Как сделать автозаполнение ячеек в excel. Программы для автоматического заполнения форм

Как вы уже знаете, очень полезной возможностью MS Excel является автозаполнение ячеек типовыми наборами данных. То есть если ввести в ячейку «Апрель», а затем протащить её мышью на несколько соседних ячеек, они последовательно заполнятся названиями других месяцев: «Май», «Июнь» и так далее. Аналогичный фокус проходит с датами, названиями дней недели и даже просто с цифрами, что особенно удобно при нумерации строк таблицы.

Автозаполнение в MS Excel — очень удобная штука. Вписал первое значение, а остальные появятся автоматом

Однако… списки «типовых наборов данных» не ограничиваются примерами выше, верно? При работе с часто используемыми списками городов, артикулов, номеров деталей и т.п., было бы очень удобно иметь свой собственный шаблон для автозаполнения.

Итак, сегодня я избавлю вас от нудной рутины, когда один и тот же список приходится набивать вручную (на худой конец копировать из другого документа) — самое время научится формировать в MS Excel собственные списки автозаполнения!

Создаем пользовательский список автозаполнения в MS Excel

Для начала, неплохо было бы как-то наш будущий список автозаполнения зафиксировать. Вы можете открыть таблицу с уже заполненным примером такого списка или набить его заново на черновике. Лично я начну с черновика и создам простейший автозаполняемый список из четырех пунктов с номерами годовых кварталов: «Первый квартал», «Второй квартал»… итак далее.

Сделали? Теперь выделяем наш список целиком, идем на вкладку «Файл» и выбираем в появившемся меню пункт «Параметры» .

Как только на экран будет выведено окно настроек программы, щелкаем в списке слева пункт «Дополнительно» , прокручиваем экран настроек почти до самого низа и находим кнопку «Изменить списки» .

В открывшемся окне настроек слева мы увидим перечень уже сформированных списков автозаполнения, а внизу выделенный нами ранее диапазон и кнопку «Импорт». Нажмите на неё и увидите, как пустовавшее до этого правое поле окна «Списки» заполнится уже знакомым нам перечнем.

Список автозаполнения Excel по умолчанию. А внизу — диапазон выбранных нами ячеек

Вы можете прямо здесь набить к списку дополнительные пункты — окно справа доступно для редактирования. Если же созданный список вам вдруг станет не нужен, вы смело можете его удалить воспользовавшись одноименной кнопкой в правой части окна.

Пользовательский список автозаполнения готов

Обратите внимание: удалить или редактировать заданные по умолчанию списки автозаполнения MS Excel (месяцы, дни недели и т.п.) — нельзя.

Ну всё, нажимаем «Ок» (и ещё раз «Ок») чтобы применить изменения. Самое время попробовать что у нас получилось. Пишем в первой ячейке «Первый квартал», протягиваем её за уголок… и получаем полностью сформированный автозаполняемый список, с чем вас и поздравляю.

Пользовательский список автозаполнения в действии

Остается только добавить, что вы можете создать любое число пользовательских списков автозаполнения — никаких ограничений на этот счет в MS Excel не заложено.

Каждый день пользователям интернета приходится заполнять различные формы на сайтах, в интернет-магазинах. И это часто отнимает наше драгоценное время.

Возьмем, к примеру сайт одного туроператора. Как много полей, неправда ли?

Как много полей, неправда ли?

И надо сказать, что достаточно обременительно заходить в каждое и выбирать. Особенно, если приходится это делать несколько раз.

Ведь подбор тура по заданным вами параметрам не всегда есть в наличии и приходится корректировать уловия. Но если же вы определенно решили найти тур, который 100% соответствует вашим требованиям, и не смотря на то, что места есть не всегда, то всякий раз заново вводить одни и те же параметры для поиска будет достаточно рутинным занятием.

В этом поможет нам программа - конструктор скриптов, позволяющих автоматизировать любые действия в браузере, которая называется . Чтобы вы имели представление об этой программе, перечислю лишь базовый функционал.

Особенности программы XWeb Human Emulator

• Автозаполнение форм и текстовых полей.
• Запись и повтор работы с любым элементом сайта.
• Сбор, сравнение, хранение и отправка данных.
• Есть встроенный планировщик задач, который можно запускать в назначенное вами время.
• Во время работы можно свернуть ее в систрэй. Это никак не скажется на производительности других приложений.

Как видите, даже этого достаточно, чтобы назвать программу функционально богатой.

А теперь, я на примере покажу, как можно автоматизировать процесс заполнения формы на сайте.

Автозаполнение формы

В адресную строку (выделено желтым маркером). Ниже, в правой части окна программы, подгружается веб-страница с формой для поиска и бронирования туров.

2. Выбираем в главном меню раздел «Макрос» и нажимаем на «Запись». Тоже самое можно сделать, нажав горячие клавиши Ctrl+Shift+R . Теперь программа будет записывать все наши действия в отдельный макрос.

Статья по теме: Как внести изменения в файл hosts

3. После того, как мы заполнили на сайте форму поиска тура и получили результат выборки, нужно остановить запись макроса. В том же пункте меню «Макрос» нажать на «Остановить» или выполнить эту команду, нажав горячие клавиши Ctrl+Shift+S .

4. Теперь, если нужно повторить поиск тура по указанным ранее параметрам, достаточно нажать все одну кнопочку «Выполнить». Макрос за считанные секунды сам заполнит все поля и вы тут же получите результаты поиска.

Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс. Если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, что был введен ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее черным цветом (рис. 2). Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв) .

Рис. 2 - Автозавершение при вводе текста

Механизм автозаполнения удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести какую-либо последовательность данных. Предположим, необходимо заполнить строку или столбец последовательностью чисел, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, можно выполнить следующие действия :

1. Необходимо набрать в двух соседних ячейках первые два значения из ряда чисел, чтобы Excel мог определить их разность.

2. Выделить обе ячейки.

3. Навести указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения. При этом он примет вид черного плюса.

4. Выполнить щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, протянуть рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши конечного значения, которое будет помещено в последнюю ячейку ряда. Протаскивать рамку можно в любом направлении.

5. Отпустить кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился.

Функция автозаполнения очень полезна при копировании формулы в ряд ячеек. Благодаря функции автозаполнения ввести формулы в ячейки можно за несколько секунд. Нужно набрать только первую формулу, а затем протаскиванием рамки за нижний маркер скопировать ее на весь ряд .

При этом адреса ячеек в формулах будут автоматически заменены на нужные (по аналогии с первой формулой).

45. Думаю все знают такой прием в Excel, как автозаполнение ячеек путем протягивания мышью крестика? Если еще нет, то расскажу поподробней. Допустим Вы хотите заполнить строку или столбец днями недели(Понедельник, Вторник и т.д.) . Что Вы для этого делаете? Правильно, Вы в каждую ячейку вписываете вручную все эти дни. Но в Excel есть прекрасная возможность упростить этот процесс. Для выполнения подобной операции Вам потребуется заполнить лишь первую ячейку. Пишем в неё - Понедельник. Теперь выделяем эту ячейку и ведем курсор мыши к нижнему правому углу ячейки. Курсор приобретет вид черного крестика(рис.1) .

рис.1

Как только курсор стал крестиком, жмем левую кнопку мыши и удерживая её тянем вниз(если надо заполнить строки) или вправо(если надо заполнить столбцы) на необходимое количество ячеек. Теперь все захваченные нами ячейки заполнены днями недели. И не одним Понедельником, а по порядку(рис.2) .

рис.2

Но это не все. Если вместо левой кнопки мыши, зажать правую и протянуть, то по завершении Excel выдаст меню, в котором будет предложено выбрать метод заполнения: Копировать ячейки , Заполнить , Заполнить только форматы ,Заполнить только значения , Заполнить по дням , Заполнить по рабочим дням ,Заполнить по месяцам , Заполнить по годам , Линейное приближение ,Экспоненциальное приближение , Прогрессия - см.рис.3 . Серым шрифтом выделены неактивные пункты меню - те, которые нельзя применить к выделенным ячейкам. Выбираете необходимый пункт и любуетесь результатом.

рис.3

Но и это еще не все. Наряду со встроенными в Excel списками автозаполнения, можно создать и свои списки. Например, Вы часто заполняете шапку таблицы словами: Дата, Артикул, Цена, Сумма . Можно их вписывать каждый раз или копировать откуда-то, но можно сделать и по-другому. Если Вы используете:

· Excel 2003 , то переходите Сервис -Параметры -Вкладка "Списки " ;

· Excel 2007 - Меню -Параметры Excel -вкладка Основные -кнопочка "Изменить списки " ;

· Excel 2010 - Файл -Параметры -вкладка Дополнительно -кнопочка "Изменить списки… " .

В результате перед Вами что-то вроде этого(рис.4)

рис.4

Выбираете пункт НОВЫЙ СПИСОК - ставите курсор в поле Элементы списка и заносите туда через запятую наименования столбцов, как показано на рис.4 . НажимаемДобавить .

Так же можно воспользоваться полем «Импорт списка из ячеек «. Активируем поле выбора, щелкнув в нем мышкой. Выбираем диапазон ячеек со значениями, из которых хотим создать список. Жмем Импорт. В поле Списки появиться новый список из значений указанных ячеек.

Теперь остается проверить в действии. Пишем в любую ячейку слово Дата и протягиваем, как описано выше. Excel заполнил нам остальные столбцы значениями из того списка, который мы сами только что создали. Вы можете изменять и удалять, созданные Вами списки, добавлять новые.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-07-22

На одном из листов рабочей книги Excel, находиться база информации регистрационных данных служебных автомобилей. На втором листе ведется регистр делегации, где вводятся личные данные сотрудников и автомобилей. Один из автомобилей многократно используют сотрудники и каждый раз вводит данные в реестр – это требует лишних временных затрат для оператора. Лучше автоматизировать этот процесс. Для этого нужно создать такую формулу, которая будет автоматически подтягивать информацию об служебном автомобиле из базы данных.

Автозаполнение ячеек данными в Excel

Для наглядности примера схематически отобразим базу регистрационных данных:

Как описано выше регистр находится на отдельном листе Excel и выглядит следующим образом:

Здесь мы реализуем автозаполнение таблицы Excel. Поэтому обратите внимание, что названия заголовков столбцов в обеих таблицах одинаковые, только перетасованы в разном порядке!

Теперь рассмотрим, что нужно сделать чтобы после ввода регистрационного номера в регистр как значение для ячейки столбца A, остальные столбцы автоматически заполнились соответствующими значениями.

Как сделать автозаполнение ячеек в Excel:

1. На листе «Регистр» введите в ячейку A2 любой регистрационный номер из столбца E на листе «База данных».
2. Теперь в ячейку B2 на листе «Регистр» введите формулу автозаполнения ячеек в Excel:
3. Скопируйте эту формулу во все остальные ячейки второй строки для столбцов C, D, E на листе «Регистр».

В результате таблица автоматически заполнилась соответствующими значениями ячеек.

Принцип действия формулы для автозаполнения ячеек

Главную роль в данной формуле играет функция ИНДЕКС. Ее первый аргумент определяет исходную таблицу, находящуюся в базе данных автомобилей. Второй аргумент – это номер строки, который вычисляется с помощью функции ПОИСПОЗ. Данная функция выполняет поиск в диапазоне E2:E9 (в данном случаи по вертикали) с целью определить позицию (в данном случаи номер строки) в таблице на листе «База данных» для ячейки, которая содержит тоже значение, что введено на листе «Регистр» в A2.

Третий аргумент для функции ИНДЕКС – номер столбца. Он так же вычисляется формулой ПОИСКПОЗ с уже другими ее аргументами. Теперь функция ПОИСКПОЗ должна возвращать номер столбца таблицы с листа «База данных», который содержит название заголовка, соответствующего исходному заголовку столбца листа «Регистр». Он указывается ссылкой в первом аргументе функции ПОИСКПОЗ – B$1. Поэтому на этот раз выполняется поиск значения только по первой строке A$1:E$1 (на этот раз по горизонтали) базы регистрационных данных автомобилей. Определяется номер позиции исходного значения (на этот раз номер столбца исходной таблицы) и возвращается в качестве номера столбца для третьего аргумента функции ИНДЕКС.

Благодаря этому формула будет работать даже если порядок столбцов будет перетасован в таблице регистра и базы данных. Естественно формула не будет работать если не будут совпадать названия столбцов в обеих таблицах, по понятным причинам.

Автозаполнение ячеек

Форматирование ячеек

• Выравнивание данных
• Установка параметров шрифта

Задания для самостоятельной работы

Автозаполнение ячеек

Автоматическое повторение элементов, уже введенных в столбец

Если несколько первых символов, введенных в ячейку, совпадают с символами, которые уже имеются в этом столбце, то MS Excel автоматически подставляет недостающую часть символов. Автоматическое завершение выполняется только тогда, когда запись состоит из текста или текста и чисел. Эта функция не используется для записей, полностью состоящих из чисел, дат или времени. Данная команда позволяет быстро редактировать и заполнять таблицу .

Если необходимо чтобы запись полностью совпадала, то, как только она появилась в ячейке, нужно нажать клавишу Enter . Если запись нужна не полностью, то дойдя до нужного символа нажать клавишу Backspace (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Автоматическое завершение

Заполнение данными с помощью маркера заполнения

Для заполнения ячеек данными MS Excel может автоматически продолжать ряд чисел, комбинаций чисел и текста, дат и времени по заданному образцу. Для быстрого заполнения ячеек данными нужно выделить диапазон ячеек и переместить маркер заполнения нужную сторону (т.е. заполняется строка или столбец).

После перемещения маркера заполнения отображается кнопка Параметры автозаполнения в виде квадратика, с помощью которой можно выбрать параметры заполнения выделенного диапазона ячеек. Так, для заполнения только форматов ячеек (установленное начертания, тип, размер, цвет шрифта) необходимо выбрать вариант Заполнить только форматы (Рис. 3.3.а), для заполнения только содержимого ячейки - вариант Заполнить только значения (Рис. 3.3.б), для копирования данного диапазона – Копировать ячейки (Рис. 3.3.в).

Рис. 3.3 Выбор команд с помощью маркера заполнения

Заполнение активной ячейки содержимым смежной ячейки

Для заполнения смежных ячеек необходимо выделить пустые ячейки, захватывая в выделении и ячейку с данными, снизу, справа, сверху или слева от ячейки, которая содержит данные для заполнения. На вкладке Главная в группе Редактирование выбрать команду Заполнить , а затем в открывшемся списке команду Вниз , Вправо , Вверх или Влево (рис. 3.4).

Примечание . Для быстрого заполнения ячейки данными из ячейки, которая находится сверху или слева, можно воспользоваться комбинациями клавиш Ctrl +D или Ctrl +R .

Рис. 3.4. Команда Заполнить

Заполнение ячеек последовательностью чисел, дат или элементов встроенных списков

С помощью маркера заполнения можно быстро заполнить диапазон ячеек последовательностью чисел, дат или элементов встроенных списков, таких как дни недели, месяцы или годы. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

• ввести начальное значение в ячейку
• ввести значения в следующие ячейки, чтобы задать образец заполнения
• выделить заполненные ячейки

Например, если требуется задать последовательность 1, 2, 3, 4, 5..., в первые две ячейки нужно ввести значения 1 и 2. Если необходима последовательность 2, 4, 6, 8... – последовательность 2 и 4. Если необходима последовательность 2, 2, 2, 2..., то вторую ячейку можно оставить пустой.

Перетащить маркер заполнения по диапазону (до нужной ячейки), который нужно заполнить.

Примечание . Для заполнения в порядке возрастания необходимо перетащить маркер вниз или вправо. Для заполнения в порядке убывания – вверх или влево.

Если начальным значением является дата, например, «янв.13», то для получения ряда, состоящего из названия месяцев в том же формате, нужно выбрать команду Прогрессия из меню Заполнить группы Редактирование вкладки Главная (рис. 3.5.) и в появившемся диалоговом окне поставить в поле Единицы переключатель напротив значения месяц .

Рис. 3.5.Диалоговое окно Прогрессия

Пользовательский список автозаполнения

Чтобы упростить ввод определенных последовательностей данных можно создать пользовательские списки автозаполнения. Такой список создается на основе уже имеющегося на листе списка или вводится вручную.

Примечание . Пользовательский список может состоять только из текста или текста в сочетании с числами. Для того чтобы создать пользовательский список, состоящий только из чисел, сначала необходимо создать список чисел в текстовом формате.

Чтобы создать список из существующего необходимо выделить на листе диапазон ячеек, которые требуется включить в список автозаполнения. Нажать кнопку MS Office и выбрать команду Параметры Excel . В появившемся диалоговом окне выбрать группу Основные , а в ней в области Основные параметры работы с Excel нажать кнопку Изменить списки.

В диалогом окне Списки (рис. 3.6) нажать кнопку Импорт (в данном поле указываются адреса ячеек, которые включены в список). Элементы списка автоматически добавятся в виде нового списка. По завершению нажмите кнопку Ок .

Рис. 3.6. Диалоговое окно Списки

Чтобы создать новый список, так же его можно ввести в поле Элементы списка диалогового она Списки . Каждый элемент отделяется друг от друга нажатием на клавишу Enter . Затем нажать на кнопку Добавить и он отразиться в виде списка в поле Списки .

Для удаления списка нужно его выделить в диалоговом окне Списки и нажать кнопку Удалить . Подтвердить удаление и нажать кнопку Ок .

Форматирование ячеек

Для форматирования ячеек: выбор формата данных в ячейке, размещение текста в ячейке, установки типа, размера, цвета шрифта, оформление границ ячейки или таблицы, команда заливки – используются команды вкладки Главная групп Шрифт , Выравнивание , Число или диалоговое окно Формат ячеек .

Выбор формата отображения значения в ячейке

В предыдущей лекции рассматривался вопрос о типах данных: текст, число, формула. С помощью Числовых форматов можно указывать какие значения принимают данные в ячейке, например, денежный формат (2,00р. или $ 2,00), дата (15.07.13 или 15 июля 2013 г.), процентный (20,00%) и другие. Также для каждого формата устанавливаются свои параметры Для этого можно вызвать на экран диалоговое окно Формат ячеек (рис. 3.7) или воспользоваться командами группы Число вкладки Главная (рис. 3.8).

Рис. 3.7. Диалоговое окно Формат ячеек: Число

Рис. 3.8. Команды группы Число вкладки Главная

Помимо команд, относящихся к формату данных, в данной группе можно установить формат с разделителями (разделение разрядности, например, 2 000), увеличить / уменьшить разрядность (количество знаков после запятой, например, 2,35346 – при уменьшении разрядности до одного знака получится 2,4).

Выравнивание данных

Для выравнивания данных можно использовать команды группы Выравнивание вкладки Главная или команды диалогового окна Формат ячеек: выравнивание (рис. 3.9). В области выравнивание указывается расположение данных относительно ячейки по горизонтали и вертикали; в области отображение Переносить по словам можно заполнить данные ячейки в несколько строк, Автоподбор ширины – изменить размер шрифта, если данные оказались больше ширины ячейки, Объединение ячеек – из нескольких ячеек делает одну; в области Ориентация можно указать на какой угол нужно повернуть текст.

Рис. 3.9 Диалоговое окно Формат ячеек: Выравнивание

Установка параметров шрифта

С помощью команд группы Шрифт вкладки Главная или диалогового окна Формат ячеек: Шрифт (рис. 3.10) можно изменить тип, размер, начертание, цвет шрифта. С помощью команд Надстрочный и Подстрочный в поле Видоизменения устанавливаются верхний (t о) и нижний (t о) индексы.

Рис. 3.10 Диалоговое окно Формат ячеек: Шрифт

Обрамление выделенного диапазона и заливка

На рабочем листе границы таблицы представлены в виде серых линий, которые не выводятся при печати. Для установления нужных границ к созданной таблице применяется обрамление с помощью команды Границы группы Шрифт вкладки Главная . Предварительно выделенную таблицу в MS Excel можно обрамить рамкой и залить ячейки различным цветом.

Предварительно выделив таблицу, в диалоговом окне Формат ячеек: Границы (рис.3.11) можно выбрать тип линии, установить цвет, а затем в области Отдельные указать с помощью мыши только те границы, которые следует установить для таблицы.

Рис. 3.11 Диалоговое окно Формат ячеек: Границы

Для заливки ячейки или группы ячеек используется команда Заливка из группы Шрифт вкладки Главная или диалогового окна Формат ячейки : Заливка . В последнем можно указать тип узора заливки и его цвет.

Задания для самостоятельной работы

1. Запустите программу MS Excel .

2. Создайте пользовательский автоматический список, состоящих из любых 4 элементов (например, времен года – зима, весна, лето, осень).

3. Оформите пользовательский список на листе 1 .

4. Переименуйте лист 2 в Факторы .

5. Оформите таблицу по образцу, учитывая расположение текста в ячейках, начертание, установленные границы к таблице:

6. Для данной таблице установите тип шрифта Arial; размер шрифта – 12, цвет – синий.

7. Поверните текст в ячейке В3 на 90 о.

8. На листе 3 создайте произвольную таблицу, в которую включены такие поля как Дата (установите нужный формат), Числовой (установите нужный формат, например, числовой с

указанием два знака после запятой, денежный, процентный). Установите границы к данной таблице и скопируйте ее на лист 1 .

9. Сохраните данный файл под именем Форматирование .

10. Закройте программу.