовая техника и и т.д.). Хорошее руководство пользователя рассказывает об основных функциях прибора или программы и объясняет, как правильно ими пользоваться, при этом информация обычно хорошо структурирована. Эта статья расскажет, о чем важно помнить при создании и оформлении руководства пользователя.

Шаги

Часть 1

Определите, кто ваш читатель. Чтобы создать хорошее руководство пользователя, нужно понимать, какой человек купит то устройство, к которому вы создаете инструкцию. Можно записать свои мысли, а можно просто представить себе этого человека. Это полезно делать, если вы работаете в команде по созданию документации и если вы участвуете в разработке продукта от самого начала до конца. Подумайте о следующем:

• Где человек будет пользоваться инструкцией по эксплуатации: дома, на работе, в машине, в интернете? Это определит не только содержание, но и стиль документации.
• Как человек будет пользоваться инструкцией? Если человеку потребуется лишь изредка заглядывать в руководство пользователя, значит, инструкция должна быть оформлена в сжатой форме. Если руководством будут пользоваться часто, особенно в самом начале, вам следует включить целый раздел о том, как начать пользоваться устройством или программным продуктом, и подробно описать все самые важные функции.
• Как много опыта должно быть у человека? Если ваш товар относительно новый или существенно отличается от похожих товаров, вам нужно будет включить информацию о том, чем этот товар отличается от аналогов, и предоставить пользователю подробные инструкции. Если товар связан с частыми проблемами (например, с большим количеством программ), опишите, что следует делать, когда проблема возникнет.

1. Пишите так, чтобы читатель вас понял. Если только ваш товар не предполагает наличие узких знаний у пользователя, лучше избегать технических терминов и описывать все простым, понятным языком. Структура текста должна соответствовать последовательности вопросов, которые могут возникать у пользователя. Правильнее группировать функции прибора в зависимости от задач, которые он выполняет, и отказаться от идеи объединения в одну группу самых популярных функций.

   • Иногда полностью исключить технические термины невозможно (например, если вы составляете инструкцию к программе для создания графиков и диаграмм, где помимо стандартных средств также используются графические инструменты Фибоначчи). В этом случае полезно дать определение термину и краткое описание (то есть что такое графики Фибоначчи и как они используются в анализе финансовых показателей).

2. Часть 2

   Составные части руководства пользователя

   1. Продумайте обложку и оформление первых страниц разделов. Вам потребуется создать обложку, если инструкция занимает несколько страниц. Необходимо будет также оформить страницы с названием разделов для инструкций, где общее количество информации занимает более 4 страниц.

      • Если руководство пользователя защищено авторским правом, соответствующее указание должно находиться на обложке и на страницах разделов.
      • Если руководство пользователя предусматривает определенные условия использования продукта и инструкции к нему, разместите эту информацию с внутренней стороны обложки.

   2. Ссылки на дополнительную документацию разместите в введении. Если руководство состоит из нескольких брошюр, укажите все номера брошюр в начале. Кроме того, здесь также следует разместить раздел "Как использовать эту инструкцию по эксплуатации", если вы решили, что такой раздел необходим.

      Если количество страниц превышает 10 штук, вам понадобится оглавление.

   3. Основу руководства по эксплуатации должны составлять инструкции и информация о составных частях товара. Как правило, инструкции разбивают на блоки, и в каждом блоке можно указать, в каких разделах пользователю стоит искать ту или иную информацию. Так пользователю будет проще и быстрее находить нужные ему сведения.

      • Процессы должны быть описаны четко и последовательно. Начните с общего описания задачи, затем объясните, что пользователю нужно будет сделать и какой результат он должен будет получить. Все шаги должны быть пронумерованы, а начинаться предложения должны с глаголов.
      • Справочные материалы должны включать список функций, способы диагностирования неисправностей и часто задаваемые вопросы. В конце руководства пользователя можно разместить краткий словарь терминов и алфавитный указатель, хотя основные термины часто выносятся в начало. Алфавитный указатель рекомендован для инструкций, чей объем превышает 20 страниц.

   4. Используйте изображения и схемы. Рисунки и скриншоты могут описать определенные процессы лучше, чем текст, особенно если речь идет от сложных процессах, где необходимо иметь визуальное подтверждение тому, что человек все делает верно. Графические изображения можно создать в специальных программах: в системах двух- и трехмерного черчения, в графических редакторах, в приложениях для обработки фотографий и т.д. Если необходимо сделать скриншоты, их можно получить с помощью штатных средств комьпютера и графической программы с возможностью сохранения скриншотов.

      • После того, как получите графическое изображение, сохраните его в сжатом формате. Вам также может потребоваться уменьшить размер рисунка, чтобы он помещался на страницу, но размер не должен быть слишком маленьким, так как иначе пользователь не сможет рассмотреть, как и что следует делать. Если потребуется, можно разбить изображение на несколько частей и описать каждую из них.
      • Если вы используете несколько изображений, они должны иметь одинаковый размер, пропорции и разрешение. Такие изображения будут более понятны и приятны читателю. При создании скриншотов убедитесь, что вы используете стандартную цветовую схему (для случаев, когда руководство печатается в цвете).
      • Хотя графические редакторы (например, Photoshop и Paint Shop Pro) удобны для создания скриншотов, лучше пользовать специальными программами (например, SnagIt), поскольку они позволяют сразу же быстро и легко отредактировать, сохранить и подписать все изображения.

      Часть 3

      Оформлении руководства по эксплуатации

      1. Выберите читаемый шрифт. Хотя компьютеры поддерживают разные шрифты, руководство пользователя должно быть хорошо читаемым, поэтому отдавайте предпочтение самым простым. Лучше всего подобрать несколько шрифтов, которые хорошо смотрятся вместе. Есть два типа шрифтов: с засечками и без засечек.

         • У шрифтов с засечками есть небольшие черточки по краям линий. К таким шрифтам относятся Times New Roman, Baskerville и Book Antiqua. Такие шрифты подойдут большим объемам текста, напечатанного 10 или 12 размером и составляющего основу руководства пользователя.
         • Шрифты без засечек имеют простые линии без украшений. Это такие шрифты, как Arial, Calibri и Century Gothic. Шрифты без засечек лучше смотрятся в текстах, напечатанных 8 или 10 шрифтом в руководствах в формате PDF или web-документа. Чем крупнее шрифт, тем сложнее его читать без засечек. Однако эти шрифты можно использовать и для крупного текста - например, для набора заголовков. Шрифты без засечек подходят для набора цифр в таблицах и колонках.
         • Следует выбирать простые шрифты наподобие Arial или Times New Roman, хотя для цитат подойдет какой-нибудь более сложный шрифт. Если вы пишете руководство пользователя для фэнтезийной игры, можно выделить витиеватым шрифтом названия глав. Допускается также выделение цитат курсивом.
         • После того, как выберите шрифты, создайте тестовую страницу, чтобы убедиться, что эти шрифты сочетаются между собой на бумаге. Покажите эту страницу человеку, который одобряет макеты, прежде чем отдать руководство пользователя в печать.

      2. Продумайте схему расположения информационных блоков. На этом этапе вам нужно решить, в каком порядке размещать информацию.

         • Как правило, название руководства пользователя и названия глав размещаются сверху или снизу страницы вместе с нумерацией страниц. Цифры могут располагаться с внешней стороны (для верха и низа страницы) или по середине (для низа). Первая страница каждого раздела может отличаться от остальных, поэтому вы можете разместить номер ее страницы по середине снизу, а номера всех остальных страниц - с внешней стороны.
         • Отдельные фрагменты текста можно выделить цветом, поместив их в специальные блоки. Важно выбрать такой оттенок, который не забивал бы текст.
         • Оставьте достаточно большие отступы со всех сторон. Со стороны переплета отступ должен быть шире.

      3. Подумайте над типом переплета. Если в вашем руководстве пользователя больше 4-х страниц, вам потребуется переплет. Документы для внутреннего пользования обычно скрепляют степлером в углу, но если вы будете вкладывать свое руководство в коробку с товаром, вам нужно будет подойти к этому вопросу более ответственно. Есть три типа переплета:

         • Скрепление скобой. Этот тип подходит для брошюр размерами 21x 27.5 см, 21x35 см или 11 x 27.5x42.5 см. Большинство недорогих инструкций по эксплуатации, которые состоят из 48 страниц и менее, переплетаются таким образом.
         • Переплет внакидку. Так переплетают большинство обычных инструкций по эксплуатации, не считая инструкций к автомобилям, хотя некоторые длинные руководства также переплетаются таким образом. (Paint Shop Pro изначально поставлялся именно с таким руководством пользователя.)
         • Переплет с проволочной спиралью. Таким способом переплетают руководства, которые используются в более суровых условиях, например, на улице, где скобы могут с легкостью сломаться или разойтись. В некоторых инструкциях по применению с таким переплетом также встречаются ламинированные страницы, которые не промокают и не пачкаются в грязи.

      4. Сверстайте документ. В большинстве текстовых редакторов и программ для публикации текста в интернете предусмотрена возможность верстки. По мере того, как вы будете набирать текст, он будет автоматически отображаться в выбранном шрифте. (Эта статья была изначально написана с помощью шаблона в Microsoft Word.) В этих программах также есть уже готовые шаблоны, которые вы можете изменить с учетом своих потребностей, вместо того, чтобы создавать шаблон с нуля.

         • В текстовых редакторах и программах для публикации текста в интернете также есть функция создания "стилей", сохранения шрифтов и задания размеров для оглавлений, колонтитулов и основного текста. Можно выбрать из уже существующих стилей ("Заголовок1", "Обычный", "Цитата") или создать свой собственный стиль и дать ему свое название. Рекомендуется называть стили по такой же системе, как это предусмотрено в программе. (Например, Microsoft Word создает такие названия, как "Заголовок1", "Заголовок2"; кроме того, есть еще подзаголовки.) Настраивайте программу заранее, чтобы вам не пришлось возвращаться к этому, когда вы будете заниматься написанием текста.
      • По возможности пользуйтесь кодами полей или текстовыми переменными. Можно изменять их значения (например, название продукта, название главы руководства пользователя) и помещать их в документ в места, где вы обычно стали бы набирать слова вручную. Когда вы сделаете предпросмотр документа или подготовите его к печати, нужный текст подставится в переменные. Если изменится название товара либо если вы решите изменить название главы, вам будет проще поменять текст, заменив значение переменной.

      Что вам понадобится

      • Текстовый редактор или программа для публикации текста в интернете
      • Графический редактор или программа для создания скриншотов

руководств по ЕСПД и IEEE Std 1063-2001 с учетом «манифеста Кагарлицкого». Показано, что обобщенная структура руководства пользователя, собранная согласно требованиям «устаревших» ГОСТов 19-й системы, существенно превосходит структуру руководства, рекомендуемую суперсовременным IEEE Std 1063-2001. Редакция от 20.06.2018.

Как писать руководство пользователя? Часть I - обобщенная структура руководства пользователя по ГОСТам 19-й системы и сравнительный ее анализ с рекомендациями IEEE Std 1063-2001

Создан 11.02.2005 11:14:22

Когда умирает надежда, приходит отчаяние.

Мудрая латинская поговорка

Как писать руководство? Создать древовидную руководства пользователя и заполнить ее разделы. И вся любовь.

Где взять структуру разделов руководства пользователя? С руководствами на (руководство по эксплуатации по) и на () все более или менее ясно. А вот сам документ «Руководство пользователя» программы в ГОСТах 19-й системы отсутствует как класс.

Каким содержимым наполнять разделы руководства пользователя? Как быть? Главное - не отчаиваться.

Цели и задачи статьи

Как всегда, - попытаться облегчить жизнь руководства пользователя программы.

• проанализировать существующие и по разработке, выявить достоинства и недостатки каждого документа по отдельности;
• вывести некую обобщенную структуру руководства пользователя по ГОСТам 19-й системы из имеющегося набора эксплуатационных программных документов;
• сравнить ее со структурой, рекомендованной IEEE Std 1063-2001;
• а все прочие задачи перекочевали во 2-ю часть статьи...

Примечание от 10.07.2014 г. - В феврале 2005 года был проведен, пожалуй, даже не сравнительный анализ, а скорее сравнительные испытания, показавшие неоспоримое превосходство ГОСТов 19-й системы стандартов над буржуйскими и практически полную несостоятельность последних.

Вопросы, на которые должно дать ответы руководство пользователя

Подарите ребенку незнакомую ему электронную игрушку. Перечень вопросов будет примерно таким (если сразу же не разломает):

• а что это;
• а что им можно делать;
• а что им нельзя делать (у особо одаренных);
• а что надо, чтобы оно работало;
• а что там у него внутри (у детей, склонных к глубокому);
• а как его настроить, чтобы работало так, как я хочу;
• а как его проверить, работает оно или не работает;
• а что и где надо нажимать;
• а что оно еще может делать;
• а что оно говорит, если что-то не так нажимаешь?

Последовательность вопросов может оказаться самой разнообразной. И документ под названием «Руководство пользователя» должен дать ответы на все поставленные вопросы. Все просто. Не так страшен черт, как его малюют.

Руководство пользователя: четыре источника и четыре составных части

Располагаем:

• «метагайдом» Кагарлицкого;
• суперсовременным IEEE Std 1063-2001, «IEEE Standard for Software User Documentation»;
• классическими отечественными ГОСТами 19-й системы, включающим в себя перечисленные ниже документы «описательного» характера:

Крайняя четверка из перечня - эксплуатационные программные документы.

Возможно, существуют и иные документы, но автору, основательно порывшемуся в рунетовской свалке, ничего более подходящего заполучить пока не удалось. Яндекс обнаружил в своих недрах еще одну страничку с названием «Как сделать хорошее руководство пользователя», автор которой именует себя на американЬ ский манер (типа John P. Morgan). Двухстраничное «наставление» с радостными возгласами было немедленно отправлено в корзину.

Манифест Кагарлицкого

Метагайд Кагарлицкого показался многообещающим. Только автор настоящей статьи не уразумел, что есть «метагайд», поэтому позволил себе наглось обозвать метагайд «манифестом». И не погрешил против истины (но это открылось позже - ниже).

(цитаты из манифеста Кагарлицкого)

Мы стремились свести в единую систему всю совокупность типовых требований, которые должны, с нашей точки зрения, предъявляться к технической документации: руководствам, справочникам и т.д. При этом мы основывались на стандартах(!!!) ГОСТ , стандартах компании Microsoft, опыте наших сотрудников и других разработчиков технической документации.

Начало обнадеживающее.

В состав технической документации входят две стержневые части, которые мы будем называть соответственно руководством пользователя и справочником пользователя, или коротко: руководством и справочником (по аналогии с английскими словосочетаниями User"s Guide и User"s Reference). Они могут быть оформлены в виде отдельных документов (для крупных программных продуктов), а могут, напротив, существовать в интегрированном виде. Между ними даже может не быть четкой границы: единый текст способен совмещать в себе черты руководства и черты справочника.

Руководство и справочник - это не столько части документации, сколько , которые воплощают собой два подхода к описанию программного продукта.

По-понятиям так по-понятиям, вот только пацаны начинают нервничать. Руководство не есть понятие, а есть.

Наша задача не столько в том, чтобы рассказать, как выглядит документация, сколько в том, чтобы дать конкретные рекомендации по ее разработке . Всем известно, какие проблемы возникают в процессе написания связного текста большого объема - как приступить к работе, с чего начать, как расположить материал . Этот подход побуждает видеть в провозглашаемых нами нормах не хаотический их перечень, а иерархическую систему ...

На небосклоне засияла звезда по имени Надежда - сейчас уважаемый г-н Кагарлицкий выдаст нам, лишенцам, всеобъемлющую иерархическую структуру руководства пользователя всех времен и народов. Ну же?!

Прежде чем приступить к разработке документации как таковой, необходимо наметить и спланировать общую логику изложения. Может показаться, что жанр технической документации крайне прост: ведь его задачей является «всего лишь» сообщение пользователю некоторых сведений о продукте. Однако если Вы будете исходить из этого в своей работе, Вы будете создавать образцы документации, вовсе непригодные или едва пригодные для практического использования, - даже если все необходимые сведения будут там содержаться. Ваша задача состоит в том, чтобы провести пользователя через перевал, то есть найти в горной цепи место, которое хотя бы и с трудом, но все-таки проходимо для Вашего «подопечного».

Жаль... А так все хорошо начиналось. Со «стандартов ГОСТ » - «стандартов » - простим г-на Кагарлицкого за тавтологию. Только вот решения первой задачи, поставленной автором настоящей статьи, в семидесятидвухстраничном манифесте (Arial"ом 12pt) нет. Уважаемый автор манифеста лишь поставил нам задачу . Что ж, нет пророка в своем отечестве. Может, есть пророк в отечестве буржуйском?

Руководство пользователя по IEEE Std 1063-2001 «IEEE Standard for Software User Documentation»

Забугорный «пророческий» документ IEEE Std 1063-2001 (IEEE в простонародье - «ай-яй-яй») в подразделе 1.2 (Puprose) содержит такую строчку:

This revision provides requirements for the structure, information content, and format of both printed and electronic documentation.

В авторском понимании назначение (намерение, цель, замысел, стремление) документа IEEE Std 1063-2001 состоит в «обеспечении требований к структуре, информационному наполнению, (оформлению) как, так и печатной пользовательской документации по программным средствам». Что ж, подходяще. Какую же структуру руководства пользователя предлагает IEEE Std 1063-2001?

Структура руководства пользователя по IEEE Std 1063-2001

Опциональная типовая структура руководства пользователя содержится в таблице из раздела Structure of software user documentation документа IEEE Std 1063-2001:

For purposes of this standard, the following non-mandatory nomenclature is used for the structural parts of software user documentation. A printed document is structured into logical units called chapters, subdivided into topics, which may be subdivided into subtopics, and printed on physical units called pages.

Здорово. IEEE Std 1063-2001 предлагает «все взять и поделить» - разбить разделы руководства на главы, топики, субтопики и т.д. И наступит всем счастье.

Практический интерес (в рамках задач статьи) представляют выделенные разделы. Посмотрим, как дробить разделы руководства пользователя на более мелкие структурные единицы и каким содержимым предполагается заполнять указанные структурные единицы.

Introduction

Какие сведения должны быть изложены в разделе Introduction согласно IEEE Std 1063-2001? А вот какие

The introduction shall describe the intended audience, scope, and purpose for the document and include a brief overview of the software purpose, functions, and operating environment.

Что ж, замечательно. Структура подразделов Introduction начинает как-то вырисовываться.

Information for use of the documentation

The documentation shall include information on how it is to be used (for example, help on help), and an explanation of the notation (a description of formats and conventions-see 5.8). At least one document in a document set shall identify all documents in the set by title and intended use, including recommendations on which members of the audience should consult which sections of the documentation. In document sets comprising many volumes or products, this information may be provided in a separate "road map" or guide to the document set. Documentation may include identification and discussion of notable changes from the previous version of the document set and the software.

Весьма полезный раздел (в разработки руководства пользователя). Руководство по руководству.

Concept of operations

Documentation shall explain the conceptual background for use of the software, using such methods as a visual or verbal overview of the process or workflow; or the theory, rationale, algorithms, or general concept of operation. Explanations of the concept of operation should be adapted to the expected familiarity of the users with any specialized terminology for user tasks and software functions. Documentation shall relate each documented function to the overall process or tasks. Conceptual information may be presented in one section or immediately preceding each applicable procedure.

Концептуальная информация безусловно важна.

Procedures

Task-oriented instructional mode documentation shall include instructions for routine activities that are applied to several functions:

Software installation and de-installation, if performed by the user

Orientation to use of the features of the graphical user interface (see 5.6)

Access, or log-on and sign-off the software

Navigation through the software to access and to exit from functions

Data operations (enter, save, read, print, update, and delete)

Methods of canceling, interrupting, and restarting operations

These common procedures should be presented once to avoid redundancy when they are used in more complex functions.

И пошла конктерика. Молодцы, буржуи!

Information on software commands

Documentation shall explain the formats and procedures for user-entered software commands, including required parameters, optional parameters, default options, order of commands, and syntax. Documentation may be provided on the development and maintenance of macros and scripts. Reference mode documentation shall contain a reference listing of all reserved words or commands. Examples should illustrate the use of commands. Documentation shall explain how to interrupt and undo operation during execution of a command and how to restart it, if possible. Documentation shall describe how to recognize that the command has successfully executed or abnormally terminated.

Error messages and problem resolution

Documentation should address all known problems in using the software in sufficient detail such that the users can either recover from the problems themselves or clearly report the problem to technical support personnel. Reference mode documentation shall include each error message with an identification of the problem, probable cause, and corrective actions that the user should take. A quick reference card may address error messages by referring the user to more detailed reference documentation. The documentation on resolving problems shall also include contact information for reporting problems with software or its documentation and suggesting improvements.

Выводы по IEEE Std 1063-2001

Но счастье оказалось неполным... Структура разделов первого уровня руководства показана в таблице явно. А дальше - «милый мой, хороший, догадайся сам» («догадайся, мол, сама»). IEEE Std 1063-2001, конечно, «provides requirements for the structure», но не предлагает явной структуры руководства пользователя до рекомендованного ГОСТ 2.105 четвертого уровня вложенности.

Рекомендации типа «Documentation shall explain...», «Examples should illustrate...», «Documentation shall describe...» и им подобные, безусловно, проверены временем. В руководстве пользователя надо и объяснять, и иллюстрировать, и описывать - без всякого сомнения. Но все это и козе понятно, и в ГОСТах 19-й системы прописано.

Итак, вряд ли разрабатывать руководства пользователя, основываясь исключительно на рекомендациях IEEE Std 1063-2001. Причины, как минимум, две:

• отсутствие в IEEE Std 1063-2001 четко регламентированной структуры руководства пользователя;
• «поверхностность» IEEE Std 1063-2001, отсутствие «широты охвата» и «глубины проработки».

Отсутствие четко регламентированной структуры руководства пользователя даст возможность ТРЕТИРОВАТЬ , см. хотя бы. Бедняга-разработчик будет вынужден, по указке заказчика, изо дня в день менять местами разделы руководства пользователя (гарантированный минимум, полученный опытным путем).

Отсутствие четко регламентированной структуры оборачивается хаосом, как только уровень вложения заголовков снижается до второго-третьего. Пользователь просто зашвырнет такое руководство куда подальше и назовет его автора кретином.

По мнению автора, рекомендации IEEE Std 1063-2001, разработанного при участии сотни забугорных спецов, весьма и весьма поверхностны. Не сможет разработчик, работая по IEEE Std 1063-2001, охватить максимум «характеристик», свойственных программе. В IEEE Std 1063-2001 многие из них попросту не прописаны. Отсутствуют «широта охвата» и «глубина проработки», свойственные отечественным документам.

В крайнем разделе настоящей статьи приведена таблица соответствия ГОСТ 19 и IEEE Std 1063-2001, которую автор статьи начал было составлять, затем бросил и проверять не стал. А выводы пусть каждый сделает сам для себя. И, возможно, в чем-то поправит автора.

Пользовательские документы по ГОСТ 19 (ЕСПД)

В отличие от суперсовременного буржуйского IEEE Std 1063-2001, древние, многими ругаемые отечественные стандарты 19-й системы (Единая система программной документации - ЕСПД) содержат не пространные рассуждения о том, что и как должно разъяснять, иллюстрировать и описывать руководство пользователя, а конкретные требования к структуре и содержанию пользовательских (эксплуатационных) документов.

Перечень ГОСТов 19 «описательного» характера, на основе которых можно, не мудрствуя лукаво, сформировать четкую структуру разделов каждого из «описательных» документов, приведен в разделе Источники. Основной прием - детализация - подробно описан в статье «». Далее - сформированные «детализацией» структуры разделов документов согласно ГОСТам из перечня.

Структура разделов описания программы по ГОСТ 19.402-78

Структура разделов описания применения по ГОСТ 19.502-78

Структура разделов руководства системного программиста по ГОСТ 19.503-79

Структура разделов руководства программиста по ГОСТ 19.504-79

Структура разделов руководства оператора по ГОСТ 19.505-79

Выводы по ГОСТам 19.ххх

Ни, ни, ни, взятые по одельности, не могут похвастаться достаточной полнотой структуры.

Зато структуры «описательных» документов ГОСТ 19 обладают как полностью идентичными (по тексту названий), так и схожими по тексту названий разделами и подразделами. К идентичным разделам относятся, к примеру, разделы «», имеющие место во всех документах согласно. К схожим (фактически - идентичным) можно отнести подразделы «Назначение программы» и «».

А почему не попытаться объединить все «описательные» документы? Объединить идентичные и схожие разделы документов, выделить специфические разделы? Быть может, удастся избавиться от неполноты ГОСТ 19.505-79, ГОСТ 19.504-79 и ГОСТ 19.503-79 и получить обобщенную структуру «описательного» документа и обозвать сам документ руководством пользователя программы?

ГОСТы 19.ххх допускают «вводить дополнительные разделы или объединять отдельные разделы», а также «вводить новые». Согласно ГОСТ 19.101-77 «Допускается объединять отдельные виды эксплуатационных документов (за исключением и). Необходимость указывается в. Объединенному документу присваивают и обозначение одного из объединяемых документов. В объединенных документах должны быть приведены сведения, которые необходимо включать в каждый объединяемый документ [из п. 2.6 ГОСТ 19.101-77]»

Сказано - сделано. Только мы нарушим ГОСТы и создадим объединенный документ под названием «Руководство пользователя».

Обобщенная структура руководства пользователя по ГОСТам 19-й системы

Путем слияния структур «описательных» документов ГОСТов 19-й системы в единую структуру, удаления «лишних» одноименных разделов, слияния схожих разделов сформирована общая структура руководства пользователя программы. В табличке сведены и «* » отмечены разделы, присутствующие в каждом отдельном документе.

Выводы по обобщенной структуре руководства пользователя по ГОСТ 19.ххх

Обобщенная структура руководства пользователя по ГОСТ 19.ххх явно не страдает, как IEEE Std 1063-2001, отсутствием широты охвата. Избыток, как известно, рождает качество. Перечислено все, чем может характеризоваться программа. Отдельные подразделы могут показаться даже излишними, к примеру, подраздел «Языки программирования, на которых написана программа».

Казалось бы, какое дело пользователю, на каком языке был написан исходный текст программы? С другой стороны, может «...это кому-нибудь нужно? Значит - это необходимо...». Ведь хочется при покупке буржуйского телевизора заполучить и принципиальную схему на него. Самсунги и соньки тоже выходят из строя. А вдруг неисправность пустяковая и устранить ее представляется возможным в домашних условиях, без поездки в сервисный центр?

В то же время, при всей широте охвата, в явном виде отсутствуют:

• Software installation and de-installation, if performed by the user;
• Orientation to use of the features of the graphical user interface;
• Access, or log-on and sign-off the software;
• Navigation through the software to access and to exit from functions и многое другое.

Автору удалось разбросать кое-что в разделе Таблица соответствия ГОСТ 19.ххх и IEEE Std 1063-2001, но времени «наморщить ум» всегда не хватает, руководство пользователя, как всегда, должно было быть готово еще на прошлой неделе.

Показать связи разделов обобщенного руководства пользователя с разделами автор поленился, поскольку указанные связи очевидны.

Выводы по источникам

Итак, если первые три задачи в целом решены, крайняя задача осталась нерешенной.

Автор манифеста более склонен к рекомендациям по подбору слов * и построению предложений, IEEE Std 1063-2001, в лучшем случае, приводит требования к структуре руководства пользователя, но не дает особой конкретики, в ГОСТ 19.ххх не прописаны процедуры заполнения разделов руководства. Может, организовать эдакую смесь французского с нижегородским? Использовать все четыре источника в качестве четырех составных частей?

* Нынче в моде буржуйское - т.н. контролируемый язык . Среди представителей «просвещенной русской интеллигенции» наибольшей популярностью пользуется отечественный аналог в глагольной форме повелительного наклонения - фильтруй базар !

Смесь французского с нижегородским

Почему бы нет? Взять лучшее из ГОСТов 19-й системы, - обобщенную структуру руководства пользователя, добавить к ней немногочисленные толковые из IEEE Std 1063-2001 и разбавить неисчерпаемой стилистической культурой и ресурсами из манифеста Кагарлицкого? Придать смеси стройный строгий вид, сформировать очередной с подробными комментариями? А что делать, если ни один из перечисленных выше источников и составных частей в отдельности не способны дать ответы на все поставленные вопросы?

Таблица соответствия ГОСТ 19 и IEEE Std 1063-2001

Документ «Руководство пользователя» относится к пакету эксплуатационной документации. Основная цель руководства пользователя заключается в обеспечении пользователя необходимой информацией для самостоятельной работы с программой или автоматизированной системой.

Таким образом, документ Руководство пользователя должен отвечать на следующие вопросы: что это за программа, что она может, что необходимо для обеспечения ее корректного функционирования и что делать в случае отказа системы.

Руководящими стандартами для создания документа Руководство пользователя могут являться как РД 50-34.698-90 в п.п. 3.4. «Руководство пользователя» , так и ГОСТ 19.505-79 «Руководство оператора. Требования к содержанию и оформлению» . Ниже для сравнения приведены структуры документа согласно двум перечисленным стандартам.

Таким образом, мы можем выделить следующие основные разделы руководства пользователя:

• Назначение системы;
• Условия применения системы;
• Подготовка системы к работе;
• Описание операций;
• Аварийные ситуации.

Назначение системы
Данный раздел документа Руководство пользователя должен содержать информацию о назначении системы, ее целях и задачах.

Пример:

«Корпоративный интранет портал предназначен для повышения корпоративной культурыр организации эффективного взаимодействия сотрудников.

Основной целью Порта является создание единого информационного пространства предприятия и оптимизация работы сотрудников путем облегчения коммуникаций между ними и оптимизации ряда бизнес-процессов.»

Условия применения системы

Данный раздел документа Руководство пользователя должен включать все те факторы, которые необходимы для корректной работы системы. Здесь можно выделить несколько подразделов:

• Требования к аппаратному обеспечению - сюда можно включить требования к конфигурации компьютера пользователя, программное обеспечение необходимое для работы Системы, а также наличие дополнительного оборудования (принтер, сканер и т.п.), если таковое необходимо;
• Квалификация пользователя - данный подраздел должен содержать требования к навыкам и знаниям пользователя (пример: «Пользователи должны обладать навыками работы с операционной системой Windows XP» );

Подготовка системы к работе

Данный раздел документа Руководство пользователя должен содержать пошаговую инструкцию для запуска приложения. К этапу подготовки системы к работе можно отнести установку дополнительных приложений (при необходимости), идентификацию, аутентификацию и т.п.

Описание операций

Это основной раздел документа Руководство пользователя, который содержит пошаговую инструкцию для выполнения того или иного действия пользователем.

Если работа автоматизированной системы затрагивает целый бизнес-процесс, то в руководстве пользователя перед описанием операций целесообразно предоставить информацию о данном процессе его назначении и участниках. Подобное решение позволяет человеку четко представить свою роль в данном процессе и те функции, которые реализованы для него в системе.

Далее в документе Руководство пользователя следует представить описание функций разбитых на отдельные операции. Необходимо выделить подразделы, описывающие функции данного процесса, и действия, которые необходимо совершить для их выполнения.

Пример:

«4.1 Согласование проекта
Данный процесс предназначен для организации работы сотрудников, участвующих в разработке и согласовании проекта.
Автор проекта создает запись в Системе и прикрепляет пакет необходимой документации, далее проект передается на согласование руководящими лицами. Руководители после ознакомления с проектом могут подтвердить его или отправить на доработку Автору.

4.1.1 Создание проекта
Для того чтобы создать Проект необходимо на панели «…» нажать на кнопку «…» и в появившейся форме заполнить следующие поля:

• Наименование проекта;
• Описание проекта;

Следующие поля заполняются автоматически:

• Дата создания проекта - текущая дата;
• Автор - ИФО и должность автора проекта.»

Руководство пользователя может представлять собой как краткий справочник по основному функционалу программы, так и полное учебное пособие. Методика изложения материала в данном случае будет зависеть от объема самой программы и требований заказчика.

Чем подробнее будут описаны действия с системой, тем меньше вопросов возникнет у пользователя. Для более легкого понимания всех принципов работы с программой стандартами в документе Руководство пользователя допускается использовать схемы, таблицы, иллюстрации с изображением экранных форм.

Для крупных автоматизированных систем рекомендуется создавать отдельное руководство для каждой категории пользователя (пользователь, модератор и т.п.). Если в работе с системой выделяются дополнительные роли пользователей, то в документе Руководство пользователя целесообразно поместить таблицу распределения функций между ролями.

Аварийные ситуации

Данный раздел документа Руководство пользователя должен содержать пошаговые инструкции действий пользователя в случае отказа работы Системы. Если к пользователю не были предъявлены особые требования по администрированию операционной системы и т.п., то можно ограничиться фразой «При отказе или сбое в работе Системы необходимо обратиться к Системному администратору».