Задачи комплексных систем автоматизации доу. Автоматизация документационного обеспечения управления Автоматизированные технологии в доу
Управленческая документация является основой деятельности современной организации - в документах сосредоточивается до 85% информационных ресурсов практически любой структуры управления. В связи с этим процессы документирования и документооборота приобрели самодовлеющий характер и требуют собственных автоматизированных систем управления.
За последние 10-15 лет офисная автоматизация пережила революцию в области работы с документами. Если раньше система автоматизации делопроизводства рассматривалась как система автоматизации деятельности преимущественно технического персонала канцелярий, секретариатов, архивов, связанной с подготовкой, регистрацией, перемещением, контролем исполнения и поиском документов, то теперь составлением и пересылкой документов с помощью ПК, объединенных в сети, занимаются сами авторы и исполнители документов. Они теперь являются непосредственными участниками технологий документационного обеспечения - с момента создания документов до контроля исполнения и работы с документным архивом. Система автоматизации документирования и документооборота стала решающим инструментом повышения эффективности труда сотрудников, участвующих в принятии решений, и, соответственно, деятельности организации в целом.
В настоящее время организация, которая хочет получить современные решения по созданию автоматизированной технологии ДОУ, имеет достаточно широкий выбор - от приобретения индивидуально разработанных информационных систем в случае крупных организаций до готовых комплексных систем - для небольших и средних по масштабам организаций.
Организациям, поставившим перед собой цель автоматизировать делопроизводство, приходится решать ряд проблем. Приведем некоторые из них:
В организациях нередко нет четкого понимания того, что собственно следует автоматизировать в технологии делопроизводственных процессов. Сказывается отсутствие специалистов, одновременно разбирающихся в делопроизводстве и хорошо знающих рынок и возможности программных систем в области автоматизации документационного обеспечения управления. Рекламная информация бедна по содержанию и далеко не всегда соответствует истине, отсутствие единой терминологии мешает взаимопониманию заказчика системы и ее производителя и т. д.;
Организации предстоит выработать и осуществить серьезным комплекс мероприятий по упорядочению управленческих процессов и отражающих их процедур делопроизводства. Требуется упорядочить распределение обязанностей, делегирование полномочий, установить четко, кто какие задачи решает и на каком уровне, определить порядок согласования документов, их утверждение и подписание и т. д., т. е. в конечном счете - оптимизировать систему управления;
Организациям при внедрении автоматизации ДОУ необходимо определиться в выборе одного из двух подходов, которые условно документоведы называют «российским» и «западным».
Традиционно российская технология работы с документами пред-полагает три уровня иерархии: руководитель организации - служба делопроизводства - исполнитель. Западные традиции связаны с персональной ответственностью исполнителя за документ и со-ответствующие решения по нему, поэтому содержат два уровня иерархии: руководитель высшего звена управления - исполнитель (менеджер).
Российская традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также детально регламентированной и централизованно контролируемый «доархивный» документооборот. Технология ДОУ во многом закреплена в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях. Производится отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках.
Традиции западного делопроизводства связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово «документооборот»). Регистрация документов производится непосредственно исполнителем, отсутствует централизованный контроль исполнения. Предметом регламентации в традиционных западных системах управления документами является систематизированное хранение уже исполненных документов (подобно отечественному архивному хранению). Именно исходя из такой традиции и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами. Отсюда сложность использования технологий электронного документооборота в российском делопроизводстве на базе западных программных систем. Требуется соответствующая адаптация западных продуктов к российским условиям, сложившимся в течение столетий.
При выборе варианта автоматизации ДОУ организация-заказчик должна сделать выбор между двумя классами систем управления документами - Workflowи Groupware.
Оба класса систем ориентированы на автоматизацию коллективной работы в офисе. Вместе с тем при выборе методологии построения автоматизированной системы в конкретной организации следует учесть, насколько она соответствует принятому в ней стилю управления и системе менеджмента.
Дело в том, что к системам типа Workflow относятся системы, ориентированные на автоматизацию работы целой корпорации (т. е. на совместную работу нескольких рабочих групп), поддерживающие четкое разделение по бизнес-процессам и маршрутизации работ в сети исполнителей. Применительно к документообороту это означает, что соответствующая документация жестко привязана к управленческим процедурам на основе распределения функций между сотрудниками управленческого аппарата. Документооборот в данном случае как бы накладывается на технологические процедуры управления. Системы типа Workflow более приемлемы дня крупных организаций и государственных структур.
К типу Groupware относятся системы, в которых отсутствует жестко заданная схемабизнес- процессов и которые предназначены для функционирования в небольшом коллективе - рабочей группе (5-100 чел.). Элементами Groupware являются электронная почта, база документов, коллективный органайзер.
Выбор организацией автоматизированной системы управления документами в конечном счете должен исходить из состава необходимых требований к предлагаемым на рынке программным продуктам, которые можно свести к следующим характеристикам:
Используемые технологии делопроизводства;
Соответствие основным задачам делопроизводства;
Функциональные характеристики систем (функциональная полнота, открытость и др.);
Программная реализация (поддержка распределенного режима и др.);
Стоимостные показатели.
Выше были кратко охарактеризованы технологии делопроизводства, базирующиеся на российской и западной традициях. Коснемся далее кратко характеристик программных систем соответствующего направления.
Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы на использование в государственных учреждениях и организациях, они сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной структуре управления. Задача таких систем сводится к обеспечению сопровождения бумажного документооборота, снижению трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако данные системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов документирования и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными мостиками для постепенного перехода от бумажных к безбумажным технологиям. К системам автоматизации ДОУ по данной технологии относятся:
Система ДЕЛО (продукт компании «Электронные офисные системы»);
Система «Золушка-\\"1!\и. Служебная корреспонденция (НТЦ ИРМ, Москва).
В подпункте 7.8.4 будут подробнее представлены функциональные возможности систем ДЕЛО.
Программные системы западного направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что в свою очередь предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.
Основной особенностью «западной» технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем. Как правило, система поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика «коробочного» продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение.
При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры сотрудников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач, в соответствии с ролью каждого работника в той или иной процедуре документооборота организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по структуре организации, т. е. по ее подразделениям и отдельным работникам.
К системам данного направления в Российской Федерации широко представлены следующие три класса автоматизированных информационных систем:
Системы, разработанные российскими фирмами на базе СУБД: «Lan- Docs»- АО «Ланит»; OPTIMA-WorkFlow- компания «Оптима»; «Кодекс» - ГП «Центр компьютерных разработок»; «AquaDoc» - компания «Аквариус Консалтинг» и т. д.;
Системы, разработанные российскими фирмами с использованием технологии LotusNotes: «СompanyMedia» - компания «Интер Траст»; «БОСС-Референт» - компания Ай Ти; «Эскадо» - ЗАО Интерпроком ЛАН и др.:
Русифицированные версии популярных западных систем: «Documentum 4i» - компания Documentum; «DOCSOpen»- компанияHummingbird»; «LotusDomino\ Notes»- корпорация IBN; «DocuLive»- концерн Siemens; «WorkEхpeditor»- корпорация Compaq и т.д.
Для сравнения далее в п. 7.8.4 и п. 7.8.5 приводятся характеристики двух программных систем - «ДЕЛО» и «БОСС-Референт» , ориентированных соответственно на российские и западные технологии документирования и документооборота.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Информационные системы электронного документооборота, их роль в системе управления. Повышение эффективности организации ООО "Валга" за счет использования информационных технологий при организации документационного сопровождения деятельности менеджера.
дипломная работа , добавлен 13.01.2015
Организационная структура Минского автомобильного завода. Программное обеспечение информационных технологий в системе управления предприятием, функциональные подсистемы. Классификация современных автоматизированных информационных систем управления.
контрольная работа , добавлен 11.11.2010
Нормативно-методическая база организации документационного обеспечения. Термины и определения в делопроизводстве. Делопроизводственные функции системы управления персоналом. Документирование оценки деятельности персонала, организация документооборота.
реферат , добавлен 21.03.2010
Проблемы автоматизации документооборота, бухгалтерского учета и других формализованных процессов управления производством. Современное состояние информационных технологий в России, методы внедрения IT как инструмента управления экономикой предприятия.
курсовая работа , добавлен 02.08.2015
Появление понятия "документационное обеспечение управления". Способы документирования (запечатления информации). Требования к оформлению организационно-распорядительных документов и архивного их хранения. Постановление: оформление и состав реквизитов.
контрольная работа , добавлен 30.12.2012
Понятие информационных систем управления предприятием, оценка их роли и значения, проблемы и задачи в процессе внедрения. Анализ и оценка использования информационных технологий на исследуемом предприятии, разработка путей его совершенствования.
дипломная работа , добавлен 16.02.2012
Значение информационных технологий в управлении предприятием. Характеристика систем автоматизации управления предприятием. Организационная структура ООО "Четыре сезона". Краткий обзор существующих систем. Выбор и эксплуатация информационной системы.
курсовая работа , добавлен 11.01.2011
Основные понятия автоматизации ДОУ Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление. Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.
Основные понятия автоматизации ДОУ Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур. Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации. Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.
Задачи, решаемые в ДОУ Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов). Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов). Систематизация архива документов.
Простая деловая процедура продажи товара клиенту 1) клиент звонит в компанию для размещения заказа; 2) заказ регистрируется в базе данных клиентов; 3) выписывается счет на товар; 4) счет передается в бухгалтерию; 5) бухгалтерия получает деньги за товар, что фиксируется в бухгалтерской системе; 6) товар отгружается со склада, что отмечается в складской базе данных; 7) выписывается счет-фактура и накладная на товар; 8) товар отгружается клиенту; 9) счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.
Категории систем автоматизации ДОУ системы workflow (автоматизации деловых процедур); системы groupware (коллективной работы); системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов); системы электронной почты (служат для обмена документами).
Проблемы автоматизации ДОУ в России отсутствие законченных продуктов для автоматизации российского делопроизводства; отсутствие активного спроса на средства автоматизации деловых процедур; путаница в позиционировании продуктов западных производителей для целей автоматизации делопроизводства и т. д.
Проблемы, возникающие с ростом масштабов предприятия Руководство теряет целостную картину происходящего. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.
Проблемы, возникающие с ростом масштабов предприятия Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников. Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль.
Задачи по совершенствованию организации ДОУ Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ). Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор продуктов.
Группы операций ведения кадрового учета при бумажном документообороте учет и хранение первичных документов, входящих в личное дело; формирование, проведение и хранение приказов по личному составу; подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов; хранение копий приказов по основной деятельности.
Положительные эффекты интеграции кадрового учета и СЭД Защита передаваемых данных. Качественно проработанные в САДД механизмы ввода больших количеств бумажных документов. Для текущей работы кадровику необходимо своевременно получать копии отдельных приказов по основной деятельности. САДД предоставит кадровику своевременно и в любой удобный момент копии всех необходимых приказов.
Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за ведение делопроизводства, недостаточна и требует повышения ее уровня. Чрезвычайно велики запросы пользователей на совершенствование программ автоматизации делопроизводства и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.
Одним из средств реализации комплексной системы управления организацией, оптимизации ее внутренних бизнес-процессов является автоматизация документационного обеспечения управления, что позволяет определить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Эффективность документационного обеспечения управления в значительной степени влияет на успешность протекания управленческих процессов. Как следствие, возникает необходимость совершенствования форм и методов работы с документами.
Под автоматизацией
в широком смысле понимается применение автоматических устройств, работающих по заданной программе и частично или полностью замещающих человека в какой-либо сфере деятельности.
Под системой автоматизации документационного обеспечения управления
(ДОУ)
следует понимать любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач документирования, организации работ с документами и документооборота, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы управление в данной организации осуществлялось в соответствии с требованиями нормативно-методических документов.
Можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации ДОУ
) разработка оригинальной системы автоматизации системы ДОУ;
) инсталляция типовой системы автоматизации ДОУ;
) настройка инструментальных средств автоматизации ДОУ.
Разработка оригинальной системы автоматизации ДОУ подразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации. При этом максимально учитываются особенности этой организации, что делает новую систему удобной в использовании. Правда, процесс программирования в этом случае имеет ряд недостатков. Он продолжителен и дорог, а также обладает тенденцией терять управляемость, из-за чего, потратив много времени и денег, можно выяснить, что разработанная система не соответствует выдвигаемым требованиям и нужно начинать все с начала.
Инсталляция типовой системы автоматизации ДОУ является в этом смысле полной противоположностью разработки оригинальной системы. Компании - производители систем автоматизации ДОУ разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях. Такие системы реализуют некоторый общий набор функций работы с документами, недороги и внедряются в минимальные сроки. Казалось бы, очень удобный подход, но и он имеет свои недостатки. Дело в том, что хотя требования к организации ДОУ по всей Республике Беларусь одинаковы, они весьма укрупнены, а способы реализации значительно варьируются. В связи с этим появляется необходимость расширения набора функций, что в типовой системе непросто, а зачастую невозможно сделать.
Настройка инструментальных средств автоматизации ДОУ является промежуточным вариантом между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций (как во втором случае), а с другой - она строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации. Такая адаптация позволяет учитывать особенности конкретной организации (как в первом случае).
Этапы внедрения автоматизированных технологий обработки, создания, использования и хранения документов. Эволюция этих технологий и их влияние на процессы документирования. Изучение особенностей и закономерностей работы с документами, зафиксированными на новых носителях информации (машиночитаемые документы, электронные документы).
Создание общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС), автоматизированных отраслевых систем управления (АСУ). Типовая система документационного обеспечения управления (ТСДО). Создание автоматизированных информационно-поисковых систем по учетной и статистической документации, автоматизированных систем контроля исполнения документов (АСКИД).
Тема 2. Нормативно-правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая проблемы внедрения и использования информационных технологий в доу. Международные и национальные стандарты.
Международные правовые акты. Окинавская Хартия глобального информационного общества от 2000 г. Декларация Всемирной встречи на высшем уровне по вопросам информационного общества от 2003 г. (с изменениями и дополнениями). Международные правовые акты.
Законодательные и подзаконные акты РФ. Закон РФ от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Кодексы РФ.
Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральные и региональные программы, концепции. Постановление Правительства Российской Федерации от 06 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти». Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». Постановление Правительства Российской Федерации от 07 сентября 2011 г. № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2007 г. № 931 «О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям». Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» (с измен, и дополнен, от 15 августа 2006 г.). Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815 «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)». Распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 года № 2299-р «О плане перехода федеральных органов исполнительной власти и федеральных бюджетных учреждений на использование свободного программного обеспечения». Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля
2011 г. № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности». Распоряжение Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 632-р «Об одобрении Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года». Распоряжение Правительства РФ от 17 июля 2006 г. № 1024-р «О Концепции региональной информатизации до 2010 года». Распоряжение Правительства РФ от 27 сентября 2004 г. № 1244-р «О Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года».
Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации (Утверждена Президентом РФ В. Путиным 7 февраля 2008 г., № Пр - 212).
Совет по информационной безопасности при Президенте РФ.
Нормативно-методические документы и стандарты. ГОСТ 34.03-90. «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Термины и определения», ГОСТ 34.601-90. «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Стадии создания». Национальные стандарты, разработанные на базе международных стандартов ИСО (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»; ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»), ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v. 1.0» и др.
Международные стандарты ИСО и МЭК. (ИСО 26300, ИСО 29500, ИСО 19005, ИСО 16175, ИСО 13008, ИСО 13028, ИСО серии 30300, МЭК 82045 и др.); MoReq 2, MoReq 10, и др.