Информационная технология автоматизации офиса. Автоматизация офиса призвана дополнить существующую традиционную систему коммуникации персонала(с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами)

02.08.2019

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Введение

1. Электронный офис

Заключение

Глоссарий

Приложения

Введение

На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий. Все это позволяет говорить об актуальности темы данной работы.

Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.

Целью работы я поставил проанализировать автоматизацию офисной деятельности и рассмотреть основные программные продукты и решения, используемые при данной автоматизации.

Объект исследования является программное обеспечение, используемое для офисной автоматизации.

При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже не встает вопрос о необходимости автоматизации деятельности ее офисов или подразделений - возникает лишь проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке.

1. Электронный офис

1.1 Информационная технология автоматизации офиса

Изначально автоматизация начала развиваться на производстве и затем распространилась на офис, ставя вначале целью только автоматизацию сложной и кропотливой секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда. Автоматизация офиса, по сути не заменяет существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополняет ее. Обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наиболее качественно обеспечат управленцев информацией, если будут использоваться совместно.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1 технология автоматизации офиса

Автоматизированных офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает связь персонала внутри фирмы, но и потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с окружающим миром. Дадим определение информационной технологии автоматизации офиса:

Информационная технология автоматизации офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и позволяют им гораздо легче справляться с возрастающим объемом работ. Однако это является второстепенным преимуществом по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса, как инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их улучшенной коммуникации даёт возможность экономическому росту фирмы.

В настоящее время известно огромное колличество программ для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Существуют следующие виды информационных технологий:

· Информационная технология обработки данных

· Информационная технология управления

· Автоматизация офиса

· Информационная технология поддержки принятия решений

· Информационная технология экспертных систем

И каждый из них имеет свой вид обеспечения.

1.2 Развитие офисной автоматизации: от традиционного офиса к производственному и электронному

Считается, что офисные средства автоматизации могут относиться к одной из двух непересекающихся групп:

· автоматизация рутинных работ с документами, обычных для большинства офисов (office automation). К ним относятся: редактирование (набор, проверка, оформление) и печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений и т.п.;

· методические и программные средства поддержки принятия решений, которые являются специфическими для той или иной отрасли или проблемы в отличие от средств предыдущей группы.

Использование для автоматизации вычислительной техники в офисах началось в 60-х годах и прошло три следующие этапа развития: традиционный офис, производственный офис, электронный офис.

Традиционный офис представляет собой довольно небольшой сложившийся коллектив лично знакомых друг с другом людей с довольно таки широким кругом обязанностей. Такой офис можно характеризовать по трём важным признакам: сравнительно небольшой объем работы, постоянная оценка ситуации, инициатива и быстрая внутриофисная коммуникация.

Традиционный офис устойчив к переменам (при сравнительно небольших объемах работы) и по ряду показателей хорошо подготовлен к переходу в электронный. Типовой состав рабочих операций в традиционном офисе таков: подготовка материалов, печатание, диктовка, общение, выверка документов, поездки, работа с почтой, ведение картотек, ожидание, подборка и сортировка документов, поиск информации, чистка информационных фондов, копирование, выполнение расчетов, планирование, разговор по телефону, чтение, работа за терминалом.

В производственном офисе присутствуют большие объемы однотипной работы, ее строгая формализация, выделение, специализированные функции, подробное распределение труда, централизация вспомогательной работы и ее организация по поточному принципу. Соответственно в нем также применяются средства вычислительной техники. В этом случае суть автоматизации состоит в формировании и поддержании крупных информационных фондов однородных данных, их систематизации, накоплении, хранении, производстве выборок и т. д.

Электронный офис воплощает концепцию-всестороннего использования в офисной деятельности средств вычислительной техники и связи при одновременном сохранении и усилении преимуществ традиционных и производственных офисов. Предполагается, что электронный офис позволит практически не представлять документы на бумаге внутри фирмы и восстановит традиционную форму концентрации деятельности вокруг специалиста или руководителя. Основные функции и средства электронного офиса следующие:

общая обработка документов, их верификация и оформление; локальное хранение документов; обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге; дистанционная и совместная работа служащих над документом; поддержка способов общения, не покидая рабочего места; электронная почта; персональная обработка данных; составление документов, воспроизведение и полиграфическое размножение документов; объединение электронной и вербальной коммуникации; обмен информацией между базами данных; ввод данных или форм и ведение персональных баз данных; генерация отчетов по обработке данных;управление ресурсами; контроль исполнения; управление личным временем; контроль автоматической корреспонденции; поддержка технического и профессионального инструктажа служащих; передача данных; обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала; обеспечение стилистического качества документов; моделирование решений и имитация их принятия; информационная поддержка принятия решений; работа со средствами автоматизированного обучения; служба консультаций; создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест; обмен локальной и персонализированной информацией; служба видеотекста; обмен и интеграция программных средств; перенос документов с одного носителя на другой; полиграфическое оформление документов; телефонные и телевизионные совещания; групповой контакт через терминалы.

Информационно-вычислительные мощности в электронном офисе также персонализируются с сохранением электронной связи как внутри офиса, так и с централизованными базами данных и удаленными подразделениями. При этом предполагается, что совместное развитие и интеграция вычислительной и коммуникационной техники дадут служащим неограниченный доступ к любой нужной информации и вычислительным мощностям независимо от их места их навигации.

Электронный офис, благодаря электронной почте и персональным ЭВМ, увеличивает возможность обеспечения прямого взаимодействия людей, так же, как и традиционый офис, не требуя при этом их физической концентрации в пределах одного помещения. Концепция электронного офиса существенно повышает эффективность работы людей, занимающихся творческим трудом, требующим интенсивной обработки больших объемов сложноорганизованной информации.

В современных условиях к видам деятельности, осуществляемым в офисе, потенциально являющимся предметом автоматизации и требующим информационной поддержки, необходимо в первую очередь отнести:

· обслуживание входных информационных потоков разнообразных видов, офис-менеджмент;

· собственно документооборот и организацию делопроизводства;

· планирование и контроль выполнения производственных заданий и др.;

· стратегическое и тактическое планирование основной деятельности;

· принятие решений разных уровней;

· техническую поддержку бизнес-процессов как процессов специфического рода (длительных, вариантных, распределенных и др.).

Учитывая разнообразие офисов нецелесообразно рассматривать их информационные системы в качестве объектов, составляющих один конструктивно определяемый класс систем. Так как общим свойством таких офисных информационных систем (ОИС) является поддержка документооборота (а это, в общем случае, только часть каждой ОИС), то именно о ней и о других средствах поддержки рутинных операций с документами можно говорить как о самостоятельном классе функций характерных для офиса (и это также справедливо для соответствующих средств автоматизации).

На характер и цель деятельности организации влияет его информационная система, вид производимого и перерабатываемого информационного продукта. Если задачей организации является производство информационного продукта, оформленного в виде документов, то для нее важнейшим элементом деятельности является хранение информации, связанной со спецификой деятельности и необходимой для принятия управленческих решений. К таким информационным организациям относятся, например, нотариальные конторы, туристические фирмы, информационные агентства. Для снабженческо-сбытовых контор важно знать рынки сбыта, изготовителей продукции, цены на продукцию. Основные информационные потребности офисов можно удовлетворить с помощью типовых аппаратно-программных средств, среди которых программные средства текстовой, табличной и графической обработки информации, ПК и средства оперативного размножения документации, электронные коммуникационные средства.

1.3 Основные компоненты электронного офиса

База данных. В автоматизированном офисе база данных представляет собой данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация может также поступать в базу данных из окружающего мира фирмы. Специалисты должны уметь выполнять технологические операции по работе в среде баз данных.

Текстовый процессор. Это один из видов прикладного программного обеспечения, который предназначен для создания и обработки текста. Он позволяет выполнять операции со словами, например добавлять или удалять их, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, работать с элементами текста,режимами и т.д. При готовом документе, специалист переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает его на другие компьютеры по сети. Таким образом, менеджер имеет эффективный вид письменной коммуникации. Менеджер постоянно может оценивать ситуацию на фирме с помощью регулярного получения писем и докладов, подготовленных с помощью текстового процессора.

Электронная почта. Электронная почта, основывается на сетевом использовании компьютеров и дает возможность пользователю в получении, хранении и отправке сообщений своим партнерам по сети. Речь идёт о однонаправленной связи. Для обеспечения двухсторонней связи необходимо многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте либо использовать другие способы коммуникации.

Сообщение, которое посылается часто стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при необходимости можно отметить, что это частная корреспонденция. Можно также послать сообщение с отчётом о его получении адресатом.

Когда фирма решает завести электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая -- приобрести собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, выполняющую функцию электронной почты. Вторая же - это покупка услуги использования электронной почты, которая в свою очередь предоставляется специализированными организациями связи за определённую периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта позволяет передовать голосовые сообщения. Она похожа на электронную почту, за исключением того, чтобы вводить сообщение на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Аналогично Вы получаете присланные сообщения по телефону. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений успешно используется для группового общения. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список тех лиц, которым данное сообщение будет отправлено. Система будет периодически обзванивать всех указанных людей для передачи им сообщения.

Главное преимущество аудиопочты, если сравнивать её с электронной. является то, что она удобне -- при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, которые представляются в табличной форме. Среди общих признаков этих операций, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

· ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

· обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

· вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

· качественное оформление табличных форм представления данных;

· многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

· проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

Проведение математического моделирования и другие операции.

Электронный календарь. Он предоставляет возможность использовать компьютер, входящий в сеть для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Например, менеджер устанавливает дату и время какого либо мероприятия, просматривает получившееся расписание, и при надобности вносит поправки при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует компонентам электронной почты. Программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система даёт возможность для получения доступа также и к календарям других менеджеров, может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря особо эффективно для менеджеров высших уровней управления, график которых расписан надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между группой людей, решающей определённый вопрос. Лица, имеющие доступ к этой технологии - это ограниченный круг. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три вида конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Здесь компьютер используется для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Лица, принимающие решение, имеют три возможности получения информации в форме видеотекста:

· создать файлы видеотекста на собственных компьютерах;

· заключить договор с компанией данной специализации на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, разработанные специально для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

· заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видео текста.

Обмен каталогами и прайс-листами своей продукции между компаниями в форме видеотекста имеет сеёчас большую популярность. Компании, специализирующиеся на продаже видеотекста, начинают конкурировать печатной продукцией, такой как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету, журнал или сводки биржевой информации в форме видеотекста.

Хранение изображений. В любой организации необходимо длительное время хранить большое количество документов. Для удобства придумали хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений является перспективной офисной технологией и осуществляется при использовании специального устройства -- оптического распознавателя образов, который позволяет преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид с последующим хранением его во внешней памяти компьютера. Изображение, сохраненное в цифровом формате может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски или другие носители обладающие большими емкостями.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством для аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, позволяющими учавствовать в разговоре более чем двум участникам. Для аудиоконференций не требуется компьютер, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Аудиоконференци являются очень выгодным средством связи. Оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

· человек, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность для участия в ней всех заинтересованных лиц;

· количество участников конференции не должно быть более шести человек, чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

· программа конференции должна быть сообщена ее участникам заранее, например, с использованием факсимильной связи;

· перед диалогом, каждый участник должен представляться;

· должны быть организованы запись конференции и ее последующее хранение;

· запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. Во время видеоконференции ее участники, находящиеся в разных местах планеты, могут видеть на телевизионном экране либо мониторе себя и других участников. Одновременно с видеоизображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции сокращают транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их и по другой причине. Эти фирмы видят в них возможность принять в решении вопроса максимальное количество менеджеров и других работников, находящихся на большом расстоянии от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

· односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;

· односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь позволяет участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

· двухсторонняя видео- и аудиосвязь. Она является наиболее дорогой конфигурацией с использованием двухсторонней видео- и аудиосвязи между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, читающего документ на одном конце коммуникационного канала и воспродящего его изображение на другом.

Факсимильная связь является быстрым и легким способом рассылки документов участникам группы, решающей определенный вопрос, независимо от их географического положения.

2. Электронный документооборот

2.1 Назначение систем управления электронными документами

Итак, управление электронным документооборотом в общем случае - это организация движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. Т.к. они чаще всего остаются на сервере, под движением документов понимается не их физическое перемещение, а передача прав на их использование с уведомлением определённых пользователей и контроль за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота это организация хранения электронных документов, а также их поиска как по атрибутам, так и по содержимому. В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, фиксируются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Автоматизация документооборота даёт возможность использовать информацию из базы данных, сокращение количества ввода информации вручную, что сокращает время работы и в снижении количества ошибок. Кроме форм документов, в база данных системы управления документооборотом хранит данные (суммы, номера договоров, даты заключения договоров, адреса и т.д.), которые также могут понадобиться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Эта информация вводится один раз и позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.

По данным журнала “ASAP”, за год в мире производится приблизительно 6 млрд. документов; обычный служащий тратит в год около 150 часов на поиск утерянной информации. Поэтому возникает потребность предоставлять необходимую информацию в готовом для “потребления” виде с последующим ее предложением.

Современный рынок прикладных программных средств предлагает ряд автоматизированных систем управления документацией. Среди них DocsVision 3.6 компании DocsVision , ESCOM.DOC© , система J.D. Edwards OneWorld, разработанная компанией Robertson and Blums Corporation и др.

Прежде всего, дадим определение того, о каком типе программного обеспечения пойдёт речь. Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) даёт аналитическая компания IDC :

"Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."

Изначально, СУД являлись вертикальными приложениями, которые были разработаны для использования малыми группами специалистов, работающих на небольшом расстоянии друг от друга с документами сложной структуры. Заграницей приложения вертикального управления документами в основном использовались в фармацевтических исследованиях, страховании, инженерных разработках, промышленном производстве.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Ежедневно создаются высоко-ценные материалы, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных коллективах среди людей. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут больше хранить корпоративные знания. В этом должны помочь Системы управления документами.

Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи СУД) нужна для того, чтобы обеспечить мобильность руководству предприятия и работы самого предприятия.

На сегодняшний день предприятия требуют по настоящему распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

· Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать можно больше пользователей, и система была способна увеличивать свою мощность и это определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Это требование могут обеспечить сервера баз данных, произведённых такими компаниями, как Sybase, Oracle, Informix и др., существующие практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

· Распределенность - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектурой систем документооборота должно поддерживаться взаимодействие распределенных мест. А распределенные места могут быть объединены различными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами резко повышает продуктивность работы сотрудников, усиляет общую конкурентоспособность организации.

· Модульность - вполне возможно, что заказчик не потребует внедрение сразу всех компонентов системы документооборота, а иногда число задач решаемых заказчиком меньше, чем число всех задач документооборота. Из этого выведем, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

· Открытость - система документооборота не должна и не может существовать по отдельности с другими системами, например иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы необходимой в некоторых случаях доработки и интеграции с другими системами.

· Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.

На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий СУД. Но, ни одна классификация,как показывает практика, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают сразу в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, такими как работы с образами, технологии управления записями и потоками работ, управление контентом (см. ниже) и т.д.

Системы управления образами

На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий технологий. Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

· Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS).

Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом (см. ниже) и т.д.

· Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

· Системы управления контентом (от англ. content - содержание, суть): Adobe, Excalibur.

Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

· Системы управления образами

Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

· Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow -- «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

2.2 Подсистемы автоматизации документооборота

информационный автоматизация офисный электронный документ

Система автоматизации документооборота складывается из нескольких подсистем. Каждая из этих подсистемм обладает набором специфических для нее функций. При этом каждая подсистема тесно взаимодействуют между собой с другими подсистемами. На практике программные продукты условно можно отнести к той или иной группе в нашей классификации. Как правило, системы реализуют лишь часть функций, описанных ниже, при этом продукт одного класса может включать в себя часть функций систем другого класса. По этому построение систем автоматизации документооборота из существующих на рынке продуктов требует не только хорошего понимания конечной задачи, но и отличного знания рынка программного обеспечения.

Можно выделить следующие подсистемы автоматизации документооборота:

· Архивы документов;

· Системы ввода документов и системы обработки образов документов;

· Системы управления стоимостью хранения документов;

· Системы маршрутизации документов;

· Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

В основе системы документооборота лежит подсистема хранения. В простейшем случае это может быть база данных учета документов в системах автоматизации делопроизводства. Клиентское рабочее место осуществляет возможность занесения информации о документах в систему, поиск документов по их атрибутам, модификацию информации (текущее местоположение, статус исполнения и прочее) и управление данными.

В том случае, если система документооборота хранит документы или их образы необходима специальная среда их хранения. В простейшем случае для этого может использоваться файловая система. В более сложном случае это может быть специализированная система построения архива документов. База данных должна содержать информацию о правах доступа к документам, блокировках и пр. В этом случае возможно присутствие систем оптимизации стоимости хранения документов и системы поддержки полнотекстового индексирования.

Клиентские приложения, соответственно, должны включать такие дополнительные функции, как доступ к документам в архиве, поддержка блокировки и изменения атрибутов документов, а также возможность полнотекстового поиска.

Для ввода документов в систему может использоваться система распознавания текстов и печатных форм.

В случае наличия в системе средств маршрутизации база данных хранит дополнительную информацию о маршрутах движения документов, текущем состоянии маршрутов и пр. Модуль маршрутизации осуществляет непосредственную доставку документов на рабочие места пользователей и внесение информации об изменении статуса документов в базу данных. Клиентское рабочее место системы маршрутизации может непосредственно не взаимодействовать с базой данных и архивом документов, а получать доступ к документам посредством среды маршрутизации, в качестве которой может использоваться электронная почта.

Заключение

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного ПО.

Глоссарий

		Определение
	Текстовый процессор	один из видов прикладного программного обеспечения, который предназначен для создания и обработки текста.
	Электронная почта	Компонент электронного офиса, позволяющий пользователям обмениваться электронными сообщениями по сети
	Информационная технология автоматизации офиса	организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
	Аудиопочта	почта позволяющая пользователям передовать голосовые сообщения.
	оптический распознаватель образов	Устройство позволяющее преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид с последующим хранением его во внешней памяти компьютера.
	Аудиоконференция	Средство коммуникации использующее аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными лицами.
	Факсимильная связь	связь основанная на использовании факс-аппарата, читающего документ на одном конце коммуникационного канала и воспродящего его изображение на другом.
	Эффективность документооборота	обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота
	Корпоративные СУД	Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации.
	Системы управления контентом	Системы, которые обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции.

Список использованных источников

1. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота. / А. Пахчанян. Спб.; «Питер», 2003. - 74 с. - ISBN 5-85647-057-

2. Симонович С.В. Информатика: Базовый курс. / С.В. Симонович. СПб.; «Питер», 2002. - 24 с. - ISBN 5-300-02821-5.

3. Морозевич А.Н. Основы экономической информатики. Учебное пособие. / А.Н. Морозевич, Н.Н. Говядинова, Б.А. Железко. Мн.; «БГЭУ», 2006. - 237 с. - ISBN 5-30567-453-5

4. Назаров С.В. Пакеты программ офисного назначения. Учеб. Пособие. / С.В. Назаров. Москва.; «Издательство АСТ», 2003. - 112 с. - ISBN 5-34634554-4

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Назначение программ офисной автоматизации. Преимущества ERP-систем, критерии их выбора. Характеристики ряда программ: "БЭСТ-5" - информационной системы управления предприятием, описание 1С:Предприятие 8.1, Microsoft Dynamics AX, Галактика Business Suite.

курсовая работа , добавлен 19.12.2011

Теоретические основы информационных технологий, их значение во всех сферах жизни современного человека и общества. Изучение информационной системы для автоматизации службы управления персоналом в рамках предприятия. Отдельные программы автоматизации.

реферат , добавлен 12.01.2012

Анализ существующих информационных систем для автоматизации деятельности предприятий общественного питания. Моделирование основных бизнес-процессов, выполняемых в автоматизированной информационной системе. Этапы разработки информационной системы.

дипломная работа , добавлен 14.11.2017

Анализ особенностей работы и технических возможностей программы "1С: Предприятие", предназначенной для решения широкого круга задач по автоматизации учетной и офисной деятельности. Характеристика основных средств администрирования и конфигурации системы.

курсовая работа , добавлен 28.05.2010

Использование информационных технологий с целью автоматизации рабочего места коменданта образовательного учреждения. Программные и аппаратные средства. Архитектура программного обеспечения. Описание пользовательских интерфейсов. Анализ предметной области.

курсовая работа , добавлен 06.06.2015

Создание сайта в сети Интернет для информирования студентов и преподавателей о проходящих конференциях. Разработка модели "как будет" с учетом внедрения системы автоматизации. Описание сценариев элементарных функций и физической модели базы данных.

курсовая работа , добавлен 19.12.2015

Понятие и процесс обработки информации. Технология подготовки текстовых документов и система управления документами. Методы и средства защиты информации. Экспертные и справочно-правовые системы и автоматизация рабочего места и офисной деятельности.

шпаргалка , добавлен 29.07.2010

Современная система автоматизации ресторанов как один из основных инструментов развития ресторанного бизнеса. Влияние автоматизированной системы на повышение эффективности управления ресторана. Анализ зарубежных и отечественных систем автоматизации.

курсовая работа , добавлен 23.02.2010

Понятие информационных технологий, этапы их развития, составляющие и основные виды. Особенности информационных технологий обработки данных и экспертных систем. Методология использования информационной технологии. Преимущества компьютерных технологий.

курсовая работа , добавлен 16.09.2011

Обзор государственных и международных стандартов и методологий создания и эксплуатации информационных систем. Характеристика актуальных способов автоматизации компании. Проект автоматизации диспетчерской службы ООО "Рим", созданный средствами MS Project.

Характеристика и назначение . К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах:

 обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

 сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

 хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Это требует выполнения следующих условий: работа между исполнителями должна быть скоординирована; движение документов по возможности оптимизировано; предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса – это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

Основные компоненты автоматизированного офиса представлены на рис. 6.3. В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Автоматизация офисной деятельности осуществляется на основе программно-аппаратного комплекса, называемого электронным офисом.

Электронный офис – программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

Рис. 6.3. Автоматизация офиса

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: одна или несколько ЭВМ, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами, входящими в офис, являются:

 текстовый редактор;

 электронная таблица;

 система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

 программа анализа и составления расписаний;

 программа презентации;

 графический редактор;

 программа обслуживания факс-модема;

 программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в ИП могут входить другие офисные продукты, перечисленные выше. Главной отличительной чертой программ, составляющих ИП, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена (если приобретать их по отдельности).

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта: Borland Office for Windows фирмы Novell, SmartSuite фирмы Lotus Development и Microsoft Office фирмы Microsoft.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на оперативном уровне управления. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Например, в базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Кроме того, для организации офисной деятельности используют электронную почту, телеконференции и компьютерные конференции, технологию видеотекста, технологии хранения изображений, аудио и видеоконференции, факсимильную связь.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая – купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта . Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще: при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеется три возможности получить информацию в форме видеотекста:

1) создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

2) заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

3) заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Для их проведения также не требуется компьютер. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Характеристика и назначение. К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах:

· обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

· сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

· хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Информационная технология автоматизированного офиса - это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Основные компоненты автоматизированного офиса представлены на рис. 6.3. В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Электронный офис - программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

Рис. 6.3. Автоматизация офиса

Основными программными продуктами, входящими в офис, являются:

· текстовый редактор;

· электронная таблица;

· система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

· программа анализа и составления расписаний;

· программа презентации;

· графический редактор;

· программа обслуживания факс-модема;

· программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

1) создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

3) заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Конец работы -

Эта тема принадлежит разделу:

Экономическая информация

Информация и информационные процессы в организационно-экономической сфере. Экономическая информация как часть информационного ресурса общества. Роль и место автоматизированных информационных систем в экономике. Обеспечивающие подсистемы информационной системы ИС. Понятие информационной технологии. Виды информационных технологий. Интеллектуальные технологии и системы. Защита информации в современных ИТ.

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Информация и данные
Любая деятельность человека основывается на информации.

Понятие экономической информации
Поскольку мы имеем дело с организациями, работающими в экономической области, то нас прежде всего интересует экономическая информа

Требования к экономической информации
Свойства информации. Когда говорят об информации, то упоминают ряд ее свойств. Информация достоверна, если она не искажает истинно

Виды экономической информации
Экономическую информацию принято подразделять по следующим признакам: функциям управления и месту возникновения. По функциям управ

Информационная модель предприятия. Система управления
Существование производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные

Информационные ресурсы организации
Ресурс запас, источник чего-либо. Рассматривая народное хозяйство страны, любую отрасль, предприятие, т.е. организацию любого масш

Автоматизированные информационные системы. Понятие системы, ее свойства
Производственные и хозяйственные предприятия, организации, фирмы, корпорации, банки представляют собой сложны

Понятие информационной системы
Процесс управления связан с обменом информацией между компонентами системы, а также с окружающей средой и предполагает получение с

Предприятие как объект информатизации
Организационная структура управления на предприятии определяет состав и функции управления структурных подразделений. Организацион

Классификация информационных систем
Классификация ИС способствует выявлению наиболее характерных черт, присущих ИС, обеспечивает лучшее понимание предмета изучения. С

Структура и состав информационной системы. Функциональные компоненты ИС
Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Информационное обеспечение
Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для приняти

Внемашинное информационное обеспечение
Внемашинное информационное обеспечение (ИО) включает показатели, необходимые для решения управленческих задач; их объемно-временны

Состав и организация внутримашинного информационного обеспечения
Внутримашинное информационное обеспечение включает в себя все виды специально организованной информации, представленной в форме во

Базы данных, используемые при решении задач управления экономическим объектом
Под базой данных понимается специальным образом организованное хранение информационных ресурсов (совокупность

Техническое обеспечение
Техническое обеспечение комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая д

Программное обеспечение
Программное обеспечение совокупность программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функциониро

Общесистемное (базовое) программное обеспечение
Общесистемное (базовое) программное обеспечение (ПО) (рис. 3.1) организует процесс обработки информации в компьютере и обеспечивае

Пакеты прикладных программ
Пакеты прикладных программ (ППП) являются мощным инструментом автоматизации решаемых пользователем задач, практически полностью ос

Математическое обеспечение
Все методы формализации задач управления, в том числе и те, на основе которых строится рациональная эксплуатация технического обес

Организационное обеспечение
Организационное обеспечение совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами,

Правовое обеспечение
Правовое обеспечение совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систе

Лингвистическое обеспечение
Лингвистическое обеспечение это совокупность языковых средств, используемых на различных стадиях создания и эксплуатации информаци

Жизненный цикл информационных систем. Основные стадии и этапы разработки ИС и их содержание
Такая категория, как «жизненный цикл», отражает сущность развития информационной системы во времени. Как и лю

Роль заказчика в создании информационной системы
Роль заказчика в создании информационной системы важна: он является на этапе разработки системы заказчиком, а затем превращается в

Использование типовых проектных решений
Одним из рациональных путей проектирования информационной системы и информационной технологии является исполь

Определение информационной технологии. Составляющие информационной технологии
Под технологией понимается совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы

Технологический процесс обработки информации
Технологический процесс (ТП) обработки информации представляет собой комплекс взаимосвязанных операций по преобразованию информаци

Этапы развития информационных технологий
Существует несколько точек зрения относительно развития информационных технологий с использованием компьютеров, которые определяют

Классификация информационных технологий
Развитие рыночных отношений привело к появлению новых видов предпринимательской деятельности и, прежде всего, к образованию фирм,

Информационные технологии обработки данных
Характеристика и назначение. Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач,

Информационные технологии управления
Характеристика и назначение. Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех б

Информационные технологии поддержки принятия решений
Характеристика и назначение. Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый

Информационные технологии экспертных систем
Характеристика и назначение. Наибольший прогресс среди компьютерных информационных систем отмечен в области разработки экспертных

Эволюция систем поддержки принятия решений
В процессе своего развития системы поддержки принятия решений прошли следующий путь (рис. 6.8):

Понятие и классификация интеллектуальных информационных систем
Интеллектуальная информационная система (ИИС) это информационная система, которая основана на концепции использования базы знаний

Назначение, структура и основные характеристики экспертной системы
Экспертная система (ЭС) это ИИС, предназначенная для решения слабоформализуемых задач на основе накапливаемого в базе знаний опыта

Инструментальные средства разработки экспертных систем
Благодаря появлению специальных инструментальных средств построения ЭС сократились сроки разработки, значительно снизилась трудоем

Применение интеллектуальных технологий в экономических системах
Применение ЭС. Экспертные системы - это прогрессирующее направление в области искусственного интеллекта. Причиной повышенного инте

Технология мультимедиа
Мультимедиа это интерактивная технология, обеспечивающая работу с неподвижными изображениями, видеоизображением, анимацией, тексто

Информационные хранилища
Использование баз данных на предприятии не дает желаемого результата от автоматизации деятельности предприятия. Причина проста: ре

Система электронного документооборота
Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска

Геоинформационные системы
Сетевые и авторские технологии позволяют создавать геоинформационные системы (ГИС) для доступа к любым мировым хранилищам информации любых тип

Виды угроз безопасности ИС и ИТ
Под безопасностью ИС понимается защищенность системы от случайного или преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функц

Методы и средства защиты информации
Методы обеспечения безопасности информации в ИС: · преп

Технологии обеспечения безопасности
При использовании любой информационной технологии следует обращать внимание на наличие средств защиты данных, программ, компьютерн

Общая характеристика информационной системы бухгалтерского учета
Комплексы учетных задач. Изменения в управлении экономикой, переход к рыночным отношениям оказывают значительное влияние на органи

Технология обработки учетных данных и ее этапы
Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете. Технология электронной обработки задач - это совокупность строго рег

Российский рынок финансово-экономических программ
Присутствующее сегодня на рынке финансово-экономическое прикладное ПО весьма разнообразно и неоднородно, что является результатом

Классификация бухгалтерских финансово-экономических программ и систем
Не претендуя на создание классификации, сгруппируем наиболее известные программные продукты, предлагаемые на российском рынке разл

Информационные технологии создания бюджета
Бюджетирование сложный процесс, для реализации которого используются специализированные программные продукты. На различных предпри

Информационные технологии стратегического планирования
Стратегическое планирование это особый вид научной и практической деятельности, состоящей в разработке стратегических решений (в ф

Информационные технологии прогнозирования деятельности предприятия
Прогнозирование с помощью Microsoft Excel. Введем основные понятия.

Информационные технологии автоматизации управления в масштабах всего предприятия
Корпоративные ИС предназначены для автоматизации всех функций управления фирмой или корпорацией, имеющей терр

данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

нормативных документов (планов, стандартов, бюджетов и др.), определяющих планируемое состояние объекта управления.

Вопрос 9. Автоматизация офиса

1. Характеристика и назначение автоматизации офиса.

2. Основные компоненты автоматизации офиса.

Информационная технология автоматизированного офиса – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Автоматизация офиса призвана дополнить существующую традиционную систему коммуникации персонала(с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами). При их совместном использовании обе эти системы обеспечат

рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией. Автоматизированный офис :

поддерживает внутрифирменную связь персонала;

предоставляет новые средства коммуникации с внешним окружением.

Офисные автоматизированные технологии особенно привлекательны для

группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ, однако преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств,обеспечивающих технологию автоматизации офиса :

текстовый процессор;

табличный процессор;

электронная почта;

электронный календарь;

аудиопочта;

компьютерные и телеконференции;

видеотекст;

хранение изображений;

специализированные программы управленческой деятельности (ведения документов, контроля за исполнением приказов и т. д.). Также широко используются некомпьютерные средства :

аудио- и видеоконференции;

факсимильная связь;

ксерокс и другие средства оргтехники.

Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе она концентрирует в себеданные о производственной системе фирмы, так же как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных Приложений (программ), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр.

Текстовый процессор – это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет

добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимамии т. д. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователюполучать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений.Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности :

купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты;

купить готовую услугу использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически

вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом.Она напоминает электронную почту, но сообщениевместо набора на клавиатуре передается через телефон.Аудиопочта также реализуется в сети. Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной почтой является то, что она проще –при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор, так же как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров

позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить

наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций :

ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т. д.);

вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

качественное оформление табличных форм представления данных;

многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

проведение математического моделированияи ряд других вспомогательных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютерадля хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты, более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы,решающей определенную проблему.

Круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем участников аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три типа конференций :

аудио;

видео;

компьютерную.

Видеотекст основан на использовании компьютера для получения

отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста :

создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста;

заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Популярен обмен каталогами и прайс-листами своей продукции между компаниями в форме видеотекста.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идеяхранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) – перспективная офисная технология, которая основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющегопреобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями.

Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения – оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

Вопрос 10. Аудио- и видеоконференции в автоматизации офиса

1. Аудиоконференции.

2. Видеоконференции.

3. Факсимильная связь.

Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций

между территориально удаленными работниками и подразделениями фирмы. Телефонная связь, оснащенная устройствами, дающими возможностьучастия в разговоре более чем двум участникам, – наиболее простое техническое средство реализации аудиоконференции. Создание таких конференцийне требует наличия компьютера, она предполагает использование двусторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконферениий повышается при выполнении следующих условий :

работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней заинтересованных лиц;

количество участников не должно быть слишком большим, чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

программа конференции должна быть сообщена участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;

перед тем как начать говорить, каждый участник должен представиться;

должны быть организованы запись конференции и ее хранение;

запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем участникам.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Заключение

Глоссарий

Список использованных источников

1. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота. / А. Пахчанян. Спб.; «Питер», 2003. - 74 с. - ISBN 5-85647-057-

2. Симонович С.В. Информатика: Базовый курс. / С.В. Симонович. СПб.; «Питер», 2002. - 24 с. - ISBN 5-300-02821-5.

3. Морозевич А.Н. Основы экономической информатики. Учебное пособие. / А.Н. Морозевич, Н.Н. Говядинова, Б.А. Железко. Мн.; «БГЭУ», 2006. - 237 с. - ISBN 5-30567-453-5

4. Назаров С.В. Пакеты программ офисного назначения. Учеб. Пособие. / С.В. Назаров. Москва.; «Издательство АСТ», 2003. - 112 с. - ISBN 5-34634554-4

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Экономическая информация

Что будем делать с полученным материалом:

Все темы данного раздела:

Вопрос 10. Аудио- и видеоконференции в автоматизации офиса

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам:

Ваш комментарий (необязательно):