Данные в ms excel можно вводить. Операции с книгами

1. Ввод данных в ячейки Excel

Данные всегда вводятся в активную ячейку, на которой находится черная рамка. При первом запуске программы Excel по умолчанию активна ячейка А1. Чтобы активировать другую ячейку, необходимо поместить на нее рамку выделения. Это можно сделать левым щелчком мыши или перемещением рамки к нужной ячейке с помощью клавиш управления курсором .

Выбрав ячейку, нужно набирать в ней текст, число или формулу.

Числовые значения могут содержать цифры от 0 до 9 , а также спецсимволы: + – Е е ()., $% /

Для ввода числового значения в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу Enter. После этого число будет записано в ячейку. По умолчанию после нажатия Enter активной становится ячейка, расположенная на строку ниже, но командой «Сервис» – «Параметры» можно на вкладке «Правка» установить необходимое направление перехода к следующей ячейке после ввода, либо вообще исключить переход. Если после ввода числа нажать какую-либо из клавиш перемещения по ячейкам (Tab, Shift+Tab…), то число будет зафиксировано в ячейке, а фокус ввода перейдет на соседнюю ячейку .

Особенности ввода числовых значений, использующих спецсимволы, следующие.

1. Если надо ввести отрицательное число, то перед числом необходимо поставить знак «–» (минус).

2. Символ Е или е используется для представления числа в экспоненциальном виде. Например, 5е3 означает 5*1000, т.е. 5000.

3. Числа, заключенные в скобки интерпретируются как отрицательные, даже если перед числом нет знака минуса. Т.е. (40) – для Excel означает -40.

4. При вводе больших чисел для удобства представления между группами разрядов можно вводить пробел (23 456,00). В этом случае в строке формул пробел отображаться не будет, а в самой ячейке число будет с пробелом.

5. Для ввода денежного формата используется знак доллара ($).

6. Для ввода процентного формата используется знак процента (%).

7. Для ввода даты и дробных значений используется знак косой черты (/). Если Excel может интерпретировать значение как дату, например 1/01, то в ячейке будет представлена дата – 1 января. Если надо представить подобное число как дробь, то надо перед дробью ввести ноль – 0 1/01. Дробью также будет представлено число, которое не может быть интерпретировано как дата, например 88/32 .

Иногда возникает необходимость ввода длинных чисел. При этом для его отображения в строке формул используется экспоненциальное представление не более чем с 15 значащими цифрами. Точность значения выбирается такой, чтобы число можно было отобразить в ячейке .

В этом случае значение в ячейке называется вводимым или отображаемым значением.

Значение в строке формул называется хранимым значением.

Количество вводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина недостаточна, то Excel либо округляет значение, либо выводит символы ###. В этом случае можно попробовать увеличить размер ячейки .

При вводе десятичных дробей нужно использовать запятую. Числа, содержащие точку, дефис или слэш Excel воспринимает как даты. Так, если вы наберать в ячейке 1.5, 1/5 или 1–5, система распознает эту запись как первое мая текущего года, трансформировав ее в 01.май. Полную дату (в формате число. месяц. год – 01.05.2007) можно увидеть в строке формул, выделив ячейку .

Если надо ввести дату, содержащую другой год, нужно наберать последовательно через точку, дефис или слэш число, месяц и год, например, 7.8.99, 25/6/0, или 12–12–4. В результате Excel поместит в ячейки даты 07.08.1999, 25.06.2000 и 12.12.2004. Двоеточие используется для ввода времени. Так, если вы набирать в ячейке 19:15, Excel распознает эту запись как время 19:15:00. Чтобы завершить ввод и переместиться к следующей нижней ячейке, нужно нажимать клавишу Enter или же использовать мышь или клавиши управления курсором для перехода к другим ячейкам.

Если ширина вводимого текста превышает ширину ячейки, он будет накладываться на пустые ячейки справа, но не заполнять их. Если же в ячейках, находящихся справа, имеются данные, то набираемый текст не будет перекрываться с ними. При удалении с ячейки рамки выделения текст будет «обрезан» по ширине, но увидеть его полностью можно в строке формул, выполнив на ячейке щелчок. Однако существует простой способ избавиться от наложения, изменив ширину столбца с «неблагополучной» ячейкой. Для этого нужно навести указатель мыши на правую границу заголовка столбца и, когда он примет вид , выполните щелчок и протащите границу вправо до тех пор, пока не отобразится весь текст. Для задания точной ширины столбца необходимо следить за значением на всплывающей подсказке при перетаскивании границы. Еще более простой способ задать нужную ширину – выполнить на границе заголовка столбца двойной щелчок .

Визуализировать текст, не умещающийся по ширине ячейки, можно и другим способом – переносом по словам за счет увеличения высоты строки. Для этого нужно выделить щелчком проблемную ячейку и на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку Перенос текста . При этом высота строки, в которой находится ячейка, будет увеличена так, чтобы ее скрытое содержимое отобразилось полностью. Для переноса текста, по словам высоту ячейки можно менять и вручную протаскиванием за границу заголовка, как и в случае столбца .

Для ввода простых формул, содержащих только арифметические знаки (+, –, *, /), нужно выполнить следующие действия:

1. Выделить щелчком ячейку, в которую нужно поместить формулу.

2. Ввести знак равенства = (это нужно делать всегда при наборе формул).

3. Далее нужно ввести адреса ячеек, значения которых будут принимать участие в расчете. Чтобы сделать это, нужно выполнить щелчок на первой из них. При этом ячейка будет выделена бегущей рамкой, а ее адрес появится в ячейке ввода (рис. 1, слева).

4. После этого наберите с клавиатуры арифметический знак и щелчком выделить вторую ячейку для вставки ее адреса (рис. 4, справа) или же набирать адрес с клавиатуры, переключившись на английскую раскладку. Далее Нажать Enter для завершения ввода. В результате в ячейки отобразится результат вычисления.

5. Есть возможность комбинировать в одной формуле несколько арифметических операций. При необходимости можно использовать скобки, как и в случае стандартной записи математических выражений. Так, например, если нужно сложить значения двух ячеек, а затем результат поделить на число, находящееся в третьей ячейке, в виде формулы это будет выглядеть следующим образом: =(В2+С2)/D2. При вводе формулы адреса ячеек необходимо указывать щелчками или набирать вручную .

Рис. 1 – Ввод простейшей формулы

2. Редактирование данных в ячейке

Редактирование данных в ячейке проводится следующим образом. Чтобы удалить все содержимое ячейки, выделить ее щелчком и нажмите клавишу. Если нужно набрать в заполненной ячейке новые данные, предыдущие удалять необязательно. Просто выделить ее и начать ввод. Старые данные будут автоматически заменены .

Если ячейка содержит большой текстовый фрагмент или сложную формулу, то для внесения изменений удалять их полностью нерационально. Следует выполнить на ячейке двойной щелчок, установить щелчком курсор в нужное место для редактирования, внести необходимые изменения и нажать Enter.

Если нужно отказаться от редактирования ячейки, но редактирование уже началось, просто нажать клавишу Esc. При этом в ячейке будут восстановлены исходные данные. Для отмены уже совершенного действия используйте стандартное сочетание клавиш +Z или кнопку Отменить на Панели быстрого доступа .

При изменении значений в ячейках, на которые ссылается формула, результат вычислений в ячейке, содержащей формулу, будет автоматически пересчитан.

3. Автозавершение и автозаполнение ячеек

Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс. Если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, что был введен ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее черным цветом (рис. 2). Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв) .

Рис. 2 – Автозавершение при вводе текста

Механизм автозаполнения удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести какую-либо последовательность данных. Предположим, необходимо заполнить строку или столбец последовательностью чисел, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, можно выполнить следующие действия :

1. Необходимо набрать в двух соседних ячейках первые два значения из ряда чисел, чтобы Excel мог определить их разность.

2. Выделить обе ячейки.

3. Навести указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения. При этом он примет вид черного плюса.

4. Выполнить щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, протянуть рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши конечного значения, которое будет помещено в последнюю ячейку ряда. Протаскивать рамку можно в любом направлении.

5. Отпустить кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился.

Функция автозаполнения очень полезна при копировании формулы в ряд ячеек. Благодаря функции автозаполнения ввести формулы в ячейки можно за несколько секунд. Нужно набрать только первую формулу, а затем протаскиванием рамки за нижний маркер скопировать ее на весь ряд .

При этом адреса ячеек в формулах будут автоматически заменены на нужные (по аналогии с первой формулой).

Список использованной литературы

табличный редактор ячейка автозаполнение

1. Электронный ресурс: http://www.5byte.ru/excel/edit.php

2. Электронный ресурс: http://www.on-line-teaching.com/excel/lsn002.html

3. Электронный ресурс: http://www.kolomna-school7-ict.narod.ru/st40201.htm

Создание новой книги
Открытие книги
Сохранение книги
Закрытие книги
Режимы просмотра книги

• Выделение элементов таблицы

Копирование данных
Перемещение данных
Удаление данных

• Отмена операций

Типы данных

Со структурой окна электронных таблиц мы разобрались, приступим к тому, как вводятся и редактируются данные. В рабочей книге может содержаться произвольное число рабочих листов, в свою очередь, каждый рабочий лист представляет собой рабочее поле, которое состоит из ячеек. В ячейке могут находиться данные одного из трех типов:

• число;
• текст;
• формула (будет рассмотрено в отдельной лекции).

Число . Числовые значения выражают различные количественные соотношения данных определенного типа. Для того чтобы ввести число в ячейку, необходимо сделает ячейку активной, с помощью клавиатуры ввести нужное число, по завершению нажать клавишу Enter . Введенное число в ячейке автоматически выравнивается по правому краю. Числовыми значениями также являются даты и время. Чтобы установить эти форматы, нужно на вкладке Главная в группе Число выбрать команду Числовой формат и в открывающемся меню выбрать денежный/финансовый и т.д. (рис. 2.1).

Рис. 2.1 Открывающийся список меню Числовые форматы

Текст . Текст используется для обозначения числовых данных, заголовков столбцов, для ввода поясняющей информации о рабочей таблице. Текст, который начинается с числа, считается текстом.

Ввод текста в ячейку осуществляется по аналогии с числовыми значениями. Если ввести в ячейку длинный текст, то он, как правило, отображается в строке формул. Достигнув в этой строке правого края окна, символы переноситься на новую, и появляется небольшая полоса прокрутки. Также можно с помощью мыши сделать шире строку формул, потянув за ее нижний край (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Отображение текста в строке формул

Если ячейки, расположенные справа, пусты, MS Excel отобразит текст целиком, заполняя соседние ячейки. Если же соседняя ячейка не пуста, то программа отобразит столько символов текста, сколько возможно (весь текст по-прежнему находится в ячейке, но он не отображается). Чтобы разместить текст в одной ячейке, нужно либо расширить столбец, либо с помощью команды Перенос текста в группе Выравнивание вкладки Главная разместить текст в несколько строк.

Операции с книгами

Создание новой книги

Для создания новой книги следует щелкнуть по кнопке Office и выбрать команду Создать . В появившемся диалоговом окне выбрать Новая книга (Рис. 2.3), а затем нажать кнопку Создать или щелкнуть два раза по значку Новая книга . В результате на Панели задач

появляется кнопка с названием нового файла (Книга 1). Если создано несколько книг, то с помощью Панели задач можно легко переключаться с одной книги на другую.

Рис. 2.3 Диалоговое окно «Создание книги»

Открытие книги

Для открытия существующего документа необходимо нажать кнопку Office и выбрать команду Открыть , после чего откроется диалоговое окно Открытие документа . В поле Папка выбирается папка, в которой расположен нужный документ, затем двойным щелчком левой кнопки мыши открывается нужный файл или выделяется файл и нажимается кнопка Открыть .

Примечание. По умолчанию в поле списка выводятся только файлы, созданные в программе MS Excel . Для вывода других типов файлов или всех файлов необходимо выбрать в поле Тип файлов тип нужного расширения или Все файлы .

Сохранение книги

Для сохранения книги необходимо вызывать команду Сохранить / Сохранить как , нажав на кнопку Office .

При первом сохранении появится диалоговое окно Сохранение документа (Рис.2.4). В поле Папка указывается папка, в которую необходимо сохранить книгу. В поле Имя файла – вводится имя книги (по умолчанию название файла – Книга № ). В поле Тип файла – формат, в котором будет сохранен документ (если это необходимо). Подтверждается сохранение нажатием кнопки Сохранить .

Рис. 2.4 Диалоговое окно «Сохранение документа»

Примечание . На имена файлов накладываются ограничения: длина имени файла не может превышать 254 символов; в имени можно использовать русские, латинские буквы, цифры, символы, кроме / \ < > ? * :

При повторном и последующих сохранении книги нужно нажать кнопку Office и выбрать команду Сохранить , при этом диалоговое окно Сохранение документа не выводится, книга автоматически сохраняется в том же файле и под тем же именем. Чтобы сохранить эту же книгу под другим именем или в другой папке, следует выбрать команду Сохранить как . Книги Microsoft Excel 2007 имеют расширение xlsх .

Закрытие книги

Для закрытия книги необходимо выбрать в меню Файл команду Выход из Excel или нажать кнопку Закрыть в строке заголовка окна.

Режимы просмотра книги

MS Excel позволяет работать с таблицами в нескольких режимах просмотра:

• Обычный – наиболее удобный для выполнения большинства операций, в том числе заполнения таблиц).
• Разметка страниц – удобен для окончательного форматирования таблицы перед распечаткой, то есть показывает как будет выглядеть документ после печати. Просматриваются границы страниц, колонтитулы.
• Страничный режим – предварительный просмотр разрывов страниц перед печатью, то есть в этом режиме разделение страниц отображаются синими линиями, перетягивая которую можно изменять размеры страницы.
• Во весь экран – рабочее поле отображается на весь экран, скрывается лента вкладок, чтобы вернуть ее обратно нужно нажать кнопку Esc .

Для перехода между режимами можно воспользоваться командами вкладки Вид .

Выделение элементов таблицы

Многие команды MS Excel требуют выделения элементов таблицы (ячейка, строка, столбец), которые могут быть задействованы в различных командах.

Для того чтобы выделить одну ячейку, т.е. сделать ее активной, достаточно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши.

Для выделения других элементов таблицы следует использовать следующие способы выделения:

1. выделение нескольких ячеек : сделать активной ячейку, с которой начинается выделение, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить указатель мыши в противоположный угол выделяемой области;
2. выделение большого числа элементов таблицы Shift и, не отпуская ее, щелкнуть мышью в противоположном углу выделяемой области;
3. выделение несмежных элементов таблицы : сделать активной ячейку, с которой начинается выделение, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, продолжить выделение других элементов с помощью левой кнопки мыши;
4. выделение целой строки : щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру строки или активизировать любую ячейку строки и нажать Shift + клавиша Пробел ;
5. выделение целого столбца : щелкнуть левой кнопкой мыши по названию столбца или активизировать любую ячейку столбца и нажать Ctrl + клавиша Пробел ;
6. выделение всей таблицы : щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке, расположенной над цифрой 1 в левом углу рабочего листа или нажать Ctrl + A (Ф ).

Заполнение и редактирование ячеек

Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. Данные появятся в ячейке и отобразятся в строке формул. Для завершения ввода следует нажать Enter или одну из клавиш управления курсором. Процесс ввода данных закончится и активной станет соседняя ячейка.

Чтобы отредактировать данные в ячейке, необходимо:

• сделать ячейку активной и нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть по ней левой кнопкой мыши;
• в ячейке появится текстовый курсор, который можно передвигать клавишами управления курсором;
• внести изменения;
• выйти из режима редактирования, нажав на клавишу Enter .

Внимание ! Перед выполнением любой команды MS Excel следует завершить работу с ячейкой, т. е. выйти из режима ввода или редактирования.

Копирование данных

1 способ

1. Выбрать команду Копировать из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню (вокруг выделенного диапазона появится мигающая рамка).
2. Установить курсор в первую ячейку той области листа, куда требуется скопировать информацию.
3. Выбрать команду Вставить из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню.

2 способ

1. Выделить диапазон, который требуется скопировать.
2. Удерживая нажатой клавишу Ctrl , переместить указателем мыши выделенный диапазон в новую область рабочего листа.

Перемещение данных

1 способ

1. Выбрать команду Вырезать из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню (вокруг выделенного дапазона появится мигающая рамка).
2. Установить курсор в первую ячейку той области листа, куда требуется переместить информацию.
3. Выбрать команду Вставить из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню.

2 способ

1. Выделить диапазон, который требуется переместить.
2. Поместить указатель мыши на рамку выделенного диапазона.
3. Перетащить указателем мыши выделенный диапазон в новую область рабочего листа.

Удаление данных

Для того чтобы полностью заменить данные ячейки достаточно сделать ее активной и ввести новые данные (новые данные заменяют старые). Для удаления содержимого ячейки или диапазона необходимо выделить область и нажать клавишу Delete .

Отмена операций

Для отмены последней операции над данными необходимо на панели быстрого доступа выбрать команду Отменить ввод (Ctrl+Z) . Если щелкнуть на стрелке рядом с этой кнопкой, то откроется список операций, выполненных в текущем сеансе. Щелкнув на имени одной операции, можно отменить ее и все операции, выполненные после нее.

Чтобы вернуть последнюю отмененную операцию, следует на панели быстрого доступа выбрать команду Вернуть .

Действия над элементами таблицы

Вставка столбцов, строк и ячеек

При необходимости можно вставить столбцы, строки и ячейки в созданную таблицу. При вставке существующие данные сдвигаются.

Вставка столбца : щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку столбца (выделить столбец), слева от которого нужно вставить новый. В контекстном меню выбрать команду Вставить (не путайте с командой Вставить , которая добавляет фрагменты из буфера обмена). Существующие данные сдвинутся вправо. Так же можно воспользоваться командой Вставить из группы Ячейки вкладки Главная Вставить столбцы на лист .

Вставка строки : щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку строки (выделит строку), выше которой нужно вставить новую. В контекстном меню выбрать команду Вставить (не путайте с командой Вставить , которая добавляет фрагменты из буфера обмена). Существующие данные сдвинутся вниз. Так же можно воспользоваться командой Вставить из группы Ячейки вкладки Главная . При нажатии на кнопку появится меню, в котором нужно выбрать Вставить строки на лист .

Вставка ячеек : выделить ячейку или диапазон ячеек, где должны появиться новые ячейки. В контекстном меню выбрать команду Вставить… . В появившемся окне Добавление ячеек выбрать как нужно вставить ячейки со сдвигом вправо или вниз. Также можно воспользоваться командой Вставить из группы Ячейки вкладки Главная . При нажатии на кнопку появится меню, в котором нужно выбрать Вставить ячейки .

Удаление столбцов, строк и ячеек

Выделить полностью строки, столбцы или ячейки, содержащие данные, которые требуется удалить. На вкладке Главная в группе Ячейки выбрать команды Удалить и, нажав на кнопку , выбрать нужную команду. Существующие данные переместятся. Также можно в контекстном меню выбрать команду Удалить , а затем в появившемся диалоговом окне Удаление ячеек указать, что требуется удалить – ячейку, строку, столбец.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

Изменение ширины столбцов : установить указатель мыши на границе заголовков столбцов (указатель примет вид черного крестика), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, задать ширину столбца. Также можно воспользоваться контекстным меню, для этого щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выбрать команду Ширина столбца

Изменение высоты строк: установить указатель мыши на границе нумерации строк (указатель примет вид черного крестика), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, задать высоту строки. Также можно воспользоваться контекстным меню, для этого щелкнуть правой кнопкой мыши по номеру строки и выбрать команду Высота строки , в появившемся диалоговом окне задать нужное значение.

Примечание . Если данные не помещаются в строку или столбец, можно их автоматически выронить. Для этого достаточно щелкнуть два раза левой кнопкой мыши на границе столбцов / строк в области их обозначения (название столбцов или нумерация строк).

Задания для самостоятельной работы

1. Запустите программу MS Excel .

2. Переименуйте Лист1 в Данные .

3. Добавьте новый лист и переместите его в конец рабочей книги.

4. На Листе 2 оформите таблицу по образцу (задайте нужную ширину столбцов):

5. Добавьте в таблицу первую строку и внесите в нее название таблицы «Оптимальное потребление кальция »

6. Скопируйте первый столбец таблицы (диапазон ячеек А2:А12) на лист 2.

7. Сохраните данный файл в папке Мои документы под именем Потребление кальция .

8. Закройте программу.

Существует два типа данных, которые можно вводить в ячейки листа Excel - константы и формулы .

Константы в свою очередь подразделяются на: числовые значения, текстовые значения, значения даты и времени, логические значения и ошибочные значения.

Числовые значения

Числовые значения могут содержать цифры от 0 до 9 , а также спецсимволы: + - Е е () . , $ % /

Для ввода числового значения в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу Enter. После этого число будет записано в ячейку. По умолчанию после нажатия Enter активной становится ячейка, расположенная на строку ниже, но командой "Сервис"-"Параметры" можно на вкладке "Правка" установить необходимое направление перехода к следующей ячейке после ввода, либо вообще исключить переход. Если после ввода числа нажать какую-либо из клавиш перемещения по ячейкам (Tab, Shift+Tab…), то число будет зафиксировано в ячейке, а фокус ввода перейдет на соседнюю ячейку.

Рассмотрим особенности ввода числовых значений, использующих спецсимволы.

1. Если надо ввести отрицательное число, то перед числом необходимо поставить знак "-" (минус).
2. Символ Е или е используется для представления числа в экспоненциальном виде. Например, 5е3 означает 5*1000, т.е. 5000.
3. Числа, заключенные в скобки интерпретируются как отрицательные, даже если перед числом нет знака минуса. Т.е. (40) - для Excel означает -40.
4. При вводе больших чисел для удобства представления между группами разрядов можно вводить пробел (23 456,00). В этом случае в строке формул пробел отображаться не будет, а в самой ячейке число будет с пробелом.
5. Для ввода денежного формата используется знак доллара ($).
6. Для ввода процентного формата используется знак процента (%).
7. Для ввода даты и дробных значений используется знак косой черты (/). Если Excel может интерпретировать значение как дату, например 1/01, то в ячейке будет представлена дата - 1 января. Если надо представить подобное число как дробь, то надо перед дробью ввести ноль - 0 1/01. Дробью также будет представлено число, которое не может быть интерпретировано как дата, например 88/32.

Иногда возникает необходимость ввода длинных чисел. При этом для его отображения в строке формул используется экспоненциальное представление не более чем с 15 значащими цифрами. Точность значения выбирается такой, чтобы число можно было отобразить в ячейке.

В этом случае значение в ячейке называется вводимым или отображаемым значением.

Значение в строке формул называется хранимым значением.

Количество вводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина недостаточна, то Excel либо округляет значение, либо выводит символы ###. В этом случае можно попробовать увеличить размер ячейки.

Текстовые значения

Ввод текста полностью аналогичен вводу числовых значений. Вводить можно практически любые символы. Если длина текста превышает ширину ячейки, то текст накладывается на соседнюю ячейку, хотя фактически он находится в одной ячейке. Если в соседней ячейке тоже присутствует текст, то он перекрывает текст в соседней ячейке.

Для настройки ширины ячейки по самому длинному тексту, надо щелкнуть на границе столбца в его заголовке. Так если щелкнуть на линии между заголовками столбцов А и В, то ширина ячейки будет автоматически настроена по самому длинному значению в этом столбце.

Если возникает необходимость ввода числа как текстового значения, то перед числом надо поставить знак апострофа, либо заключить число в кавычки - "123 "123".

Различить какое значение (числовое или текстовое) введено в ячейку можно по признаку выравнивания. По умолчанию текст выравнивается по левому краю, в то время как числа - по правому.

При вводе значений в диапазон ячеек ввод будет происходить слева-направо и сверху-вниз. Т.е. вводя значения и завершая ввод нажатием Enter, курсор будет переходить к соседней ячейке, находящейся справа, а по достижении конца блока ячеек в строке, перейдет на строку ниже в крайнюю левую ячейку.

Изменение значений в ячейке

Для изменения значений в ячейке до фиксации ввода надо пользоваться, как и в любом текстовом редакторе, клавишами Del и Backspace. Если надо изменить уже зафиксированную ячейку, то надо дважды щелкнуть на нужной ячейке, при этом в ячейке появится курсор. После этого можно производить редактирование данных в ячейке. Можно просто выделить нужную ячейку, а затем установить курсор в строке формул, где отображается содержимое ячейки и затем отредактировать данные. После окончания редакции надо нажать Enter для фиксации изменений. В случае ошибочного редактирования ситуацию можно "отмотать" назад при помощи кнопки "Отменить" (Ctrl+Z).

Защита данных в ячейках

Для защиты отдельных ячеек надо воспользоваться командой "Сервис"-"Защита"-"Защитить лист". После включения защиты изменить заблокированную ячейку невозможно. Однако, не всегда необходимо блокировать все ячейки листа. Прежде чем защищать лист, выделите ячейки, которые надо оставить незаблокированными, а затем в меню "Формат" выберите команду "Ячейки". В открывшемся окне диалога "Формат ячеек" на вкладке "Защита" снимите флажок "Защищаемая ячейка". Следует иметь ввиду, что Excel не обеспечивает индикации режима защиты для отдельных ячеек. Если необходимо отличать заблокированные ячейки, можно выделить их цветом. В защищенном листе можно свободно перемещаться по незаблокированным ячейкам при помощи клавиши Tab.

Скрытие ячеек и листов

Чтобы включить режим скрытия формул, надо:

• выделить нужные ячейки;
• выбрать "Формат"-"Ячейки" (Ctrl+1);
• на вкладке "Защита" установить флажок "Скрыть формулы";
• выбрать "Сервис"-"Защита"-"Защитить лист";
• в окне диалога "Защитить лист" установить флажок "Содержимого".

После этого при активизации ячеек, содержащих скрытые формулы, эти самые формулы не выводятся в строке формул, хотя результаты вычислений видны.

При желании можно скрыть весь лист. При этом все данные листа сохраняются, но они не доступны для просмотра.

Чтобы скрыть лист книги надо щелкнуть на ярлычке листа и выбрать команду "Формат"-"Лист"-"Скрыть". После скрытия листа в подменю "Лист" появится команда "Отобразить", с помощью которой можно сделать лист опять видимым.

Для удаления защиты листа или книги надо выбрать команду "Сервис"-"Защитить"-"Снять защиту листа/книги".

Лаб. Раб. №10

Создание и форматирование таблиц в MS Excel

1. Цель и содержание: научиться проводить основные операция с рабочими листам в MS Excel, содержащие экономические показатели и финансовые результаты деятельности предприятий; выполнять вычисления по заданным формулам с использованием табличного процессора.

Теоретическое обоснование

Excel – это программа обработки электронных таблиц. Она может быть использована для организации сложных расчетов, представления табличных данных в виде диаграмм, проведения сортировки и манипулирования большими объемами информации. Электронные таблицы предназначены для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме - это двумерные массивы, состоящие из столбцов и строк. MS Excel позволяет автоматизировать обработку табличных данных . С помощью таблиц MS Excel можно выполнять различные экономические, бухгалтерские расчеты, строить разного рода диаграммы, проводить анализ, моделировать и оптимизировать решение различных производственных ситуаций и т.д.

2.1 Ключевые понятия электронных таблиц

Рабочая книга - является основным документом MS Excel. Она хранится в файле с расширением xlc. Каждая книга по умолчанию содержит 16 рабочих листов. Листы предназначены для создания и хранения таблиц, диаграмм, макросов. Лист рабочей книги Excel имеет матричную структуру. Имя столбца и номер строки, которым одновременно принадлежит ячейка, однозначно определяют ее адрес: А1 - адрес ячейки, находящейся в столбце А и первой строке. Ячейка является наименьшей структурной единицей для размещения данных внутри рабочего листа. Каждая ячейка может содержать данные в виде текста, числовых значений, формул или параметров форматирования. При вводе данных MS Excel автоматически распознает тип данных и определяет перечень операций, которые могут с ними производиться. Существует два способа записи адресов ячеек в таблице:

1) Указанием буквы столбца и номера строки таблицы, перед которым может записываться знак $, указывающий на абсолютную адресацию, например: C5, J$1 , $K$3. Этот способ используется по умолчанию и называется стилем А1.

2) Указанием номера строки и номера столбца, следующих после букв R и C, соответственно. Такой способ называется "R1C1".

Интерфейс MS Excel

Программу Microsoft Excel можно запустить тремя способами: с помощью меню ПУСКоперационной системы Windows; с помощью ярлыка Excel на рабочем столе Windows; через программу Проводник Windows. Вид главного окна Excel, которое показывается пользователю непосредственно после запуска программы, представлен на рис. 1.1.

Структура окна Excel состоит из следующих элементов.

Строка заголовка – верхняя строка экрана; в этой строке находится имя приложения - Microsoft Excel, а за ним имя рабочей книги – Книга 1. Число 1 указывает на то, что Excel может работать с несколькими рабочими книгами.

Среди основных интерфейсных элементов окна могут быть названы:

- Строка меню и расположенные на ней меню основных режимов (иерархические раскрывающиеся списки). Строка меню находится под строкой заголовка. В строке меню перечислены команды: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, Справка. Каждая команда объединяет набор подкоманд, имеющих общую функциональную направленность.

- Панель инструментов , содержащая значки, кнопки, раскрывающиеся списки, благодаря которым возможен быстрый доступ к часто используемым командам и настройкам. По умолчанию, если не сделано определенных установок, Excel выводит на экран панели Стандартная и Форматирование . Панель инструментов Стандартная содержит кнопки со значками. Значки – это команды, которые можно найти и в меню. Для быстрого доступа к часто используемым командам удобно пользоваться панелью инструментов.

Панель инструментов Форматирование содержит сокращенные обозначения самых употребительных операций, выполняемых при оформлении текста.

Рисунок 1 Стандартный вид окна электронной таблицы

Чтобы узнать название кнопки или пиктограммы, нужно подвести к ней указатель мыши - Excel выдаст подсказку. Чтобы вывести на экран дополнительные панели инструментов, нужно воспользоваться командой ВИД>Панели инструментов, где выбрать необходимую панель. Или вызвать список панелей инструментов с помощью контекстно-зависимого меню.

Строка ввода данных. В программе Excel строка ввода данных называется строка формул . Строка формул находится под панелью Форматирование и используется для ввода и редактирования данных в ячейке таблицы. В ней отображается содержимое активной ячейки. Строка состояния - отображает сведения о выбранной команде или выполняемой операции, а также справочную информацию о включенных функциональных клавишах.

Многие операции в Excel (например, удаление, вставка, копирование) выполняются с помощью Контекстно-зависимого меню , которое может быть вызвано щелчком правой клавиши мыши на активном объекте.

Перемещение по листу

В каждый конкретный момент нам визуально может быть доступна лишь некоторая часть данных электронной таблицы. В связи с этим особое значение приобретают навигационные возможности программы.

Перемещаться по листу рабочей книги можно с помощью: клавиатуры (стрелки управления курсором); мыши (полосы прокрутки); команды меню ПРАВКА>Перейти. В диалоговом окне Переход в поле Ссылка указать адрес нужной ячейки, чтобы перейти к определенной ячейке нужного рабочего листа. Основные возможности по перемещению внутри отдельного листа описаны в таблице 1.

Для перемещения между листами рабочей книги можно либо воспользоваться кнопками навигации, либо непосредственно выбрать с помощью мыши ярлычок нужного листа.

Таблица 1

Перемещение по рабочему листу. Активной ячейкой называется ячейка, в которую вводится информация (текст, число, формула). Активную ячейку можно изменить, для этого: передвинуть указатель мыши в ячейку, которая должна быть активной, и щелкнуть по ней мышью; либо выбрать в меню команду ПРАВКА>Перейти.

Выделение столбца – осуществляется щелчком мыши по имени столбца. Выделение строки – осуществляется щелчком мыши по номеру строки. Выделение нескольких ячеек: для того чтобы выделить смежные ячейки , удерживая левую клавишу мыши, переместите указатель мыши из одного угла диапазона в другой; для выделения несмежных ячеек выделите первую ячейку или первый диапазон ячеек, а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl , последовательно выделите остальные ячейки или диапазоны.

Для выделения всей таблицы – нажмите кнопку, находящуюся на пересечении заголовков строк и столбцов.

Технология ввода данных в MS Excel

Ячейка предназначена для того, чтобы хранить различные значения различных типов. Она имеет уникальный адрес, может иметь имя, может иметь и менять значения.

Интервал (блок, диапазон) ячеек - прямоугольная область смежных или несмежных ячеек. Он задается указанием адреса верхней левой и правой нижней ячеек, разделенных символом двоеточие. Например: A2:G4 .

Примечание: выделение несмежного диапазона ячеек производится с помощью мыши при нажатой клавише Ctrl.

Ячейки имеют заданный формат, который можно установить с помощью команды ФОРМАТ>Ячейки (рис. 2). Эта команда имеет несколько вкладок. В ячейки можно вводить данные различных типов: текст, числа, даты, время, формулы (которые могут включать в себя числа, знаки арифметических, логических или других действий, производимых с данными из других ячеек, адреса ячеек или их имена, имена встроенных функций). Текст по умолчанию выравнивается по левому краю, а числа - по правому.

Ввод данных – одна из основных операций при работе с электронной таблицей. Каждая ячейка таблицы может быть заполнена данными, имеющими различный характер: число, текст, формула .

Рисунок 2. Управление форматом ячеек

Для ввода данных в ячейку таблицы необходимо выполнить следующее: активизировать ячейку; ввести данные (текст, число, формулы), используя клавиатуру; подтвердить ввод: нажав клавишу ввода Enter ; нажав кнопку перед Строкой формул ; щелчком мыши на другой ячейке; выйдя из текущей ячейки с помощью клавиш управления курсором.

Ввод чисел . Excel интерпретирует введённое содержимое ячейки в качестве числового значения, если оно состоит только из цифр. В числовых значениях можно использовать некоторые специальные символы: «-» - ввод отрицательного числа. Если числовое значение при вводе заключено в круглые скобки, программа автоматически преобразует его в отрицательное число; «+» - при вводе положительных чисел этот знак опускается; «,» - если перед числом или в числе введена одна запятая, то программа воспримет её в качестве десятичной запятой; «%» - при вводе числа ячейке можно присвоить процентный формат. Для этого после числа необходимо указать символ процента. При выполнении вычислений Excelразделит отображённое в ячейке значение на 100; «р.» - при вводе числа ячейке можно присвоить денежный формат. Для этого после числа указывается символ денежной единицы. При правильном вводе символа в числовом значении Excel выравнивает его по правому краю ячейки.

Ввод текста . Любые вводимые данные, которые программа не воспринимает в качестве числового значения, значения даты, времени и в качестве формулы интерпретируется программой, как текст. Текст, в отличие от чисел, изображается выровненным по левому краю. Длинный текст можно разбить в ячейке на несколько строк, задавая нажатием сочетания клавиш Alt + Enter переход к новой строке.

В Excel существует несколько способов, которые позволяют упростить и ускорить процесс ввода данных : повторный ввод (копирование) уже существующих данных; автозаполнение; ввод прогрессий.

Для копирования данных следует: выделить ячейку; подвести указатель мыши к маркеру автозаполнения (знак «+») и перетащить рамку выделения по всем тем ячейкам, в которые вы хотите скопировать данные.

Аналогичного результата можно добиться, если воспользоваться командой ПРАВКА>Заполнить и указать направление копирования.

Автозаполнение - заполняет выделенные ячейки выбранными (либо созданными дополнительно) последовательностями.

Функция ввода прогрессий позволяет оперативно создавать последовательности из возрастающих (убывающих) по арифметическому или геометрическому закону чисел, дат и т.п. Для создания прогрессии необходимо: ввести значение первого элемента прогрессии в выбранную базовую ячейку; выделить блок ячеек, которые должны будут занять члены прогрессии (либо в дальнейшем придется указать значение последнего элемента); выполнить команду ПРАВКА>Заполнить> Прогрессия ; в появившемся диалоговом окне Прогрессия указать тип и параметры формируемой последовательности значений.

Исправление содержимого ячейки. До подтверждения ввода данных: используя клавишу Backspace; используя клавишу Del; кнопкой – отмена.

Подтвержденные данные, активизировав ячейку далее необходимо: нажать клавишу F2 и произвести исправления непосредственно в ячейке; установить курсор мыши вСтроке формул и произвести исправления.

Удаление содержимого ячейки. Ячейка на экране имеет несколько уровней: Изображение , Формат , Формула , Имя .Для удаления содержимого ячейки необходимо: выполнить команду ПРАВКА> Очистить , а затем выбрать один из уровней; использовать клавишу Del ; с помощью команды контекстного меню Очистить содержимое .

Для удаления строки / столбца : выполнить команду ПРАВКА>Удалить; с помощью команды контекстного меню Удалить .

Копирование данных. При необходимости содержимое ячейки можно скопировать и вставить в другое место. Для этого нужно активизировать ячейку, скопировать ее в буфер обмена, затем выделить область (ячейку или диапазон ячеек) для вставки и вставить содержимое буфера обмена. Существует несколько способов копирования и вставки: через команды меню ПРАВКА>Копировать , затем ПРАВКА>Вставить ; через команды контекстного меню Копировать и Вставить ; используя соответствующие кнопки на панели инструментов; метод перетаскивания : курсор мыши подвести под нижний правый угол ячейки, при этом курсор изменит свою форму (+), удерживая левую клавишу мыши, перевести курсор мыши на рядом стоящие ячейки и отпустить клавишу мыши.

Формулы

Формула - это выражение, состоящее из операндов, которое используется для выполнения вычислений над имеющимися данными. Каждая формула начинается с символа равно «=». В качестве операндов могут быть: числа, логические значения, ссылки на адреса ячеек (диапазон ячеек), встроенные функции, которые соединяются с помощью символов операций – сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень. Сама формула – это тоже значение (результат вычислений), которое хранится в ячейке рабочего листа.

Основные операторы в формулах и их иерархия описаны в таблице 2. Excel выполняет вычисления последовательно, в зависимости от их иерархии. Если формула содержит несколько операторов с одинаковым уровнем приоритета, они будут обработаны слева направо. Если последовательность вычислений, определяемая приоритетами используемых в формуле операторов, должна быть изменена, то нужно использовать круглые скобки. Представленные в скобках выражения будут обработаны в первую очередь.

Таблица 2. ОПЕРАТОРЫ В ФОРМУЛАХ И ИХ ИЕРАРХИЯ

Если формула содержит несколько операторов, то они будут обработаны в следующей последовательности: знак отрицательного числа (-); оператор определения процента (%); возведение в степень (^); умножение и деление (*,/); сложение и вычитание (+,-); объединение текста (&).

Ввод формул. Технические возможности Excel позволяют создавать достаточно сложные формулы. С помощью формул можно выполнять вычисление и анализ данных рабочего листа. Любой ввод данных, начинающийся со знака «=», интерпретируется Excel как формула. В строке формул ввода отображается сама формула, а в ячейке виден результат вычисления. Формулы практически всегда содержат ссылки на ячейки, содержимое которых используются в вычислениях. В формуле могут использоваться имена диапазонов ячеек или заголовки.

2.2.4 Оформление рабочего листа

Шрифты .Различные виды и размеры шрифта, предлагаемые Excel, позволяют эффективно оформить таблицу. Существует несколько способов выбора шрифта. выбрать команду ФОРМАТ>Ячейки> Шрифт; выполнив команду контекстно-зависимого меню Формат ячеек> Шрифт ; воспользовавшись кнопками панели инструментовФОРМАТ> Шрифт иРазмер.

Форматирование. Выравнивание содержимого ячейки или ячеек по левому краю, по правому краю, по центру и т.д. выполняется с помощью соответствующих кнопок панели инструментов ФОРМАТ или с помощью закладки Выравнивание диалогового окна Формат .

Выбор цветов позволяет получить большую наглядность при работе с таблицей. Для выбора и установки цвета необходимо выбрать закладку Вид диалогового окна Формат

Обрамление .С целью выделения отдельных элементов таблицы (заголовок, столбцов, строк, ячеек) используется обрамление. Для установки границ диапазона необходимо выбрать закладку Граница диалогового окна Формат или соответствующие кнопки панели инструментов.

- 2.2.5 Завершение работы приложения. Чтобы корректно завершить работу с Excel также существует несколько способов: с помощью команды ФАЙЛ>Выход ; щелчком на кнопке Закрыть или выполнив команду ФАЙЛ>Закрыть.

Если была открыта электронная таблица и в неё вносили изменения, Microsoft Excel при выходе сохранит их автоматически, однако, если эти операции затронули структуру каких-либо объектов таблицы, программа дополнительно запросит подтверждение для всех внесённых изменений.

Похожая информация.

Типы данных

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.

Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.

Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Любая формула начинается со знака (= ). Если в ячейку введена формула, то по умолчанию ячейка будет показывать результат расчета.

Ввод данных в ячейку

Данные набираются непосредственно в активной ячейке, при этом они отображаются в строке формул. Также данные могут набираться и в строке формул.

Ввод данных

1. Щелкните по ячейке.
2. Введите данные, например "Отчет за 2001 год".
3. Нажмите клавишу Enter .
4. Для отмены ввода нажмите Esc .

При вводе в строке формул щелкните кнопку Enter - √ для подтверждения, а для отмены ввода нажмите кнопку Отмена - × .

Нажатие клавиш перемещения курсора или щелчок по другой ячейке Сбудет всегда приводить к сохранению набранных данных в активной ячейке перед перемещением к следующей.

Текст, ширина которого слишком велика, чтобы вместиться в текущую ячейку, будет зрительно накладываться на соседние ячейки, хотя фактически он будет содержаться в одной ячейке. Excel ограничивает текст или формулы в ячейке длиной в 255 символов.

Числа, которые слишком велики, чтобы быть показанными внутри текущей ячейки, будут отображаться как последовательность символов # # # # . Чтобы показать числовое значение в ячейке, надо увеличить ширину столбца (см. раздел "Форматирование ячеек").

Удалить содержимое ячейки можно с помощью клавиши Delete .

Выделение ячеек

Множество операций, таких, как вставка строк или столбцов, удаление, копирование или перемещение ячеек, требует выделения одной или нескольких ячеек перед началом операции.

Область выделения может быть как отдельной ячейкой, так и занимать целую рабочую книгу. Активная ячейка всегда является частью выделенной области. Область выделения должна быть прямоугольной и может быть определена как:

• одна или несколько ячеек;
• один или несколько столбцов;
• одна или несколько строк;
• один или несколько рабочих листов.

Табл. 17 иллюстрирует некоторые из возможных комбинаций.

Таблица 17 . Обозначения областей таблицы.