Тарифы 

Требования предъявляемые к автоматизации доу в организации. Автоматизированные системы доу

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (ТГУ)

Исторический факультет

УДК 005.92

ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ В ГАК

Зав. каф. истории и

Документоведения

Доктор ист. наук, проф.

Н.С.Ларьков

«____»___________2010 г.

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ ТОМСКОГО РАЙОНА

Татьяненко Екатерина Викторовна

Научный руководитель

Ст. преп., кандидат ист. наук

Е.В.Татьяненко

Томск 2010

Министерство образования и науки Российской Федерации

^ ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (ТГУ)

Исторический факультет

Кафедра истории и документоведения

УТВЕРЖДАЮ

Зав. каф. истории и документоведения

Д.и.н., профессор

Н.С. Ларьков

«___» ___________ 2010 г.

ЗАДАНИЕ

По подготовке дипломной работы студенту Татьяненко Екатерины Викторовны

1. Тема дипломной работы : «Автоматизация ДОУ в Администрации Томского района»

2. Срок сдачи студентом выполненной дипломной работы:

^ 3. Исходные данные к работе:

Цель исследования: анализ процесса внедрения АС ДОУ в Администрации Томского района.


  1. Задачи исследования: ознакомиться с нормативно-методическим пакетом документов службы ДОУ Управления Делами Администрации Томского района; дать оценку состоянию текущего делопроизводства; последовательно изучить этапы автоматизации ДОУ и проблемы, возникающие при этом; изучить возможности, приобретенные вследствие внедрения программы и дальнейшие перспективы развития АС ДОУ в Администрации ТР.
Объект исследования: автоматизированная система ДОУ.

Предмет исследования: внедрение АС ДОУ, проблемы и перспективы автоматизации ДОУ в Администрации Томского района.

Методы исследования: анализ, синтез, сравнение, обобщение, классификация, индукция, наблюдение, опрос, графический, статистический, описание, прогнозирование.

^ 4. Краткое содержание работы:

Руководитель дипломной работы

К.и.н., ст.преподаватель ________________В.В.Миркин

Задание принял к исполнению 26.02.2010 г. ________________Е.В.Татьяненко

АННОТАЦИЯ

В дипломной работе рассматриваются функции, этапы, проблемы при внедрении автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Изучен теоретический и прикладной аспект автоматизации ДОУ на примере Администрации Томского района. Дана общая оценка результатам внедрения автоматизированной системы ДОУ, дан прогноз развития электронного документооборота.

Введение 6


  1. Функции, этапы, проблемы внедрения АС ДОУ 15
1.1 Функции систем автоматизации документационного

обеспечения управления 15

1.2 Этапы автоматизации 21

1.3 Проблемы автоматизации ДОУ 28

2 Автоматизация ДОУ в Администрации Томского района 47

2.1 Этапы автоматизации ДОУ.

Изучение процесса внедрения АС ДОУ 59

2.2 Результат внедрения АС «Кодекс» и перспективы развития автоматизации ДОУ в Администрации Томского района 68

Заключение 73

Список использованных источников и литературы 77

ПРИЛОЖЕНИЕ А Перечень законодательной и нормативно-методической базы для ДОУ 86

ПРИЛОЖЕНИЕ Б Количественный состав документов 92

ПРИЛОЖЕНИЕ В Служебная корреспонденция по

Вопросам переписки 96

ПРИЛОЖЕНИЕ Г Виды документов 97

ПРИЛОЖЕНИЕ Д График «Обращения граждан» 98

ПРИЛОЖЕНИЕ Е Соотношение документов

За период 2008 и 2009 гг. (с января по ноябрь) 99

ПРИЛОЖЕНИЕ Ж Схема маршрутов движения

Документов 100

ПРИЛОЖЕНИЕ З Техническое задание на разработку программного обеспечения (ПО) системы электронного документооборота и делопроизводства 101

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время сложно представить свою деятельность, любое учреждение, организацию без информационных технологий (ИТ). Информационные технологии (information technology, IT) - широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники. В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации 1 . Благодаря компьютерным технологиям значительно снизилась нагрузка, связанная с обработкой информации. Документационное обеспечение управления – не исключение. Для улучшения работы в сфере делопроизводства разработано множество автоматизированных систем.

Согласно «Новому иллюстрированному словарю» автоматизация – это применение автоматов, автоматических и автоматизированных систем в производстве, научной, управленческой и других сферах деятельности человека. Основная цель автоматизации – повышение эффективности труда, оптимизация управления, улучшения качества, устранение человека от работы в условиях, опасных для здоровья 2 .

Сегодня рынок предлагает великое множество синонимов понятия «автоматизации ДОУ»: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система документооборота, промышленная технология автоматизации делопроизводства , система управления электронными документами и т.д. Научные сотрудники ВНИИДАД предлагают все имеющиеся разнообразные программные продукты объединить под условным названием автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ). По их мнению, это определение наиболее полно отражает существующее положение вещей 1 .

Автоматизация делопроизводственных процессов - это рациональная организация операций с учетом новейших технологий с информацией и документами: составление и оформление, передача (доставка), учет, создание информационно-справочного аппарата на базе регистрации, организация контроля за выполнением принятых решений, текущее хранение, возможность уничтожения (экспертиза ценности), создание и ведение архива 2 .

Современная деятельность любой организации происходит с помощью автоматизации тех или иных процессов. Так, в свою очередь органам местного самоуправления необходим надежный фундамент для организации управленческих процессов, сотрудничества и выполнения поручений исполнительной власти. Деятельность Администраций осуществляется на базе ДОУ. Следовательно, возникает необходимость оптимизировать данную сферу за счет автоматизированных систем. Внедрение АС сложная работа, требующая комплексного подхода.

В последние годы все больше организаций приходит к необходимости автоматизации работы с документами в целом. Данному обстоятельству способствовали принятие:

1. Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Данный закон существенно расширил сферу применения документов в электронной форме.

2. Постановления Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 гг.)», предусматривающей «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления» 1 .

В данной работе речь пойдет о внедрении современных технических средств в область управления документацией, как в Российской Федерации, так и непосредственно в Администрации Томского района.

Любая исследовательская работа подразумевает изучение теоретического материала по заданной теме. Основные этапы исследования включают в себя: изучение литературы и иных источников; изучение нормативно-методической документации в Администрации, других документов применяемых в работе; исследование делопроизводственных операций; изучение соответствия выполняемых работ правилам и стандартам; интервьюирование сотрудников Управления Делами; исследование этапов внедрения автоматизированной системы (АС); анализ результата внедрения АС; прогнозирование дальнейших работ по развитию электронного документооборота.

Однако стоит заметить, что, несмотря на высокий спрос на отечественную литературу по данному вопросу, все же существует дефицит источников, недостаток работ, направленных на исследование автоматизации делопроизводства. Это можно объяснить относительной новизной и чрезвычайно быстрым развитием компьютерных и информационных технологий. Следовательно, быстро теряют актуальность многие учебники, труды, статьи и т.п.

Сегодня большая часть источников предлагает информацию по практическому применению тех или иных программных продуктов. Проанализировать и ознакомиться с возможными проблемами и этапами по автоматизации документационного обеспечения управления помогают такие журналы как: «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Справочник секретаря и офис-менеджера», и другие.

Авторами статей и других работ являются специалисты в области документоведения и архивоведения, занимающиеся проблемами электронных документов, АС ДОУ, а также сотрудники различных организаций. Среди них можно выделить следующих специалистов: О.И. Рысков 1 - старший научный сотрудник ВНИИДАД, участник ежегодных научно-практических конференций; С.Л.Кузнецов 2 – к.и.н., руководитель Научно-информационного центра Горбачев-фонда; Т.В. Кузнецова 3 , зав. кафедрой документоведения ИАИ РГГУ, профессор; Г.А. Серова 4 - к.т.н.

Серова Г. А. раскрывает в своих статьях основные объекты и принципы автоматизации ДОУ. Значительный вклад по решению проблемы автоматизации внесла Т.В. Кузнецова. Помощь в знакомстве с этапами и функциями автоматизации оказали статьи С.Л.Кузнецова, а также Полины Кочетковой 5 (ведущий специалист ЗАО «Компания «ИнтерТраст»).

Марина Тарасова освещает практический подход во внедрении систем электронного документооборота (СЭД) 6 .

О. Подолина, сотрудник компании « I nter T rust » , консультант Центра консалтинговых услуг и внедрений рассматривает жизненные циклы документов в рамках СЭД и разъясняет значимые от традиционного делопроизводства 1 .

Журавлева Н. в своих статьях акцентирует внимание на сканирование документов и на необходимость распознавания при помощи различных программных средств. Уделяет внимание обучению сотрудников при работе с СЭД и проблемам возникающих при выборе, внедрении и эксплуатации 2 .

Белая Т.Р., научный сотрудник отдела ДОУ ВНИИДАД подробно рассматривает процесс создания и организацию внедрения АС ДОУ 3 .

Предоставленные учеными, исследователями и специалистами в области делопроизводства и автоматизации процессов ДОУ данные можно условно разделить на два вида. Первый вид работ представляет собой нормативно-методическую базу, анализ законодательных инициатив. Работы второго вида предлагают примеры практического применения, анализ возможностей АС ДОУ.

Источниковую базу для исследования составили законодательные акты Российской Федерации, а также Государственные стандарты (ГОСТы), устав Администрации Томского района, Регламент, Положение о службе ДОУ , инструкции по ДОУ, должностные инструкции специалистов, а так же правила, прямо или косвенно регулирующие вопросы использования, создания АС ДОУ. Из учетно-справочной документации использовались: база данных (БД) автоматизированной системы «Кодекс», БД АС «КОРД», номенклатура дел за 2009 год. А так же бланки документов и сами документы, инструкции и руководства для пользователей и администраторов по работе с автоматизированной системой «Кодекс».

Среди значимых, основных источников следует отметить Федеральную целевую программу «Электронная Россия». Председатель Правительства России В.В.Путин подписал Постановление Правительства Российской Федерации № 721 от 10 сентября 2009 г., которым утвердил внесение изменений в Федеральную целевую программу "Электронная Россия (2002-2010)" 1 .

Основными целями программы являются создание условий для развития демократии, повышение эффективности функционирования экономики, государственного управления и местного самоуправления за счет внедрения и массового распространения ИКТ (информационно-коммуникационные технологии), обеспечения прав на свободный поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, расширения подготовки специалистов по ИКТ и квалифицированных пользователей.

В ходе работы программы подготовлено несколько важнейших Федеральных законов, непосредственно регулирующих сферу информационных технологий. 27 июля 2006 года был утвержден Федеральный закон №149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации» фактически вводящий единую систему делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления 2 .

Федеральный закон «О персональных данных» зафиксировал требования к защите баз данных по личному составу. Закон накладывает ряд ограничений на системы автоматизации делопроизводства. Так, например, в соответствии со статьей 19 «оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые организационные и технические меры, в том числе использовать шифровальные (криптографические) средства, для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий» 1 .

Документ неразрывно ассоциируется с подлинностью, а вследствие этого с юридической силой. В настоящее время документ представляет собой не только материальный носитель, содержащий информацию, но и электронные документы. Для того чтобы защитить электронный документ от исправлений, подделки и добавления информации был разработан закон «Об электронной цифровой подписи» 2 , где вводится понятие «электронной цифровой подписи», как реквизита электронного документа, для его защиты от подделки.

Вопросы создания, эксплуатации автоматизированных систем регулирует ГОСТ 34.601-90 3 . ГОСТ выделяет восемь стадий в создании автоматизированных систем, используемых в различных сферах деятельности. В управленческой сфере: формирование требований к автоматическим системам (АС), разработка концепций АС, техническое задание, эскизный проект, технический проект, рабочая документация, ввод в действие, сопровождение АС. ГОСТ 34.602-89 4 устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы», а так же порядок его разработки, согласования и утверждения. В этом стандарте отмечено, что включаемые в техническое задание требования должны «не уступать аналогичным требованиям, предъявляемым к лучшим современным отечественным и зарубежным аналогам».

Исследованный материал демонстрирует несостоятельность законодательной базы в сфере регламентирования работы электронной документацией. При этом опыт законодательного регулирования не велик, а также проблема не раскрыта с точки зрения документоведения, именно поэтому есть основания считать тему предложенной работы актуальной.

Данный дипломный проект имеет так же и практическое значение. Проанализированная информация представлена в сжатом и удобном виде для использования в работе. Это своеобразное практическое пособие для любого желающего освоить основы автоматизации ДОУ. Теоретическая часть позволяет сформировать общее представление о процессах автоматизации, а практическая дает подтверждения или опровержения принятых концепций. В каждом конкретном случае, когда речь заходит об автоматизации, возникает дилемма – какую систему автоматизации документационного обеспечения управления выбрать, чем руководствоваться при выборе, как составить «план действий», ограничиться решением насущных проблем автоматизации или создавать систему «на вырост» 1 .

Объектом исследования представляет собой общероссийские принципы автоматизации ДОУ, автоматизация службы ДОУ Управления Делами в Администрации ТР и внедрение электронного документооборота в Администрации в целом.

Предметом данного исследования являются проблемы, которые могут возникнуть на всех стадиях работы с автоматизацией ДОУ, этапы процесса внедрения АС ДОУ, проблемы и возможные перспективы автоматизации ДОУ в Администрации Томского района.

Методы исследования: анализ, синтез, сравнение, обобщение, изучение документов, непосредственное наблюдение, опрос, графический, статистический, прогнозирование.

Целью исследования является: анализ процесса внедрения АС ДОУ в Администрации Томского района.

Задачи, реализующие цель дипломной работы: рассмотреть функции АС ДОУ; изучить этапы автоматизации и проблемы возникающие во время внедрения средств оптимизации ДОУ; ознакомиться с нормативно-методическим пакетом документов службе ДОУ Управления Делами Администрации Томского района; дать оценку состоянию текущего делопроизводства; исследовать проблемы, возникшие в процессе автоматизации; изучить возможности, приобретенные вследствие внедрения программы и дальнейшие перспективы развития АС ДОУ в Администрации ТР.

Дипломный проект состоит из введения, основной части, включающей в себя две главы, заключения, списка использованных источников и литературы и приложения.

^ 1. Функции, этапы, проблемы внедрения АС ДОУ

1.1 Функции систем автоматизации документационного обеспечения управления

Исследуя основные функции систем автоматизации делопроизводства, следует выделить нужный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная АС ДОУ.

В первую очередь это возможность создания документа. Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.

Программа обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так и импортированные извне.

АС позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция, как правило, характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов.

Документы, объединенные по определенным признакам, формируются в рабочие папки пользователя. Причем, зачастую в них хранится не сам документ, а ссылка на него.

Система позволяет реализовывать контроль исполнения документов. Осуществляется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов.

Обработка и хранение документов. К регистрационной карточке предлагается возможность присоединения файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ.

Работа с взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.

Движение документов, ввод резолюций и замечаний. Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. Основание для автоматической передачи документов может служить внесение резолюции. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется.

Поддержка вложенных подсистем. В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений со своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.)

Отслеживание версий одного документа. При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема «версий» и проблема «копий и оригиналов».

Учет номерных документов, формирование отчетности.

Распределенная обработка, отправка документов по почте. Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать списки рассылки.

Работа через сеть Интернет. В системе реализуется Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet. Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе.

Поисковая система позволяет найти документ по нескольким критериям: наименование документа, адресат, отправитель, дата документа, слова содержащиеся в тексте документа и т.п.

Система позволяет архивировать документы. После обработки, подписанные документы помещаются в архив. АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права доступа к архивам.

Списание документа в дело. При занесении в регистрационную карточку соответствующей записи в автоматизированной системе производится списание документа в дело.

Ведение и автоматическое обновление словарей и справочников. К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников.

Обеспечение автоматизации справочно-аналитической работы. В системе формируются типовые отчеты и графики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так же имеется возможность загружать генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действия системы, действия пользователей.

Регламентация прав доступа. Права пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений можно дать возможность работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра.

Делегирование права подписи. В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости, возможно делегирование права подписания одного документа или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю.

Защита информации. Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя. При этом система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству.

Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом того, что необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности 1 .

Итак, подытожив сказанное выше, следует отметить следующее. Автоматизированные системы ДОУ служат следующим функциям: создание и регистрация документов, передача корреспонденции, постановка на контроль, внесение исполнителей и последующий контроль за исполнением документов, снятие с контроля, списание в дело, справочная работа и архивное хранение. А также защита информации от несанкционированного использования, копирования, изменения, передачи и предоставления права доступа.

Таким образом, можно выделить основные задачи АС ДОУ и автоматизируемые процессы.

Основными задачами автоматизации делопроизводства являются:


  1. Организация порядка в работе с документами без увеличения штата сотрудников;

  2. Сокращение штата сотрудников при необходимости;

  3. Совершенствование обслуживания клиентов и руководства фирмы, предприятия, организации;

  4. Уменьшение времени обработки, оформления и передачи документов;

  5. Исключение потери документов;

  6. Централизованное отслеживание хода делопроизводственных процессов;

  7. Улучшение контроля за исполнением;

  8. Повышение качества обработки документов;

  9. Обеспечение хранения документов;

  10. Сокращение времени на справочную работу.
В ДОУ могут быть автоматизированы следующие процессы:

  1. Прием, регистрация, обработка и распределение входящей корреспонденции;

  2. Подготовка, подписание, регистрация и рассылка исходящей корреспонденции;

  3. Подготовка, подписание, регистрация и отправка внутренних и организационно-распорядительных документов;

  4. Создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;

  5. Контроль исполнения документов и резолюций;

  6. Сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов документов.

  7. Ведение деловой переписки между организациями, отдельными подразделениями и сотрудниками 1 .

  8. Ограничение или расширение доступа к источникам информации.
Внедрение системы автоматизации делопроизводства - сложный и ответственный процесс. Неправильно выбранная система в лучшем случае приводит к лишним затратам, а в худшем - может существенно усложнить работу сотрудников и в конечном счете скомпрометировать саму идею автоматизации. В некоторых случаях затянувшийся на несколько лет процесс внедрения автоматизированной системы приводит к тому, что организация вынуждена отказаться от программного комплекса, в который уже вложено много сил и средств, и искать что-то другое на рынке автоматизированных систем, предназначенных для работы с документами.

Кроме того, необходимо учитывать, что автоматизация делопроизводства является лишь отражением действующей в организации (учреждении, предприятии, фирме, холдинге, корпорации) системы работы с документами. Поэтому любая автоматизация для достижения наилучших результатов должна начинаться с оптимизации существующих схем работы с документами в организации, и только на основе этой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на компьютеризированную основу несовершенной, противоречивой и запутанной схемы работы с документами приведет к созданию такой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы. Для удачной автоматизации ДОУ этот процесс следует разделить на несколько этапов.

^ 1.2 Этапы автоматизации

Первым этапом автоматизации ДОУ является создание пакета законодательных и нормативно-методических документов, описывающих и регламентирующих ведение делопроизводства в организации 1 .

Формирование нормативно-методического пакета документов следует начать с подборки ГОСТов, регулирующих отрасль делопроизводства. Также в этот пакет должны быть включены различные Федеральные законы, контролирующие процессы работы с документами в зависимости от вида, типа предприятия, организации учреждения, Нормативные акты Президента и Правительства РФ, документы федеральных органов исполнительной власти. (ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное))

Считаю целесообразным выделить отдельный раздел внутри пакета нормативно-методических документов - пособия по делопроизводству и периодические издания, рассматривающие делопроизводственные процессы. Из прочих документов необходимым может являться Стандарт взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления 2 .

По мнению Дубровина С., необходим профессиональный взгляд на осуществляемую деятельность, разработка методов и средств для достижения цели, разработка требований к программному обеспечению.

Первый шаг на этом пути – это номенклатура дел. Хорошо, если она есть, если ее нет, надо сделать. Существующие рекомендации по работе с номенклатурой дел общие, но и они не учитывают всех видов документов, с которыми приходиться работать современному секретарю или канцелярии. В их числе кино, фотодокументы, звуковые записи, растровые и векторные изображения. Особый раздел занимают документы, полученные в виде отчета из баз данных. Все это разнообразие необходимо рассмотреть с точки зрения документооборота. Самый простой способ организовать свое рабочее место – это создать в компьютере перечень папок, соответствующий номенклатуре дел, с соответствующей нумерацией в названии. В этом случае порядок папок не будет меняться при добавлении новых, и операционная система всегда даст возможность сортировать их по возрастанию номеров. Но при этом нужно создать возможность для учета иного вида документов, которые традиционно не включаются в номенклатуру дел 1 .

^ Второй этап – подготовка технического задания, содержащего детальное описание, что и как организация планирует автоматизировать, что должно измениться после внедрения автоматизированной системы, как эта система должна работать.

Приступая к автоматизации, необходимо сформулировать детальные требования к системе или, другими словами, техническое задание на автоматизацию. С учетом этого технического задания (ТЗ) во взаимодействии с I Т-службой организации будет выбираться и настраиваться программа для использования в делопроизводстве. Во многом от того, насколько детально будет сформулирован такой список требований, зависит успешность внедрения современных технологий и удобство работы сотрудников с установленным программным комплексом компьютерного делопроизводства 2 .

Для подготовки технического задания, могут быть полезны такие ГОСТы, как: ГОСТ 19.201-78 Единая система программной документации. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению , ГОСТ 34.602-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы 1 . На сегодняшний день Европейская спецификация MoReq-2 может использоваться и в России. Документ представляет детальные рекомендации по формированию технических требований для построения полноценных систем автоматизации ДОУ. 2

Таким образом, можно сказать о достаточно полном составе пакета нормативно-методической документации для эффективной работы сотрудников службы ДОУ.

^ Вторым этапом является исследование текущего делопроизводства. Для того чтобы дать объективную оценку состояния делопроизводства, требуется его изучение. Исследование системы ДОУ включает две основных части:


  1. Исследование состава и движения документации. В данном разделе даётся характеристика количественного и качественного состава документов, маршрутов их движения.

  2. Исследование основных делопроизводственных процессов.
Исследование состава и движения документации

Для изучения характеристик количественного состава документов был взят период с 01.01.2009 по 31.11.2009. Общее число всех групп документов зарегистрированных в Управлении Делами (УД) составило – 11795.

Вся совокупность документов в Администрации Томского района представляет собой 3 группы.


  1. Входящие (поступающие) – всего 4897 1 ;

  2. Исходящие (отправляемые) – всего 2596 2 ;

  3. Внутренние документы – 4302 3 .
Основной пласт состоит из входящих и исходящих документов.

Анализируя график (ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное)) , можем сказать следующее: сравнительно малое количество документов в начале года связано с большим количеством выходных и праздничных дней. Увеличение массы внутренних документов в весенний период, видимо, связан с большим количеством утверждений постановлений по земельным вопросам. Можно предположить, что именно погодные условия устанавливают такую тенденцию, так как все строительные и земельные работы проходят в этот период. Общее снижение в летние месяцы связано с периодом отпусков, в том числе отпуском Главы ТР. Снижение входящей документации в конце года связано с изменениями правил регистрации дублирующихся документов. До сентября регистрировались все входящие дублирующееся документы как повторные и программа присваивала им дополнительный сквозной номер. Например, при уже имеющемся 01-01-2365 дополнительно 01-01-2365/1, 01-01-2365/2 и т.д. Далее регистрировался только первый пришедший документ, в случае прихода оригинала документа (с синей печатью по почте, привозе собственноручно), его прикладывают без регистрации к документу с резолюцией Главы.

Следует отметить, что письма, отправляемые факсом и по электронной почте, повторно не регистрируются, но сохраняются отчеты о доставке.

Для наиболее полной характеристики следует представить таблицу и график по вопросам переписки (ПРИЛОЖЕНИЕ В (справочное)).

В диаграмме отражены суммы входящей и исходящей служебной корреспонденции по вопросам деятельности. Цифры в легенде соответствуют данным в таблице (№ п/п).

На круговой диаграмме показано, какие вопросы чаще всего встречаются в переписке. Самый большой сегмент занимает корреспонденция по вопросам правоохранительной деятельности с организациями (УВД, прокуратура, суды, юстиция). Это связано с частыми запросами из прокуратуры, участием в судебных процессах и т.д. Переписка по вопросам земельных ресурсов и землеустройству – сегмент 11% от общего числа входящих и исходящих документов. Третье по значимости место занимает доля, отведенная документам органов государственной власти, присланным для сведения (законы, указы, постановления, решения, протоколы). Работа Администрации также основывается на финансовой деятельности, что подтверждает раздел в 7%.

Диаграмма по видам документов (ПРИЛОЖЕНИЕ Г (справочное)) демонстрирует все наименования документов зарегистрированные в Управлении Делами в системе «Кодекс» (исходящие, входящие, внутренние). Из общей массы особо выделяются такие виды документов, как письма, постановления и распоряжения. Эти группы обусловлены деятельностью организации.

В отдельном модуле автоматизированной системы «Кодекс» регистрируются обращения граждан (только входящие письма). Исходящая корреспонденция по обращениям граждан регистрируется традиционным способом в журнале исходящих писем. Для построения таблицы и графика были использованы два источника (ПРИЛОЖЕНИЕ Д (справочное))

Число обращений граждан не велико, но им уделяется особое внимание. Все они стоят на контроле у Главы Администрации. Большое количество обращений, как устных, так и письменных пересылается из Администрации Томской области.

При сравнительном анализе объемов документов за 2008 и 2009 гг по графику и таблице (ПРИЛОЖЕНИЕ Е (справочное)), можем видеть увеличение входящей, внутренней и небольшой прирост обращений граждан в 2009 по сравнению с предыдущим годом. Количество исходящей документации незначительно сократилось. Благодаря гистограмме можно предположить, что объем документов увеличивается каждый год в Администрации ТР.

^ Маршруты движения документов.

Схема маршрута групп документов (ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (справочное)) позволяет определить и устранить повторные прохождения документации. Благодаря этому экономятся время и трудовые ресурсы.

Абсолютно вся входящая документация (служебная корреспонденция, обращения граждан, электронные письма, факсограммы и т.п.) проходит через службу ДОУ Управления Делами. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по факсу, электронной почте. При получении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись "лично". Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Так же сохраняются конверты по вопросам правоохранительной деятельности с организациями (УВД, прокуратура, суды, юстиция).

Сортировка производится на нерегистрируемые документы - рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие, обращения граждан – они регистрируются другим сотрудником (старшим специалистом) Управления делами в отдельном модуле системы «Кодекс», следовательно, на отдельном автоматизированном рабочем месте (АРМ). Нерегистрируемые письма тоже в свою очередь сортируются по исполнителям для последующей передачи (вкладываются в ячейки или папки).

Регистрируются письма только на имя Главы и его заместителей.

Письма, подлежащие регистрации вскрываются. Сотрудник ответственный за регистрацию ознакамливается с содержанием и сортирует на срочные (срок ответа до 3 дней). Далее, в первую очередь регистрируются срочные документы и им задается маршрут, а затем прочие. Маршрут задается по нескольким направлениям: письма без регистрации передаются напрямую исполнителям (например, начальникам Управлений, если письмо на их имя), зарегистрированные передаются начальнику Управления делами для ознакомления и проверки. Это позволяет облегчить работу Главы Администрации. Если вопрос в компетенции начальника УД – документ возвращается уже с резолюцией для постановки на контроль. Прочие передаются Главе на рассмотрение. Возвращаются документы от главы с резолюцией для постановки на контроль с указанием исполнителей. Далее документ передается пользователю для ознакомления и/или исполнения поручения впоследствии. Здесь запускается механизм исходящих документов. По окончании исполнения документ проверяется, при необходимости отдается Главе для ознакомления и собственноручного снятия с контроля. Если ответ подготовлен на бланке какого-либо Управления, а не на бланке Администрации - достаточно подписи начальника соответствующего управления (исключения составляют документы, поставленные лично Главой на контроль – требуют обязательного подписания Главой, и должны быть подготовлены на бланке Администрации). Готовые подписанные документы возвращаются в УД для регистрации и отправления. Последний шаг документов в цепи событий – списание их в дело и размещение по местам хранения. Далее документ может быть впоследствии использован, затем передан в архив или уничтожен.

Прохождение внутренних документов имеет следующий маршрут. После подготовки документ переходит на согласование, затем с ним знакомится руководитель, подписывает и передает на регистрацию. Далее документ направляется исполнителям и ставится на контроль. По исполнению списывается в дело, используется в дальнейшем, передается в архив или уничтожается.

Документы, адресованные Главе района (Главе Администрации), а также без указания конкретного лица или органа Администрации предварительно рассматриваются заместителем Главы Администрации – Управляющим Делами. Можно говорить о том, дополнительные прохождения документов через начальника УД оправданы. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения Главой района (Главой Администрации) и не требующие и направляемые заместителям Главы Администрации, а также на непосредственно отправляемые в органы Администрации.

^ Исследование основных делопроизводственных операций

Специалисты службы ДОУ регламентируется инструкцией по делопроизводству, регламентом, Федеральным Законом об обращении граждан, а так же должностными инструкциями.

Основными делопроизводственными этапами являются:


  1. Регистрация;

  2. Организация контроля исполнения;

  3. Оперативное и архивное хранение;

  4. Постановка справочной работы.
Регистрация

Все поступившие документы в УД обрабатываются специалистом первой категории. Согласно перечню в инструкции по делопроизводству в документации выделяются нерегистрируемые документы:

Не подлежат регистрации следующие документы:

А) поздравительные письма, приглашения, извещения;

В) сводки;

Г) прейскуранты цен, их копии;

Д) нормы расхода материалов;

Е) бухгалтерские документы;

Ж) анонимные обращения;

З) статистические отчеты, бюллетени, сборники, присланные для сведения.

Документы, перечисленные в пунктах: в, г, д, е, з, подлежат специальному учету в соответствующих органах Администрации.

Важной особенностью является, что служебная корреспонденции должна быть зарегистрирована в день получения, а обращения граждан в течении 3 дней со дня получения согласно Федеральному Закону от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращении граждан РФ» 1

Вся регистрация производится в системе «Кодекс». Данная система делится на несколько модулей. В модуле «Служебная корреспонденция» регистрируются: входящие, исходящие инициативные, ответы на входящие документы. Регистрацию осуществляет специалист первой категории.

Модуль «Обращения граждан» используется для регистрации только входящих обращений, жалоб от граждан. В подсистеме не установлен раздел для регистрации исходящих документов.

^ Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

Основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:


  1. Отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих, зафиксированные указания руководства;

  2. Обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

  3. Выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

  1. Постановку документов на контроль;

  2. Проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

  3. Предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

  4. Снятие документов с контроля;

  5. Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов

Этапы внедрения автоматизированных технологий обработки, создания, использования и хранения документов. Эволюция этих технологий и их влияние на процессы документирования. Изучение особенностей и закономерностей работы с документами, зафиксированными на новых носителях информации (машиночитаемые документы, электронные документы).

Создание общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС), автоматизированных отраслевых систем управления (АСУ). Типовая система документационного обеспечения управления (ТСДО). Создание автоматизированных информационно-поисковых систем по учетной и статистической документации, автоматизированных систем контроля исполнения документов (АСКИД).

Тема 2. Нормативно-правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая проблемы внедрения и использования информационных технологий в доу. Международные и национальные стандарты.

Международные правовые акты. Окинавская Хартия глобального информационного общества от 2000 г. Декларация Всемирной встречи на высшем уровне по вопросам информационного общества от 2003 г. (с изменениями и дополнениями). Международные правовые акты.

Законодательные и подзаконные акты РФ. Закон РФ от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Кодексы РФ.

Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральные и региональные программы, концепции. Постановление Правительства Российской Федерации от 06 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти». Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». Постановление Правительства Российской Федерации от 07 сентября 2011 г. № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2007 г. № 931 «О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям». Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» (с измен, и дополнен, от 15 августа 2006 г.). Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815 «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)». Распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 года № 2299-р «О плане перехода федеральных органов исполнительной власти и федеральных бюджетных учреждений на использование свободного программного обеспечения». Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля

2011 г. № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности». Распоряжение Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 632-р «Об одобрении Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года». Распоряжение Правительства РФ от 17 июля 2006 г. № 1024-р «О Концепции региональной информатизации до 2010 года». Распоряжение Правительства РФ от 27 сентября 2004 г. № 1244-р «О Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года».

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации (Утверждена Президентом РФ В. Путиным 7 февраля 2008 г., № Пр - 212).

Совет по информационной безопасности при Президенте РФ.

Нормативно-методические документы и стандарты. ГОСТ 34.03-90. «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Термины и определения», ГОСТ 34.601-90. «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Стадии создания». Национальные стандарты, разработанные на базе международных стандартов ИСО (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»; ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»), ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v. 1.0» и др.

Международные стандарты ИСО и МЭК. (ИСО 26300, ИСО 29500, ИСО 19005, ИСО 16175, ИСО 13008, ИСО 13028, ИСО серии 30300, МЭК 82045 и др.); MoReq 2, MoReq 10, и др.

Управленческая деятельность в любой организации также основана на переработке информации и производстве новой информации, что позволяет говорить о наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Оснащение компьютерами отдельных рабочих мест, не принесло желаемых результатов, хотя и ускорило процессы создания и правки проектов документов, уменьшило количество ошибок и улучшило общий внешний вид компьютерной распечатки по сравнению с машинописью.

На этом этапе компьютеризации ДОУ наибольшее значение имеют программные средства автоматизированного рабочего места .

Программные средства любого компьютера подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют:

  • тестовые, диагностические и антивирусные программы;
  • операционные системы;
  • командно-файловые оболочки.

Это программные средства общего назначения, следует отметить тенденцию расширения возможностей следующих поколений операционных систем, в том числе за счет интеграции в них всех перечисленных выше программных средств.

Среди прикладных программных средств , необходимых для компьютеризации документационного обеспечения управленческой деятельности, можно выделить:

широко используемые типовые:
  • системы подготовки текстовых документов;
  • личные информационные системы;
  • системы управления базами данных;
  • программы по распознаванию текстов;
  • программы выхода во внешнюю среду;
  • системы обработки финансово-экономической информации;

менее распространенные специализированные, требующие специальной подготовки пользователей:
  • системы подготовки презентаций;
  • системы управления проектами;
  • экспертные системы и системы поддержки принятия решений;
  • системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления.

Системы подготовки текстовых документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. По своим возможностям они делятся на текстовые редакторы; текстовые процессоры; настольные издательские системы.

Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он, в основном, для подготовки текстов программ, которые не требуют форматирования, т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п.

Использование для подготовки и печати документа редактора текстов на качественном уровне соответствует использованию электрической пишущей машинки, только более производительной из-за легкости повторения, печати с хранимой в электронной памяти заготовки и возможности, как исправления опечаток, так и частичной переработки текста путем вставки или исключения новых фрагментов.

Из множества имеющихся программ-редакторов можно выделить Norton Editor, Side Kick, Brief, многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit, редакторы Турбо-систем.

Одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие бумажного документа образу копии на экране. Не последнюю роль при выборе текстового процессора играют объем занимаемой памяти, интеграция с другими программными продуктами. У каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей, для другой является помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программы, в которых возможна настройка интерфейса под свои вкусы и потребности.

Текстовые процессоры имеют специальные функции, которые предназначены для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Предварительная настройка текстового процессора и принтера, на котором предполагается печатать текст, позволит:

  • выводить текст, обеспечивающий заданный вид страницы на экране, давая представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;
  • предварительно задавать такие параметры, как абзацные отступы, заголовки, тип и размер шрифта для различных элементов текста, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.д.;
  • автоматически проверять орфографию и получать подсказки при выборе синонимов;
  • выводить и редактировать таблицы и формулы;
  • объединять документы в процессе подготовки текста к печати;
  • автоматически составлять оглавление и алфавитный справочник.

Но практически все текстовые процессоры (и их версии) имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, часто не может быть прочитан и, следовательно, отредактирован и напечатан другими. Печать может быть выполнена на принтере любого типа, в том числе и матричном.

В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой необходимо установить особое программное обеспечение - конверторы, обеспечивающие получение выходного файла в формате текстового процессора-получателя документа.

К текстовым процессорам, позволяющим подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги, можно отнести: Microsoft Word, WordPerfect, WordStar 2000, Лексикон и др. Однако для большинства офисов системы Word и WordPerfect не нужны: они сложны, содержат много невостребуемых возможностей.

Вторая группа текстовых процессоров имеет существенно меньшие возможности, однако проще в использовании, работает быстрее и требует меньше памяти, ими легче пользоваться. К ним можно отнести Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Jus, Write, DacEasy Word. Но фактическим стандартом российских офисов стал Microsoft Word, версий 6.0, 97, 2000, 2002.

Настольные издательства готовят тексты по правилам полиграфии и с типографским качеством. Настольные издательства, по сути, являются инструментом верстальщика и предназначены не столько для создания документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов. Они позволяют легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размеры отступов, дают возможность комбинировать различные шрифты. Тексты, подготовленные настольными издательствами, распечатываются только на лазерных принтерах.

К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows, PageMaker for Windows. Освоение сложных в эксплуатации «настольных типографий» вряд ли целесообразно для тех, кому лишь изредка требуется красиво подготовить открытку, письмо или объявление.

Системы Microsoft Publisher, Pageplusfor Windows не предназначаются для получения промышленной полиграфической продукции. Их используют эпизодически, для тиражирования красочных документов в небольшой фирме. Они ориентированы на пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени.

Предложенная классификация систем подготовки текстов во многом условна, т. к. появляются новые усовершенствованные версии, что размывает границы между классами.

Личные информационные системы предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и, по существу, выполняют функции секретаря или электронного органайзера:

  • планирование личного времени на различных временных уровнях с возможностью своевременного напоминания о наступлении запланированных мероприятий;
  • ведение персональных или иных картотек с возможностью автоматической выборки необходимой информации;
  • соединение по телефонным линиям с ведением журнала телефонных переговоров и выполнением функций, характерных для многофункциональных телефонных аппаратов;
  • ведение персональных информационных блокнотов для хранения разнообразной личной информации.

Системы управления базами данных предназначены для создания, хранения и манипулирования массивами данных большого объема. Разные системы этого класса различаются способами организации хранения данных и обработки запросов на поиск, а также характером хранящейся в базе информации. Эти системы работают как на персональном компьютере, так и при работе в компьютерной сети.

Системы обработки финансово-экономической информации предназначены для обработки числовых данных, характеризующих различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и составления соответствующих управленческих документов и информационно-аналитических материалов. Они включают:

  • универсальные табличные процессоры;
  • специализированные бухгалтерские программы;
  • специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования.

Табличный процессор является обязательной составляющей любого интегрированного офисного пакета или системы:

  • Corel Office Professional фирмы Corel;
  • Word Perfect Suite for Windows фирмы Corel;
  • Works for Windows фирмы Microsoft;
  • MS Office for MAC фирмы Microsoft;
  • Office Professional for Windows фирмы Microsoft;
  • SmartSuite for Win фирмы Lotus.

С появлением операционной системы Windows были разработаны версии табличных процессоров, ориентированных на работу в этой среде: Excel, Lotus, Corel Quattro.

Системы подготовки презентаций предназначены для подготовки графических и текстовых материалов, используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Для современных технологий подготовки презентаций характерно подключение к традиционным графике и тексту видео- и аудиоинформации, что позволяет говорить о реализации гипермедиа-технологий.

Сегодня вышеперечисленные программы редко рассматриваются в отрыве друг от друга. Все они входят в состав интегрированных офисных пакетов. Кроме системы подготовки текстовых документов в пакет входит электронная таблица, программа презентационной графики и система управления базами данных (СУБД), личный планировщик и др.

Например, текстовый процессор WordPerfect в настоящее время не продается как автономный продукт, а только в составе пакета Corel Office Professional. На рынке прикладных программных комплексов доминируют три компании: Microsoft, Corel и Lotus. Все они развиваются по общим законам. Прежде всего - это полная унификация: общий пользовательский интерфейс и единообразные подходы к решению таких типичных задач, как управление файлами, редактирование, форматирование, печать, работа с электронной почтой и поиск подсказки справочной системы, интеграция с глобальной вычислительной сетью Интернет.

Программы прикладных комплексов оснащены инструментами для коллективной работы: имеют средства редактирования и сохранения документов основных типов в формате HTML для Интернет.

Офисные системы подготовки текстовых документов предоставляют средства отметки, прослеживания и редактирования исправлений, что значительно упрощает процесс учета мнений коллектива авторов. Для комментирования документа без его изменения имеются примечания. Для внесения изменений непосредственно в текст, служит режим записи исправлений, позволяющий отследить, в каких местах документа текст или графика были добавлены, удалены или перемещены. Среди средств совместной работы можно отметить функцию отслеживания версий и всплывающие окна с именем автора и датой внесения изменений.

При включении компьютера в общую сеть электронная почта и список рассылки позволяют довести информацию до всех корреспондентов. Средство уведомления о вручении, которое встроено в большинство современных почтовых систем, позволяет контролировать время, когда информация действительно была получена, и отслеживать принятие соответствующих мер.

Имеются возможности ограничить круг лиц, имеющих доступ к документу, и права каждого из них по внесению изменений: документ может быть предназначен только для чтения, можно запретить сохранять документ под любым иным именем или изменять его стили, или, наоборот, пользователю могут быть предоставлены полные права доступа.

Так, расширенный выпуск Microsoft Office XP, кроме текстового процессора Microsoft World, содержит:

  • табличный процессор - Excel;
  • систему управления базой данных - Access;
  • личный планировщик - Outlook;
  • средство создания презентаций - Power Point;
  • систему электронной почты - Outlook Express;
  • средство создания web-страниц - Front Page;
  • средство обработки фотоизображений - Photo Editor.

Системы управления проектами предназначены для планирования и управления ресурсами различных видов (материальными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при реализации сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления предназначены для использования так называемых CASE-технологий (Computer Aid System Engineering), ориентированных на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.

Все современные офисные пакеты и операционные системы адаптированы к работе в сетевой конфигурации, на смену автоматизированным рабочим местам пришли информационные технологии.

Информационная технология - это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации на основе применения технических средств.

Каждый конкретный информационный процесс может быть реализован отдельной технологией с использованием своей технической базы, системы управления техническими средствами - для вычислительной техники это программные средства - и организационно-методического обеспечения - правил, инструкций.

Но управленческая деятельность основана на реализации практически всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники. В связи с этим не совсем корректно под современными или новыми информационными технологиями понимаются только компьютерные технологии.

В настоящее время речь идет о структурной человеко-машинной единице управления, которая оптимизируется в процессе работы: возможности компьютеров расширяются за счет структуризации пользователем решаемых задач и пополнения ее базы знаний, а возможности пользователя - за счет автоматизации тех задач, которые ранее было нецелесообразно переносить на компьютер по экономическим или техническим соображениям.

Современные офисные информационные технологии базируются как на персональных, так и на корпоративных компьютерах.

Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры IBM PC и совместимые с ними, а также компьютеры Macintosh фирмы Apple.

Корпоративные компьютеры - это многопользовательские вычислительные системы, имеющие центральный блок большой вычислительной мощности со значительными информационными ресурсами, к которому подсоединяется большое количество рабочих мест с минимальной оснащенностью: видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования, устройство печати.

Современная область использования корпоративных компьютеров - реализация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности в крупных финансовых и производственных организациях, организация различных информационных систем, обслуживающих большое количество пользователей в рамках одной функции: биржевые и банковские системы, бронирование и продажа билетов для оказания транспортных услуг населению и т.п.

В настоящее время преобладает тенденция объединения компьютеров и рабочих мест в вычислительные сети различного масштаба, что позволяет интегрировать ресурсы для наиболее эффективной реализации информационных технологий, ведь в качестве рабочих мест, подсоединенных к центральному блоку корпоративного компьютера, могут быть использованы и персональные компьютеры.

Принципиальное отличие компьютерных информационных технологий от ранее существовавших состоит не только в автоматизации процессов изменения формы или местоположения информации, но и в изменении ее содержания.

Можно выделить две стратегии разработки реализации современных информационных технологий в управленческой деятельности.

Первая - информационная технология приспосабливается к организационной структуре в ее существующем виде, и происходит модернизация сложившихся методов работы:

рационализируются рабочие места, происходит перераспределение функций между техническими работниками и специалистами в пользу последних;

происходит оптимизация функций сбора и обработки информации - физический поток документов, с функцией принятия решений - информационный поток;

вопросам коммуникаций пока отводится второстепенная роль.

Вторая - организационная структура модернизируется таким образом, чтобы информационная технология дала наибольший эффект:

основной стратегией являются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономически нецелесообразных;

вводятся новые рабочие места, ликвидируются старые должности, производится запроектированное перераспределение обязанностей практически между всеми сотрудниками фирмы;

разрабатывается новое нормативно-методическое обеспечение по организации документационного обеспечения, проводится сплошное переобучение сотрудников в работе по новым технологиям;

продуктивность организационной структуры возрастает, т.к. перераспределяются архивы электронных данных, снижается объем циркулирующей по каналам документной информации для достижения сбалансированности каждого управленческого уровня и объема решаемых задач.

Итак, первая стратегия ориентируется на существующую структуру и сложившиеся отношения в организации, при этом степень риска от внедрения сводится к минимуму, затраты минимальны и организационная структура не рационализируется; вторая - на будущую структуру, при которой система расширяется строго в соответствии с информационными потребностями, в заданных параметрах, но без учета человеческого фактора. В любом случае меняется подход к использованию компьютерной техники: она становится основой оснащения рабочих мест. За счет универсальности используемых программных средств происходит технологическая, методическая, организационная интеграция информационных систем и процессов.

Создание и внедрение комплексных систем автоматизации документационного обеспечения управления преследует достижение следующих целей:

в области обработки документов:

  • обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
  • создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
  • создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
  • обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
  • исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

в области контроля исполнения:

  • обеспечения автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
  • обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
  • сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в области организации доступа к информации:

  • обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Внедрение программной системы автоматизации ДОУ должно создать аппаратно-программную основу для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом предполагается достижение следующих целей:

  • единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
  • объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
  • использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;
  • обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

В настоящее время рынок программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота характеризуется следующими особенностями:

  1. У фирм-продавцов нет единой терминологии и у многих нет четкого позиционирования своей продукции.
  2. У организаций часто отсутствует понимание того, что может и чего не может та или иная система, поскольку трудно разобраться в информации, содержащейся в рекламных буклетах: технической информации в таких описаниях мало, а та, что приведена, не всегда подчеркивает достоинства именно рекламируемого программного продукта.
  3. На предприятиях отсутствует четкое понимание того, что необходимо сделать в части автоматизации документационного обеспечения управления.

Программные системы, реализующие первый вариант стратегии, не ломают российскую технологию, ориентированы на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем - обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными «мостиками» для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам. К системам автоматизации данной технологии относятся: «Дело»; «1C: Предприятие» и др.

Основной особенностью программных продуктов западной технологии является моделирование процессов документооборота и настройка уже на эти модели информационных систем. Разработки в ключе данной стратегии ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, ликвидацию промежуточных звеньев документооборота, разработку новых технологий работы с документами. Маршруты движения документов по организации, по ее подразделениям и работникам, формируются администратором системы.

При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются только необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации.

К системам данного направления относятся:

русифицированные версии популярных западных систем:

DocsOpen (PC DOCS);

LinkWorks (DEC);

Staffware (Staffware PLS)

Lotus Notes (Lotus-IBM);

программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:

система Office Media (Lotus Notes);

комплекс программ «Делопроизводство» (Lotus Notes);

система «Золушка-Кабинет» (Lotus Notes);

решения компании АО «Весть» (DocsOpen);

система «Оптима» (MS Exchange, MS SQL);

собственные разработки российских компаний: система LanDocs; Effect Office; КАДО; «Документ2000»; «Крон»; поисковая система «Евфрат».

Система «Дело» ЗАО «Электронные офисные системы» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система «Дело» обеспечивает выполнение следующих возможностей:

  • отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
  • единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные документы внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, обращения граждан;
  • ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;
  • направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;
  • пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и (или) авторам резолюций;
  • регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
  • осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
  • объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
  • выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов, ведения справочно-аналитической работы;
  • ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
  • получение информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
  • получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной технологией делопроизводства;
  • хранение электронных образов документов;
  • списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечение их из дела;
  • протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

Система «БОСС-Референт» компании «Ай-Ти» разработана на базе продукта Lotus Notes фирмы Lotus Development Corporation, который является средством проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области. Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций, и, в частности, следующим:

учетная обработка всех видов документов . В базах данных можно хранить информацию практически любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль прохождения документов. Система обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе данных, в том числе как образ сканированного бумажного документа;

уникальность номера . В системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети;

поддержка работы с текстом документа . Возможно включение в документы файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro и др.), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов, а также в электронных таблицах и графических пакетах. Notes включает средства полнотекстового поиска и мощный генератор построения запросов по образцу;

связность документов . Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных;

согласованность с другими подсистемами. Система Notes, наряду со средствами ее расширения, обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных;

распределенный документооборот . Notes представляет собой систему, масштабируемую в широких пределах, от отдельно взятого персонального компьютера до систем с десятками серверов, к каждому из которых могут быть подключены до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется;

ограничение доступа . Защита данных реализуется на всех уровнях: сервер, база данных, форма, документ, секция документа и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных.

Выбор конкретного пакета программных продуктов (систем) для более или менее полной автоматизации документационного обеспечения управления и их установка в настоящее время не регламентированы. Исходя из своих материальных, финансовых и других возможностей каждая организация сама приобретает их на рынке офисных программных продуктов и услуг. Без серьезного изучения и ознакомления с действующей моделью, на основе рекламных описаний достоинства и недостатки каждой из перечисленных систем в области организации документационного обеспечения управления трудно выяснить.

Для конкретной организации часто важна не вся совокупность потребительских свойств систем, а только некоторые из них. Присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать основным критерием при выборе системы. С другой стороны, разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием, и в каждой из них могут появиться те или иные возможности, отсутствовавшие в более ранних версиях.

Результаты сравнения различных программных продуктов по автоматизации документационного обеспечения управления относительны и не могут свидетельствовать об абсолютных преимуществах и недостатках той или иной системы. Поэтому при выборе системы автоматизации следует производить:

  • оценку рекламируемых систем с точки зрения пригодности их для автоматизации документооборота в конкретной организации, а также желаемой глубины реорганизации сложившихся процессов ДОУ;
  • оценку базовых информационных технологий, применяемых в программных продуктах с учетом перспективности их использования, а также прогноза общего развития технологий автоматизации ДОУ на ближайшую временную перспективу;
  • тщательное изучение и проверку возможностей системы автоматизации документооборота обеспечить работу в рамках действующего нормативно-правового обеспечения: придания документам юридической силы, сохранения регистрационных баз данных в течение сроков хранения самих документов, своевременный вывод на надежный носитель документов с длительными и постоянными сроками хранения и др.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

    Информационные системы электронного документооборота, их роль в системе управления. Повышение эффективности организации ООО "Валга" за счет использования информационных технологий при организации документационного сопровождения деятельности менеджера.

    дипломная работа , добавлен 13.01.2015

    Организационная структура Минского автомобильного завода. Программное обеспечение информационных технологий в системе управления предприятием, функциональные подсистемы. Классификация современных автоматизированных информационных систем управления.

    контрольная работа , добавлен 11.11.2010

    Нормативно-методическая база организации документационного обеспечения. Термины и определения в делопроизводстве. Делопроизводственные функции системы управления персоналом. Документирование оценки деятельности персонала, организация документооборота.

    реферат , добавлен 21.03.2010

    Проблемы автоматизации документооборота, бухгалтерского учета и других формализованных процессов управления производством. Современное состояние информационных технологий в России, методы внедрения IT как инструмента управления экономикой предприятия.

    курсовая работа , добавлен 02.08.2015

    Появление понятия "документационное обеспечение управления". Способы документирования (запечатления информации). Требования к оформлению организационно-распорядительных документов и архивного их хранения. Постановление: оформление и состав реквизитов.

    контрольная работа , добавлен 30.12.2012

    Понятие информационных систем управления предприятием, оценка их роли и значения, проблемы и задачи в процессе внедрения. Анализ и оценка использования информационных технологий на исследуемом предприятии, разработка путей его совершенствования.

    дипломная работа , добавлен 16.02.2012

    Значение информационных технологий в управлении предприятием. Характеристика систем автоматизации управления предприятием. Организационная структура ООО "Четыре сезона". Краткий обзор существующих систем. Выбор и эксплуатация информационной системы.

    курсовая работа , добавлен 11.01.2011

Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения

Как было отмечено ранее сегодня выделяют два подхода использования современных информационных технологий:

o совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий и использованием приложений, реализующих фиксированную функциональность (кусочная автоматизация)

o Комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления Решение такой сложной задачи должно базироваться на едином методологическом подходе к автоматизации решения различных делопроизводственных функций, едином комплексе взаимосвязанных технологий, реализующих этот подход, а также на едином техническом и программном комплексе, обеспечивающем функционироване вышеназванного комплекса технологий (специализированные комплексные информационные системы автоматизации ДОУ

Комплексные системы автоматизации ДОУ позволяют создать автоматизированную систему работы с документами в рамках всего учреждения или предприятия и позволяют обеспечить управление документацией на всех стадиях жизненного цикла документов, в том числе и электронных

Задачи комплексных систем автоматизации ДОУ

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Перед каждой организацией в зависимости от ее формы собственности, размера, уровня автоматизации и др. стоят свое специфические задачи.

Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач.

Обеспечение более эффективного управления организацией за счет автоматического контроля выполнения поручений, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях Повышение управляемости достигается за счет механизма формирования поручений и контроля за их исполнением. Важную роль в повышении управляемости организации принадлежит механизмам согласования документов, контроля за регистрацией и прохождением внешних и внутренних документов, средствам формирования плановой и оперативной отчетности по делопроизводству и документообороту. Ощутимым результатом внедрения системы являются прозрачность хода прохождения документов, их подготовки и обсуждения, повышение исполнительской дисциплины в организации

Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам . Основополагающим стандартом серии стандартов качества является документ ISO 9000 "Стандарты на управление качеством и обеспечение качества. Руководящие положения по выбору и применению". Он определяет основные принципы политики руководства организаций в области обеспечения качества Формально, или, как говорят сами специалисты по ISO 9000, в узком смысле, это обязывает предприятие задокументировать всю свою деятельность по 20 направлениям (Ответственность руководства. Система качества. Анализ контракта. Управление проектированием. Управление документацией и данными. Закупки. Управление продукцией, поставляемой потребителем. Идентификация и прослеживаемость продукции. Управление процессами. Контроль и испытания. Управление контрольным, измерительным и испытательным оборудованием. Статус контроля. Управление несоответствующей продукцией. Корректирующие и предупреждающие действия. Погрузочно-разгрузочные работы, хранение, упаковка, консервация и поставка. Управление регистрацией данных о качестве. Внутренние проверки качества. Подготовка кадров. Обслуживание. Статистические методы), а также обеспечить реальное функционирование бизнес-процессов в организации в полном соответствиис ними.

Консалтинговые компании и эксперты рекомендуют для упрощения прохождениея предприятием сертификации по ISO 9000 использовать системы управления документами (EDM/TDM), автоматизации документооборота (Workflow), управления ресурсами предприятия (MRP/ERP) и системы управления информацией об изделии и проектными данными (PDM).

Эти системы позволяют решать следующие задачи:

Вести аудит работы сотрудников с информацией

Автоматизировать типовые процедуры деятельности предприятия

Автоматизировать процедуры провдения изменений

Обрабатывать информацию об изделии на протяжении всего его жизненного цикла.

При внедрении системы управления качеством вы не обязаны прибегать к услугам конерктного поставщика или использовать только какую-либо одну систему автоматизации.
ISO 9000 обозначает, КАКИЕ действия должны быть выполнены на предприятии для обеспечения качества, но не КАКИМ ОБРАЗОМ должны вы их выполнять. Таким образом, отсутствуют жесткие требования к используемым средствам автоматизации.

Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности; сохранение истории взаимоотношений с клиентами). Получение возможности анализа загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и о результатах выполнения работ

Введение всех подразделениях и в организации в целом унифицированной, формализованной и строго регламентированной технологии делопроизводства. (специалисты разных подразделений работают с одной и той же программой, что означает работу с одним пользовательским интерфейсом, с одними справочниками (типы документов, номенклатуры дел, поддержки сложных систем нумерации документов), с одними шаблонами документов)

Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля . Упорядочивание работы с документами за счет использования типовых шаблонов, типовых маршрутов и введения в действие инструкций по работе с документами (использовать информацию из проекта внедрения “Directum” Использование шаблонов документов, маршрутов, введение регламентов по работе с документами сокращают случаи возвратных движений документов. За счет использования шаблонов документы оказываются сразу правильно подготовленными, за счет использования шаблонов маршрутов они сразу приходят к нужным сотрудникам и т. д

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. На 25-75% уменьшается общее количество бумажных документов (из опыта компании “Ланит”)

Перевод внутренних управляющих документов в электронный вид и использование электронной цифровой подписи

Единое общедоступное хранилище документов, исключающее необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива .

Пример проекта корпорации “Электронный архив” – Электронный архив президента РФ. С одной стороны бумажные документы: площадь 500 кв.м; время получения документа 1-3 суток (при наличии); одновременно с одним документом может работать только один пользователь.

С другой стороны электронные копии документов: площадь 10 кв.м; время доступа к документу 6-10 сек.; сохранность оригиналов – в большинстве случаях они не нужны.

Сокращение сроков подготовки решений и документов В государственных структурах - это одна из проблем эффективности функционирования госаппарата. В коммерческих структурах это позволяет повысить конкурентоспособность организации, получить материальный выигрыш за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры

На 75% сокращается время обработки документа за счет а) быстрой передачи исходных документов и информации Сокращение времени пересылки документа между сотрудниками в 5-7 раз из опыта Ланита б) сокращения времени на обработку корреспонденции, внутренних документов, ознакомления с документами, в) быстрого доведение поручений до конкретных исполнителей, г) повышения скорости поиска информации Сокращение поиска информации по документу (на запросы по телефону или от руководства) с нескольких часов до 1 минуты из опыта Ланит д) сокращения сроков согласования решений Сокращение срока согласования договоров с 1 месяца (в среднем) до 1 недели (максимум) из опыта Ланита;

Сокращается время на создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов



Есть вопросы?

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам:

Отправить